Приемка товара по количеству и качеству: подробная инструкция

Основная цель заказчика при приемке – убедиться, что продукция поставлена в надлежащем количестве и качестве. Это помогает избежать потенциальных недостач, брака или иных проблем, которые могут возникнуть уже при складском хранении. Условия приемки товара по количеству и качеству прописываются в договоре на поставку, но некоторые требования необходимо соблюдать, исходя из требований закона. Впрочем, ряд инструкций в сфере приемки действует уже шесть десятилетий, что делает их исполнение крайне затруднительным.

Содержание:

• Действия покупателя и поставщика
• Какие условия требуется внести в договор поставки?
• Нормативно-правовая база
• Временные рамки для приемки
• Материально-ответственное лицо
• Как оформляется поступление товара
• Порядок приемки по качеству и количеству: пошагово
• Особенности документирования расхождений
• Направление претензии
• Особенности приемки товара по 44-ФЗ
• Распространенные вопросы
  • Обязательно ли заключение договора на поставку?
  • Можно ли вернуть товар надлежащего качества?
  • Как быть, если брак был обнаружен после выставления товара на продажу?
• Образцы документов
  • Акт приемки товара по количеству и качеству – образец:
  • Акт расхождения при приемке товара – образец для отечественных товаров (простой):
  • Акт о недостаче при приемке товара – образец для зарубежной продукции:
• Вывод

Действия покупателя и поставщика

Основное назначение приемки – обеспечение количества продукции, прописанного в условиях сделки, и выявление брака на этапе до того, как продукция была отправлена на складское хранение. В этих целях стороны сделки осуществляют следующие действия.

Какие условия требуется внести в договор поставки?

Чтобы минимизировать возможные расхождения в договор следует внести такие условия:

• наименование продукции;
• объем поставки (единицы, вес, объем);
• характеристики продукции;
• место отгрузки;
• срок отгрузки;
• права и обязанности сторон сделки;
• сроки и методы зачисления оплаты;
• способы урегулирования споров, связанных с исполнением договора.

Нормативно-правовая база

Положения, не урегулированные договором, исполняются сторонами согласно действующему законодательству. Основной НПА в таком случае – Гражданский кодекс РФ, однако есть и узкоспециализированные правовые акты. К примеру, инструкции П-6 и П-7, регулирующие приемку товара по количеству и качеству соответственно. Документы приняты Госарбитражем при Совмине СССР в 1965 и 1966, с учетом последующих изменений продолжают применяться и в настоящее время.

Особенности ведения бухгалтерского учета в ресторанах и кафе

Однако инструкции П-6 и П-7 по приемке товара, несмотря на современные редакции, все же обладают рядом неудобств. Например, обе содержат условие о том, что при выявлении недостачи / брака хотя бы одной единицы продукции, приемка приостанавливается. На деле это влечет трудности для сторон сделки, особенно если речь о партии, содержащей большое количество единиц товара.

По этой причине целесообразно конкретизировать условия сделки, прописав их в договоре. К примеру, положение о том, что в случае недостачи / брака поставщик обязуется в определенный срок устранить недочеты.

Подспорьем при урегулировании споров, связанных с приемкой (количество, качество, поступление оплаты), является судебная практика. Например:

• постановление Арбитражного суда МО от 26.02.2015 № Ф05-542/15;
• постановление Арбитражного суда МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15.

Определенные нюансы приемки соблюдаются при любом раскладе – даже когда не прописаны в договоре:

• назначение материально-ответственного работника;
• определение количества / веса / объема поставленной продукции;
• оформление акта расхождения при приемке товара – если такой факт установлен.

Временные рамки для приемки

Как правило, прописываются в договоре поставки. Если не внести сроки в договор, применяются положения упомянутых ранее инструкций П-6 и П-7, при этом сроки приемки товара по количеству и качеству будут следующие.

По количеству

• Если упаковка не запечатана, повреждена или отсутствует – сразу же после отгрузки.

• Продукция в надлежащей упаковке по весу брутто и количеству мест – сразу же после отгрузки.

• В надлежащей упаковке после вскрытия, по весу нетто и количеству мест – не позднее 10 дней с отгрузки, а для товаров с коротким сроком годности – одних суток.

Как провести эффективную инвентаризацию в 2024 году: подробная инструкция для бизнеса

По качеству и комплектности

• Если товар имеет короткий срок хранения – одни сутки.

• Партия поставлена из другого региона, имеет длительный срок хранения – до 20 дней.

• Продукция отгружена продавцом из того же населенного пункта – до 10 дней.

• В районах со сложными климатическими условиями – до 40 дней для продуктов, до 60 дней для товаров длительного срока хранения.

Поиск компромисса: неудобные инструкции или адаптация под особенности бизнеса

Как видим, П-6 и П-7 дают крайне ограниченное время на приемку, особенно на товары с коротким сроком хранения. Как отметили выше, использование инструкций по принципу «как есть» может поставить в затруднительное положение как заказчика, так и поставщика. Инструкции являются действующими документами, однако их применение носит скорее рекомендательный характер. Поэтому при составлении договора в разделе о приемке вместо «стороны руководствуются положениями инструкций П-6 и П-7» рекомендуется прописать подробные условия: сроки, действия в случае расхождений и так далее.

Материально-ответственное лицо

В основном им выступает кладовщик. К его задачам относится проверка поставленной продукции на соответствие условиям сделки. Поскольку в процессе работы он ставит печать организации / ИП и свою подпись в накладной (то есть, представляет юрлицо или предпринимателя), действовать он может исключительно на основании доверенности.

Если партия отгружается на территории поставщика, приемку можно осуществить без печати. В этих целях у приемщика должна быть оформлена доверенность по типовой межотраслевой форме М-2.

Как оформляется поступление товара

Существуют два варианта оформления:

• товарно-транспортная накладная (ТТН) плюс счет-фактура (для плательщиков НДС).
• универсальный передаточный документ (УПД) плюс ТТН (если в стоимость сделки включены логистические расходы).

Все способы создания заказа поставщику в 1С:УНФ

Если не оформляется УПД, в качестве основного документа выступает товарная накладная ТОРГ-12. ТТН оформляется при перевозке продукции со склада продавца на склад заказчика и содержит транспортный раздел без описания продукции.

Счет-фактура (СФ) обязателен для плательщиков НДС. Печать не требуется, достаточно подписей бухгалтера и руководителя. Для возврата товара составляется корректировочный СФ.

УПД заменяет ТОРГ-12 и СФ. Организации используют УПД для расчетов по НДС или как первичный документ для подтверждения расходов.

Порядок приемки по качеству и количеству: пошагово

Шаг 1: подготовка складского помещения

На данном этапе заказчику следует убедиться, что имеется свободное место. Не лишним будет разделить склад на зоны – впоследствии не возникнет путаницы, какая продукция была размещена ранее, а какая поступила вместе с последней отгрузкой.

Шаг 2: первичный осмотр продукции

После того как партия прибыла, материально-ответственное лицо проверяет, в каких условиях хранилась продукция в процессе следования к месту назначения (например, поддерживалась ли необходимая температура холодильной установкой). Также он проверяет, не имеет ли транспортное средство повреждений.

Последний и самый важный этап – проверка продукции. Кладовщик должен убедиться, что упаковка в сохранности, на ней имеются необходимые пломбы и коды маркировки.

Обо всех несоответствиях требуется уведомить поставщика безотлагательно.

Шаг 3 «а»: сверка по количеству

На данном этапе основная задача материально-ответственного лица – проверить, совпадает ли количество поставленной продукции с обозначенным в сопроводительной документации.

В этих целях осуществляется осмотр упаковок, пересчет товара или, если количество выражено в весе, взвешивание. Также необходимо сверить коды Data-Matrix с теми, что прописаны в накладной.

Шаг 3 «б»: сверка по качеству и комплектности

Включает следующие действия материально-ответственного лица:

• сравнение изделий с характеристиками из техпаспорта, сертификата;
• визуальный осмотр по внешнему виду, консистенции и комплектации;
• проверка на неприятный запах – если речь о скоропортящихся товарах.

Где в СБИС посмотреть больничные листы?

В качестве метода проверки может быть использован сплошной (изучается вся партия) или выборочный (проверяется только часть). Целесообразно включить положение о способе проверки в договор. В случае выявления повреждений упаковки или транспорта, на котором была доставлена партия, проводится сплошная проверка.

Покупатель вправе отказать в приеме товара с серьезными недочетами, такими как:

• порезы, сколы, вмятины, иные физические повреждения;
• срок годности истек или не соответствует заявленному продавцом;
• отсутствует необходимая документация (инструкция, сертификат, технический паспорт) или комплектующие;
• отсутствие этикеток на русском на зарубежной продукции.

Если товар не соответствует условиям договора, покупатель вправе задокументировать расхождения и подать претензию (досудебное требование) поставщику.

Шаг 4: составление документов по результатам сверки

Если расхождений не выявлено, составляется акт приемки-передачи товара – образец (форма ТОРГ-1) приведен в постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1993 № 132. Форма является унифицированной. Другими словами, ее можно корректировать, однако имеются обязательные реквизиты:

• дата и время оформления акта;
• регистрационный номер;
• название поставленных позиций, количество (вес);
• стоимость;
• ФИО работников со стороны поставщика и заказчика, осуществлявших отгрузку и приемку;
• результат сделки, отсутствие разногласий у сторон;
• подписи, печати.

Если объект сделки – материалы (сырье), допускается применение межотраслевой формы М-7.

Другим документом, который может быть оформлен, является акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Однако для его составления должно быть выполнено три условия:

• приемка выступает фактом хозяйственной жизни и обусловливает возникновение финансовых обязательств или выступает основанием для мотивированного отказа в приемке;
• приемку осуществляет комиссия;
• данные о договоре поставки не требуется вносить в ЕИС «Закупки (например, осуществляется закупка у единственного поставщика).

Акт по форме ОКУД 0510452 составляется только при наличии трех перечисленных выше условий. Во всех иных случаях (коих большинство) подойдут ТОРГ-1 или М-7.

Налоговый учет в общепите: какую форму собственности и систему налогообложения выбрать для ресторана или кафе

Основная информация в отношении акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) – образец и инструкции по заполнению – приведена в приказе Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н.

О нюансах составления документов при выявлении расхождений (ТОРГ-2, ТОРГ-3) расскажем отдельно.

Особенности документирования расхождений

Основные документы при выявлении расхождений – формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Имеют практически идентичную унифицированную форму. Единственное различие в том, что ТОРГ-2 оформляют при расхождениях по российским товарам, ТОРГ-3 – по зарубежным.

Важно отметить, что в акте не указываются товары, по которым нет выявленных расхождений. В конце документа необходимо сделать запись о том, что по остальным товарно-материальным ценностям несоответствий не обнаружено.

Кроме того, акт должен быть оформлен в четырех экземплярах, распределенных следующим образом:

• первый остается в бухгалтерии покупателя;
• второй передается представителю продавца, что обеспечивает его информированность о возникшей проблеме;
• третий – для транспортной компании, которая была вовлечена в процесс доставки и может быть ответственной за целостность груза;
• четвертый – для отправки претензии.

Материально-ответственный сотрудник заполняет ТОРГ-2 или ТОРГ-3 в присутствии представителей логистической компании и поставщика. Присутствие последнего не является обязательным, однако данное условие необходимо предусмотреть в договоре.

Направление претензии

Итак, расхождения выявлены. Следующим действием заказчика, если поставщик не планирует добровольно исполнить договор надлежащим образом, станет подготовка и направление ему претензии.

Какого-либо утвержденного бланка у претензии нет. Рекомендуется внести в документ такие данные:

• дата, номер, название договора;
• дата и время отгрузки продукции;
• реквизиты сопроводительных документов;
• основание для претензии: ненадлежащие качество или количество продукции;
• суть требований заказчика: замена некачественного товара, возврат средств, допоставка.

К претензии в обязательном порядке прикладывается составленные ранее ТОРГ-2 или ТОРГ-3.

Цифровой рубль: что это такое простыми словами?

Общий срок рассмотрения претензии – 30 календарных дней. Если за это время поставщик не предпринял каких-либо действий по устранению расхождений, покупатель вправе обратиться в суд.

Особенности приемки товара по 44-ФЗ

Приемка товаров, приобретаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд, несколько отличается от обычного способа. Если ранее мы говорили о том, что принять и проверить партию вправе материально-ответственное лицо покупателя, то в случае с государственными органами потребуется создать комиссию. В составе комиссии – не менее пяти человек, разрешается привлекать сторонних экспертов.

При этом приемка осуществляется не только на бумажных носителях. Обязательно внесение данных в ЕИС «Закупки» вне зависимости от способа закупки товара – на конкурсной основе или у единого поставщика.

Если в процессе приемки комиссия выявила устранимые недостатки, в ЕИС «Закупки» вносится акт о частичной приемке, после чего поставщик заменяет некачественную или доставляет недостающую продукцию.

Если расхождения неустранимы или продавец не намерен устранять нарушение условий сделки, заказчик вправе отказаться от контракта, направив поставщику мотивированное обоснование. Для поставщика это грозит не только судебными разбирательствами, но и вероятностью внесения в реестр недобросовестных поставщиков.

Распространенные вопросы

Обязательно ли заключение договора на поставку?

Закон не содержит прямого указания, однако поставка продукции без заключения договора – это значительные риски для обоих участников сделки. Кроме того, при приемке в таком случае придется отталкиваться от устаревших положений П-6 и П-7.

Можно ли вернуть товар надлежащего качества?

Да, но в таком случае потребуется оформить дополнительное соглашение к договору на поставку (или заключить отдельное соглашение) и накладную по форме ТОРГ-12.

Как быть, если брак был обнаружен после выставления товара на продажу?

Продукцию можно вернуть поставщику в пределах срока годности или гарантийного срока. Если данные сроки не определены, право на оформление возврата сохраняется на протяжении двух лет. Для этих целей также потребуется ТОРГ-12.

Что такое FBO и FBS на маркетплейсах?

Образцы документов

Акт приемки товара по количеству и качеству – образец:

Акт расхождения при приемке товара – образец для отечественных товаров (простой):

Акт о недостаче при приемке товара – образец для зарубежной продукции:

Вывод

В основе правоотношений по приемке товаров – Гражданский кодекс РФ. Верным решением будет подробное изложение условий приемки в договоре – это поможет избежать лишних разбирательств при отгрузке, даже если часть партии не соответствует условиям сделки.

Другие источники, регулирующие правоотношения – П-6 и П-7 (инструкции по приемке товара по количеству и качеству), судебная практика.

Если к продукции претензии отсутствуют, оформляются ТОРГ-1 – стандартный вариант, М-7 – при отгрузке материалов, ОКУД 0510452 – если сведения о договоре не вносятся в ЕИС «Закупки».

При наличии расхождений оформляются ТОРГ-2 – для отечественной продукции, ТОРГ-3 – для зарубежных товаров.