ЕГАИС для начинающих: нюансы приемки, продаж и отчетности в 2025 году
Взаимодействовать с ЕГАИС предстоит бизнесу, планирующему реализовать слабый или крепкий алкоголь – даже если последний используется как ингредиент. В процессе работы наверняка возникнет множество вопросов. Рассказываем о нюансах системы ЕГАИС алкоголь: от приемки до отчетности – и как с ней работать.
Содержание:
- Что необходимо учитывать
- Приемка
- Реализация
- Отчетность
- Журнал учета розничных продаж пива: как вести – на бумаге или в ЕГАИС
Что необходимо учитывать
То, что подключиться к системе необходимо любому бизнесу, продающему алкоголь, уже отметили выше. Это касается баров, кафе, ресторанов, ритейла. Секретный ингредиент вашего фирменного соуса – 200 мл вина? Добро пожаловать в ЕГАИС.
Если ваш бизнес зарегистрирован как юрлицо и вы реализуете крепкий алкоголь, потребуется лицензия. Для продажи пива, сидра, пуаре она не нужна – вне зависимости от организационно-правовой формы. Также следует учитывать, что индивидуальные предприниматели не могут заниматься продажей крепких напитков.
Однако для получения лицензии недостаточно просто зарегистрировать ООО. Потребуется также выполнить следующие критерии:
- площадь торговой точки – не менее 50 м2 в городе и не менее 20 м2 в сельской местности;
- торговая точка расположена более чем в 100 метрах от социальных объектов – школ, больниц, стадионов;
- уставной капитал соответствует определенному минимуму – размер устанавливается субъектами РФ (в столице – 500 тыс. руб.).
О том, как пошагово начать работать с алкоголем в ЕГАИС и подключить универсальный транспортный модуль (УТМ) к учетной программе, рассказали для начинающих в отдельном материале.
Разобравшись с базовой теорией, перейдем к конкретике.
Приемка
Поскольку приемка крепкого алкоголя осуществляется поштучно, вам потребуется 2D-сканер, чтобы считывать федеральные марки (обычный сканер не подойдет, но вот 2D заменяет стандартный). О другом необходимом оборудовании расскажем ниже.
Итак, вы получили свою первую партию от производителя и оптовика. Что делать дальше? Необходимо зайти в ЕГАИС и получить из системы товарно-транспортную накладную (ТТН). Если ее нет, принять партию не получится.
Представим, что все идет гладко: теперь необходимо отсканировать каждую бутылку. Законом данное требование не установлено, однако данные на акцизе могут разниться с информацией в ТТН – об этом лучше узнать заранее, поскольку в противном случае может возникнуть пересортица. А это уже – прямой путь к штрафу, поскольку фактически принятая продукция не будет соответствовать данным ЕГАИС.
Проверка акцизной марки в ЕГАИС возможна не только при помощи 2D-сканера, но и через онлайн-сервис «Проверка марок». Подобная необходимость может возникнуть, например, при неисправности оборудования. Времени на проверку потребуется больше, зато вы убедитесь, что все в порядке.
При наличии расхождений с поставщиком оформляйте акт расхождений или отклоняйте партию. Пока вы не подтвердите ТТН через систему, товар будет числиться за поставщиком.
Если вы проигнорируйте вышеизложенные действия и поставите на продажу продукцию, не поставленную на свой баланс, это будет рассматриваться как продажа контрафакта.
Следует отметить, что даже если вы подтвердили поставку без проверки, впоследствии сможете оформить возврат. Доступен он при таких обстоятельствах:
- торговая точка закрывается, и поставщик согласился принять обратно нереализованную продукцию;
- акцизная наклейка повреждена и, соответственно, отсканировать ее не получается;
- на бутылках есть брак или повреждения;
- поставлено больше продукции, чем было заказано.
Реализация
Помимо специального сканера потребуется ККТ с ОФД, совместимое с ЕГАИС. Также важно учитывать особенности реализации разных видов алкоголя – рассмотрим их подробнее.
Слабый алкоголь
Поскольку учет осуществляется по упаковкам, отчитываться в ЕГАИС требуется при вскрытии тары. Может возникнуть вопрос: нужно ли ИП списывать пиво в ЕГАИС при торговле в розницу? Однозначно. Списание оформляется с причиной «Реализация». Даже если при подготовке к смене бармен открыл тару «на потом».
Крепкий алкоголь
Уведомлять систему требуется о реализации каждой порции. К примеру, если вы продали бокал вина, в ЕГАИС вы направляете чек с указанием миллилитров. Для этой цели применяется универсальный транспортный модуль (УТМ), подключенный к ККТ. Аналогично, но с соответствующей детализацией в чеке, отчитываются о реализации целой бутылки.
Если алкоголь применяется как ингредиент, списание тоже производится в миллилитрах, но с указанием причины «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)».
В суматохе общепита нередки ситуации, когда бутылки разбиваются или акцизная наклейка повреждается. Во избежание нарушений в учете продукции, составляется акт списания с указанием соответствующей причины – «бой» или «порча».
Отчетность
Общепит и розница, работающая на удаленных территориях (т.е. без возможности использовать ККТ с ОФД), отчитываются по установленной форме о продажах крепкого алкоголя. Отчет подается по итогам квартала до 20 числа месяца, наступающего за отчетным периодом. Например, декларацию по итогам III квартала текущего года следует сдать до 20 октября.
Отчет по пиву в ЕГАИС сдавать больше не требуется: последний период сдачи отчетности – 01.01-15.01.2025, срок подачи декларации завершился 20.04.2025.
Журнал учета розничных продаж пива: как вести – на бумаге или в ЕГАИС
До 2021 года ведение журнала являлось обязательным требованием. Правила оформления и форма документы приведены в приказе Росалкогольрегулирования № 164 (ныне утратил силу). Вести журнал можно было как вручную, так и в ЕГАИС.
В настоящее время реализация пива и крепкого алкоголя отражается напрямую в системе, а вести журнал или нет – решает владелец бизнеса. Впрочем, журнал – это все еще удобный инструмент контроля за доходами и расходами предприятия. Функционал для его ведения есть в актуальных учетных системах (СБИС, Контур), интегрируемых с ЕГАИС.