Как оформить возврат товара поставщику в 2024 году: пошаговая инструкция

При выявлении бракованных и некомплектных товаров, а также в некоторых иных ситуациях продавец вправе произвести возврат товара поставщику. Однако вернуть изделия, сопроводив одним только письмом на возврат денежных средств, недостаточно – важно соблюсти установленную процедуру, выявив несоответствия по качеству или количеству и направив поставщику претензию, и отразить соответствующие проводки по дебету и кредиту.

Содержание:

• В каких ситуациях возвращают товар?
• В какие сроки можно осуществить возврат?
• Этапы, на которых производится возврат товара покупателем поставщику
  • В процессе приемки
  • После приемки
  • После оприходования
• Пошаговая инструкция – как оформить возврат товара поставщику
  • Этап 1 – оформление ТОРГ-2
  • Этап 2 – составляем претензию
  • Этап 3 – оформляем ТОРГ-12
  • Этап 4 – получаем деньги или замену некачественной продукции
• Возврат товара поставщику – основные проводки
  • Товар оприходован
  • Товар не оприходован
• Возврат товара поставщику в 1С
• Вывод

В каких ситуациях возвращают товар?

Данные правоотношения регулируются Гражданским кодексом РФ:

• статья 475 – возврат товара ненадлежащего качества;
• статьи 466, 468 – возврат вследствие нарушения поставщиком условия о количестве товара;
• статьи 480, 519 – возврат вследствие передачи некомплектной продукции;
• статья 482 – возврат вследствие передачи товара поставщиком без упаковки, в надлежащей упаковке.

При наличии претензий к качеству товара, обусловленных дефектами или несоответствием заявленным характеристикам, помимо возврата можно прийти к соглашению о замене на продукцию надлежащего качества. Это касается также неполных ассортимента или комплекта и ненадлежащей тары – вместо возврата поставщик может передать недостающие изделия, доукомплектовать или переупаковать товар.

Порядок возврата отражают в договоре. К примеру, в документ может быть внесено условие об обратной реализации – если покупатель не реализует всю партию, он передаст остатки поставщику.

За отказом покупателя осуществить приемку продукции по одному из перечисленных выше оснований следует расторжение договора купли-продажи в одностороннем порядке. Если в договоре не были отражены условия прекращения его действия (или он не составлялся), право отказаться от сделки сохраняется – оно закреплено в ГК РФ. Однако следует учитывать, что без надлежащего договора могут возникнуть сложности, если спор о возврате товара будет перенесен в судебное поле.

Что продавать на Wildberries в 2024 году: советы по поиску ниши и выбору товаров

В какие сроки можно осуществить возврат?

Изделия, обладающие сроком годности (указывается на упаковке) или гарантийным сроком (указывается в документах производителя), возвращают до их истечения данных сроков.

Предельный срок возврата продукции без указанных срока годности или гарантии – два года. Однако при заключении договора на поставку товара стороны вправе определить иные сроки.

Этапы, на которых производится возврат товара покупателем поставщику

Законодательством предусмотрены обстоятельства, когда вернуть товары можно как на этапе приемки, так и после – в том числе, когда они уже оприходованы. В первом случае следует внимательно, насколько это возможно, изучить срок годности, наличие дефектов и повреждений, целостность упаковки и комплектацию. Если партия оприходована и хранится на складе, выявить недостатки можно будет в процессе инвентаризации.

Рассмотрим этапы, на которых допустим возврат товара поставщикам, и взглянем, какие документы оформляются для юридического и бухгалтерского сопровождения.

В процессе приемки

Здесь все просто – достаточно отказаться от такой продукции на этапе приемки. Например, вы владеете кафе. Поставщик привез партию товара, среди которой – молоко с истекшим сроком. Возврат можно оформить на месте путем корректировки формы ТОРГ-12 (если поставщик на это согласен). В документе просто зачеркиваются позиции с истекшим сроком годности. Важно: делать это следует исключительно в присутствии материально ответственного сотрудника поставщика – им может выступать экспедитор или мерчендайзер. Работник поставщика расписывается в накладной напротив исключенных позиций и забирает товар ненадлежащего качества.

Если поставщик выступает субъектом основной системы налогообложения, он выставляет корректировочный счет-фактуру (при открытии ссылки будет скачана форма в формате XLS), уменьшающий стоимость поставленной ранее продукции на цену изделий надлежащего качества, комплектности, упаковки и количества.

На практике применяется еще один вариант. Покупатель принимает все товары по ТОРГ-12, а продавец обязуется привезти дополнительные позиции – вместо возврата бракованного товара. Чтобы избежать возможных проблем, правильным решением будет прописать в договоре соответствующее положение.

Лучшие приложения для бизнеса: складской, бухгалтерский и финансовый учет

После приемки

Обстоятельства, в которых при приемке некачественного товара присутствует представитель поставщика, согласный на возврат, можно считать идеальными. На деле же часто партии прибывают из других субъектов РФ, а доставку осуществляет не поставщик, а транспортная компания. Очевидно, что в таком случае присутствие материально ответственного работника поставщика попросту невозможно.

Придется осуществить приемку по ТОРГ-12 и разместить партию на складе. При этом, на этапе приемки, в присутствии представителя логистической компании или поставщика, отказывающегося вычеркнуть позиции из ТОРГ-12, обязательно составляется ТОРГ-2 – акт о расхождении по качеству/количеству, после чего в целях возврата товара поставщику направляется претензия.

После оприходования

Помимо составления акта о расхождении по качеству/количеству необходимо подготовить акт о выявлении товара ненадлежащего качества. Оформляется он в свободной форме, однако бюрократия на данном этапе не завершается – акт может составить только специально созданная комиссия. В ее состав включают сотрудников, обладающих достаточной квалификацией для выявления несоответствий – инженера, технолога, специалиста по сбыту. Также не лишним будет включить в комиссию бухгалтера и юриста, а в случае необходимости – стороннего эксперта.

В акте указываются действия комиссии, с помощью которых осуществлялось изучение продукции на несоответствия, выявленные недостатки качества (количества, упаковки, комплекта) и решение – что делать дальше с продукцией: направить на ремонт, списание или вернуть продавцу.

Пошаговая инструкция – как оформить возврат товара поставщику

Выделяется четыре этапа. Предположим, что покупатель уже выявил некачественный товар, доставленный логистической компанией или собственными силами поставщика, который отказался произвести возврат на месте.

Этап 1 – оформление ТОРГ-2

Заполняем акт в присутствии представителя логистической компании или поставщика. В документе отражаются расхождения по качеству/количеству принятой продукции.

Расчет амортизации основных средств в 2024 году: 4 способа

Этап 2 – составляем претензию

До того как сделать возврат товара поставщику, важно правильно оформить претензию. Форма данного документа не утверждена каким-либо нормативным правовым актом, однако за годы практики сформировались основные критерии претензии:

• полное наименование и реквизиты сторон: адрес, ИНН, ОГРН (информацию можно уточнить в ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
• номер и дата заключения договора, выступающего основанием для поставки продукции;
• реквизиты документов, сопровождающих товар;
• наименование, количество и цена продукции;
• установленные несоответствия качеству или количеству;
• ссылки на правовые акты, согласно которым осуществляется возврат;
• ссылка на экспертизу – если покупатель не имел возможности выявить несоответствия своими силами и привлекал стороннего эксперта;
• действие, выполнения которого покупатель ожидает от поставщика: замена некачественной продукции, возврат денег, снижение стоимости.

Этап 3 – оформляем ТОРГ-12

Этот акт составляется, когда поставщик согласен произвести возврат. В противном случае потребуется обратиться в суд – с соответствующим исковым заявлением.

Акт составляется с отметкой «возврат товаров» и считается возвратным для покупателя и приходным для продавца, так как право на продукцию уже перешло покупателю. Составляется он в двух экземплярах – по одному на каждую из сторон сделки.

В ТОРГ-12 указываются дата составления документа, полные наименования покупателя и поставщика, номер и дата договора купли-продажи, ключевые сведения о продукции (названия изделий, количество, цена), реквизиты транспортной накладной.

Акт подписывают:

• работник, одобривший отпуск продукции;
• главбух;
• работник, отгрузивший товар;
• представитель получателя.

Этап 4 – получаем деньги или замену некачественной продукции

Средства поступают на расчетный счет покупателя после фактического возврата товара поставщику – в случае возврата средств или снижения стоимости некачественных или некомплектных изделий. Если покупатель потребовал поставить качественную продукцию взамен изделий с дефектом, продавец обязан выполнить данное действие в определенный сторонами срок.

Можно ли снять деньги с заблокированного счета?

Возврат товара поставщику – основные проводки

В зависимости от того, была ли оприходована продукция, отличаются и проводки.

Товар оприходован

При возврате товара ненадлежащего качества применяются такие проводки:

• Дт 76.2 Кт 41 – осуществлено списание продукции с браком;
• Дт 76.2 Кт 68 – восстанавливается НДС, который ранее был принят к вычету;
• Дт 51 Кт 76.2 – зачислены деньги от поставщика.

При возврате товара надлежащего качества (например, когда осуществляется обратная реализация) производится сторнирование – в бухгалтерские книги вносится обратная запись (сторно) в целях исправления сделанной ранее. Осуществляются следующие проводки:

• Дт 41 Кт 60 – сторно – произведен возврат продукции поставщику;
• Дт 19 Кт 60 – сторно – отражение НДС со стоимости возвращенной продукции;
• Дт 68 Кт 19 – сторно – восстановление НДС, ранее принятого к вычету;
• Дт 51 Кт 60 – зачислены деньги от поставщика.

Товар не оприходован

Стоимость продукции отражается на счете 002. При этом осуществляются следующие проводки:

• Дт - Кт 002 – произведено списание товара ненадлежащего качества с забалансового счета;
• Дт 51 Кт 60 – поставщик перечислил деньги за возвращенную продукцию.

Возврат товара поставщику в 1С

Произвести возврат и уменьшить количество бумажной работы можно с помощью современного программного обеспечения для бухучета. Например, в распространенной программе 1С: Бухгалтерия 8.3 возврат товара поставщику осуществляется двумя документами:

• «Корректировка поступления»;
• «Возврат товара поставщику».

Если выбрана первая опция, к печати будут доступны форма ТОРГ-12 и соглашение об изменении стоимости, вторая – ТОРГ-12, счет-фактура, УПД и возврат поставщику.

Вывод

Руководствуемся Гражданским кодексом РФ – нормативно-правовой акт устанавливает основания, по которым осуществляется возврат: ненадлежащее качество или количество продукции, неполный комплект, отсутствующая или ненадлежащая упаковка.

При возврате товара поставщику используем образцы (формы) актов, ссылки на которые приведены выше.

Не забываем, что если продукция уже оприходована, требуется оформить акт выявления товара ненадлежащего качества. В этих целях создается комиссия, в которую включаются сотрудники, способные выявить несоответствия – инженер, технолог, а также юрист и бухгалтер. В отдельных случаях, когда ресурсов продавца недостаточно для выявления несоответствий, может привлекаться сторонний эксперт.