Как подать уведомление об обработке ПД в Роскомнадзор из 1С:Фреш

Практически любой бизнес работает с персональными данными (ПД), будь то сведения сотрудников или клиентов. Прежде чем приступить к обработке ПД, требуется подать уведомление в Роскомнадзор. Если ранее многие компании и ИП относились к этой обязанности формально, то с мая 2025 года подобный подход исключается: штраф за неподачу уведомления может составить до 300 000 руб. Сумма серьезная, особенно для небольшого бизнеса, который только недавно начал работать. Направляется уведомление почтой, лично в отдел РКН или в электронном виде, при этом сформировать его можно на сайте ведомства. Пользователям облачного сервиса «Фреш» заполнение доступно прямо из учетной программы.

Что необходимо знать оператору персональных данных об уведомлении

Для начала разберем, кто такой оператор (в уведомлении этот термин используется часто). Итак, оператор ПД – это любая организация, компания или ИП, в распоряжении которых имеются персданные. Простой пример: онлайн-магазин, совершая покупки в котором потребитель заполняет форму, где указываются ФИО и номер телефона.

Следует отметить, что процессы, связанные с хранением и обработкой персданных, должны опираться не только на технические возможности, но и на соответствующую документальную базу, которую утверждает оператор. Например, путем издания локальных нормативных актов (ЛНА) ему необходимо назначить сотрудника, ответственного за работу с ПД, утвердить политику обработки персданных, форму согласия на их обработку, перечни мест хранения носителей персданных и инфосистем, где они обрабатываются. Можно сказать, что уведомление – это документ, который выступает своеобразным отчетом о проделанной работе: компания подготовила необходимую техническую и нормативную базу и теперь готова обрабатывать персданные по всем правилам.

Теперь обсудим ключевые нюансы, связанные с подачей уведомления:

• Направить его можно на бумажном носителе или в электронном виде. Второй вариант предполагает, что у вашей организации уже имеются аккаунт на Госуслугах и усиленная цифровая подпись.
• Искать приказ РКН, которым утверждена форма уведомления, а затем пытаться как-то перенести ее в Word или Excel для последующего заполнения, не нужно. Актуальная форма есть на сайте ведомства, где и осуществляется ее заполнение.
• По мере того как бизнес развивается и осваивает новые направления, может появиться необходимость внести корректировки в ранее поданное уведомление. В таком случае применяется отдельная форма, которая также доступна на портале РКН.
• Уведомление показывает, какие ЛНА по работе с персданными вы издали и внедрили в работу, с какой целью и где данные обрабатываются, как обеспечивается их безопасность и т.д. (рекомендации по заполнению конкретных разделов приводим ниже).

Привлечение инвестиций в стартап: от идеи до бизнеса

Как видим, уведомление – это далеко не формальность. Если оно не подано, но бизнес осуществляет обработку ПД, Роскомнадзор оперативно узнает об этом и выпишет штраф – до 300 тыс. руб. (цифра одинаковая как для юрлиц, так и для ИП). В выявлении нарушителей ведомство активно использует автоматизированные системы, которые, например, мониторят сайты, где клиенты оплачивают товары или услуги, оставляя свои персданные.

Какие еще нюансы следует учитывать, перед тем как приступить к заполнению уведомления об обработке ПД

Если вы только запустили свое дело и столкнулись с заполнением уведомления впервые, важно понимать, что каждый бизнес – это уникальная структура с индивидуально настроенными процессами. В связи с этим взять за образец чужое заявление и перенести из него данные один в один – не лучшее решение. Но если все же используете образец, убедитесь, что он подготовлен для бизнеса, который соответствует вашему по «размеру» и направлениям деятельности. Очевидно, что уведомление, подаваемое крупной производственной компанией, вряд ли пригодится небольшому, семейному онлайн-магазину фермерской продукции.

Стоит также обратить внимание, когда был составлен образец, потому что требования к ПД регулярно пересматриваются. К примеру, в 2025 году законодатель существенно ужесточил правила трансграничной передачи ПД.

Подача на бумаге: заполняем через сайт или в 1С

Хоть вариант и кажется устаревшим, учитывая повсеместную цифровизацию, он достаточно удобный: уведомление заполняется в онлайн-форме на сайте РКН, все поля сопровождаются подсказками и ссылками на нормативную базу.

Если вы пользуетесь сервисами 1С, в том числе через облако «Фреш, уведомление об обработке персональных данных можно сформировать в вашей учетной программе. Для этого достаточно выполнить несколько простых действий:

1. Открываем рабочее место 1С-Отчетность и двигаемся в раздел «Уведомления».
2. Кликаем «Создать» и в папке «Прочее» выбираем «Уведомление об обработке персональных данных» (альтернатива – набрать в поисковой строке «персональные данные»).
3. Видим пустой бланк с подсказками по заполнению каждого раздела. Вносим нужную информацию. В верхней части страницы есть опция «Записать и сохранить» – она пригодится, если потребуется сделать перерыв в работе с уведомлением.
4. Внеся данные, проверив их достоверность и корректность, нажимаем «Печать». Также имеется возможность сохранить уведомление в форматах PDF, XLS и MXL.

Уэйн Чанг: история успеха

Пользователям 1С доступен еще один способ формирования уведомления – через сервис 152DOC, приобрести который можно у партнеров 1С (обслуживающих организаций).

Подача в электронном виде

Заполнение осуществляется аналогичным образом – через сайт РКН. Отличается процесс тем, что после внесения данных вы не выводите форму на печать, а нажимаете кнопку «Отправить электронное уведомление». Важно: потребуется УКЭП и плагин КриптоПро ЭЦП для браузера.

Рекомендации по заполнению основных разделов

Несмотря на наличие подсказок (как в форме на сайте РКН, так и в 1С), вопрос, что указать в том или ином разделе, возникает часто. Пройдемся по ключевым разделам.

Цель обработки персданных

Что здесь написать, зависит от того, чьи данные обрабатываете. Если это ПД сотрудников, можно ограничиться формулировкой «ведение кадрового и бухгалтерского учета». Но если ваш бизнес связан с реализацией товаров или оказанием услуг потребителям, правильным вариантом будет указать виды деятельности, требующие работы с ПД, согласно вашему уставу.

Адрес ЦОД

ЦОД – это центр обработки данных. В этом разделе раскрывается, где расположены сервера, обрабатывающие персданные вашего бизнеса. Ранее однозначного понимания, что здесь следует указывать: адреса серверов, где «крутятся» ваше учетные сервисы, или собственных серверов – не было. РКН официально разъяснил, что правильный вариант – второй, поскольку процесс обработки персданных контролирует конкретная организация (бизнес), а провайдеры только предоставляют для этого инфраструктуру. Учитывая позицию РКН и мнение экспертов, в разделе «Адрес ЦОД» рекомендуется указывать адрес, где ваш бизнес находится «физически».

Есть ли собственный ЦОД

Ответ на вопрос, что написать в этом разделе, напрямую следует из разъяснений по предыдущему. Неважно, где хранятся ПД: на ваших компьютерах или на серверах провайдера – все это будет считаться собственным ЦОД.

Дата начала обработки персданных

Какой-либо НПА, где было бы прямо указано, что считается моментом начала обработки ПД, отсутствует. РКН придерживается позиции, что этот момент совпадает с датой госрегистрации бизнеса, поскольку, даже если в компании всего один сотрудник – директор, речь уже идет об обработке ПД.

Что можно открыть в маленьком помещении для бизнеса: 10 идей с окупаемостью за 3 месяца

Сведения об обеспечении безопасности персданных

Когда направляете уведомление впервые, может сложиться представление, что этот раздел заполнить сложнее всего. Верно это лишь отчасти, но главное здесь – придерживаться правила: никаких «расплывчатых» формулировок (например, «работаем с персональными данными строго по 152-ФЗ») и чрезмерной конкретики (например, «используем такой-то антивирус, версия такая-то»).

Первым делом необходимо указать, что обеспечение безопасности ПД осуществляется согласно ФЗ-152, ППРФ № 1119, приказам ФСТЭК и ФСБ России (перечислять реквизиты приказов не нужно).

Далее перечисляются конкретные меры. Например, ограничение доступа к информации, назначение ответственных за обработку персданных, применение антивирусного ПО, резервное копирование данных, контроль доступа к инфосистемам.

Срок или условие прекращения обработки персданных

Единственно верного ответа, что здесь указывать, нет. Это зависит от фактической цели обработки ПД. Исходя из цели, есть следующие варианты:

• достижение целей сбора данных;
• отзыв согласия на обработку субъектом персданных;
• истечение сроков хранения по закону (например, для кадровых документов);
• ликвидация или реорганизация бизнеса.

Срок подачи уведомления в Роскомнадзор

Как отметили выше, уведомление направляется до того, как ваша компания приступит к обработке ПД. При этом закон не устанавливает четкого срока. Правильным решением будет сначала подготовить всю необходимую техническую и нормативную базу, и уже затем, прежде чем начинать обработку персональных данных, направить уведомление.

Что по итогу

Облако 1С:Фреш не только обеспечивает надежную защиту персональных данных, обрабатываемых вашим бизнесом, но и предлагает заполнить уведомление в РКН в привычном интерфейсе 1С – без необходимости переходить в сторонние сервисы. При этом важно помнить, что уведомлять РКН нужно не «для галочки», а чтобы показать ответственный подход бизнеса к обработке и хранению персданных, который исключает их утечку или повреждение.