Подготовка к найму сотрудника: чек-лист для бизнеса
Найм – это не просто заполнение пробелов в команде по принципу «чтобы было». Также он не должен быть хаотичной попыткой взять «кого угодно», лишь бы заткнуть пробоины, через которые утекает прибыль. Найм сотрудников – это, прежде всего, грамотно выстроенная система. Ниже рассказываем, как ее организовать.
Содержание:
- Как отсутствие системности при поиске сотрудников бьет по бюджету
- Правило № 1: найм – только по реальной потребности
- Правило № 2: настройка процессов – в первую очередь
- Правило № 3: разделение поиска и выбора
- Правило № 4: подготовка к найму – это как подготовка к сделке
- Правило № 5: считать экономику новой роли
- Правило № 6: писать вакансию под профиль должности, а не «для всех»
- Вывод
Как отсутствие системности при поиске сотрудников бьет по бюджету
Рассмотрим типичный сценарий. Количество задач компании достигает критической массы: команда не справляется, срочно нужна «свежая кровь». Работодатель принимает логичное на первый взгляд решение – срочно нанять новых людей, в связи с чем публикуются вакансии, приходят соискатели, проводятся собеседования, заключаются трудовые договоры.
Однако новые сотрудники требуют времени на адаптацию: их нужно обучить, погрузить в процессы, объяснить контекст задач. Пока они проходят обучение, задачи не решаются и продолжают накапливаться. Более того, часть новичков оказывается не готова к реальным условиям работы – кто-то не справляется с нагрузкой, кто-то не подходит по компетенциям и увольняется.
В итоге компания сталкивается с двойной потерей: время потрачено на поиск и обучение, задачи остаются незакрытыми, а команда перегружена еще сильнее. Вместо ожидаемого облегчения ситуация становится еще более напряженной, а в дополнение ко всему еще нужно обеспечить открытие новых вакансий.
Поэтому сильные компании начинают не с поиска кандидатов, а с повышения эффективности самого процесса найма. Далее расскажем, каких правил стоит придерживаться для достижения этой цели.
Правило № 1: найм – только по реальной потребности
Корень многих проблем при найме – в том, что потребность формируется поверхностно: «Нужен еще один юрист», «У меня всего один секретарь». В первую очередь нужно найти ответы на вопросы: «А почему нужен еще один юрист?» и «Почему не хватает одного секретаря?». Возможно, причина – в неправильно отлаженных процессах, а не в недостатке кадров.
Кроме того, иногда о расширении штата задумываются, подсмотрев чужую структуру. Например, руководитель узнал, что в компании успешного конкурента у каждого заместителя есть личный ассистент, и решил, что вот он – секрет успеха. На деле же успех конкурента в ином: качественный продукт, хороший маркетинг и т.д. Как итог – новые люди пришли, но картина не изменилась.
Также иногда вакансии продолжают существовать по инерции: бизнес ищет специалиста, но месяцами или даже годами продолжает работать без него. В такой ситуации нужно дважды убедиться в актуальности вакансии. Не исключено, что она появилась «для галочки».
Правило № 2: настройка процессов – в первую очередь
Как отметили выше, первое, что приходит на ум работодателю, когда команда перегружена задачами, – это кадровый дефицит. Однако на деле часто причина в том, что где-то в рабочих процессах есть узкие места.
Например, несколько сотрудников могут делать одну и ту же работу параллельно. Это очевидная трата ресурсов: вместо дублирования второму сотруднику можно поручить другие задачи. Необходимость в расширении штата отпадет сама собой.
Противоположная ситуация: задача есть, но она ни за кем не закреплена. Работа над ней ведется от случая к случаю, когда у кого-то из команды появляется свободное время, поэтому результат неудовлетворительный. Найдите наименее загруженного сотрудника, поручите эту задачу ему – новый человек больше не нужен.
Правило № 3: разделение поиска и выбора
При подборе персонала такие процессы как поиск и выбор часто смешиваются, из-за чего возникает проблема: есть система сложного многоступенчатого отбора, но выбирать почти не из кого. В связи с этим правильным решением будет разнести эти процессы во времени.
Сначала, когда потока кандидатов еще нет, – поиск. На данном этапе работодатель должен ответить на вопрос: почему соискатель должен посмотреть в сторону этой вакансии? Главное здесь – вообще выйти на людей.
И только потом – когда поток кандидатов уже есть – выбор. При этом, если следовать правилу, выбирать вы будете уже из тех, кто реально заинтересован в работе на вас, а не из тех, кто случайно увидел вакансию и подумал: «Не уверен, но попробую, все равно делать нечего».
Правило № 4: подготовка к найму – это как подготовка к сделке
Юридически трудовые и гражданско-правовые отношения – это предмет регулирования разных сфер законодательства, однако при найме работает та же логика, что и при заключении сделки.
Так, существенные условия сделки обязательно включают предмет договора. Аналогично и в найме – вы должны четко понимать, какую задачу будет выполнять новый человек и какого результата вы ожидаете через несколько месяцев работы.
Вторая категория существенных условий – те, которые являются необходимыми для конкретного вида сделки. Поскольку в нашем случае «сделка» – это найм, таковыми условиями будет определение зон ответственности, полномочий, систем оплаты и оценки результата.
Также при подготовке к сделке стороны проверяют друг друга на юридическую чистоту: изучают данные из общедоступных баз (ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес», сайты судов), запрашивают данные у текущих или бывших контрагентов и т.д. Схожий подход будет актуален и при найме: одного разговора с бывшим руководителем кандидата может быть достаточно, чтобы избежать дорогостоящей ошибки.
Правило № 5: считать экономику новой роли
Грамотный руководитель задается вопросом: когда вклад нового человека начнет превышать его стоимость для бизнеса? В связи с этим, помимо бюджета на найм, для экономической оценки важно учитывать оклад, налоги, бонусы, стоимость подготовки рабочего места (техники, мебели, оборудования). Когда вы понимаете срок окупаемости, найм из просто расхода превращается в обоснованную инвестицию – это актуально в бизнесе любого размера, особенно в малом, где каждая ошибка может критически ударить по оборотке и устойчивости компании.
Правило № 6: писать вакансию под профиль должности, а не «для всех»
Стандартная вакансия, помимо задач, которыми предстоит заниматься, и требований к кандидату, включает данные о компании. Очевидно, что у разных специалистов – разный профессиональный фокус. Например, бухгалтер обратит внимание на штатную численность и налоговый режим, юрист – на количество контрагентов, маркетолог – на продукт. Если текст вакансии направляется каждому соискателю без изменений, это говорит об отсутствии персонализированного подхода. Важно помнить, что грамотная вакансия – это не реклама на широкую аудиторию, а понятное предложение работы.
Вывод
Рост бизнеса закономерно ведет к необходимости расширения штата, а чтобы найм не превращался в тушение пожаров, важно наладить рабочие и HR процессы. Приведенные выше правила – это ваш чек-лист для найма: пройдитесь по всем шести пунктам и проверьте, выполняются ли они. Наличие пробелов сигнализирует о необходимости пересмотреть методы управления и командой и кадровую политику.