Складской учет готовой продукции: методы, организация и лучшие программы

Складской учет готовой продукции – это важный процесс для любого производственного предприятия, который обеспечивает контроль за движением товаров, оптимизацию складских запасов и минимизацию потерь. Эффективная организация учета позволяет компаниям своевременно отслеживать остатки, управлять отгрузками и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. В условиях современного рынка, где конкуренция высока, а требования к скорости и точности выполнения заказов растут, автоматизация складского учета становится необходимостью.

Содержание:

• Основные методы складского учета готовой продукции
• Организация складского учета готовой продукции
• Преимущества автоматизации
• Лучшие программы и сервисы для складского учета
• Вывод

Основные методы складского учета готовой продукции

Складской учет готовой продукции предполагает систематический контроль за поступлением, хранением и отгрузкой товаров. Существует несколько методов учета, которые применяются в зависимости от специфики бизнеса, объема продукции и уровня автоматизации. Рассмотрим ключевые подходы.

Учет по фактической себестоимости

Этот способ предполагает, что готовая продукция учитывается на складе по фактическим затратам на ее производство. Согласно российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), фактическая себестоимость включает все прямые и косвенные затраты, связанные с производством продукции (материалы, зарплата работников, амортизация оборудования и так далее).

Учет по фактической себестоимости реализуется через счет 43 «Готовая продукция». При поступлении продукции на склад формируется бухгалтерская запись:

Дебет 43 Кредит 20 – принята к учету готовая продукция по фактической себестоимости.

Преимущества метода:

• точность учета затраченных средств;
• соответствие требованиям РСБУ;
• простота применения при небольшом объеме номенклатуры.

Недостатки:

• сложность расчета фактической себестоимости в момент выпуска товара;
• высокая трудоемкость, если бизнес предлагает широкий ассортимент.

Учет по нормативной (плановой) себестоимости

Бухгалтерский учет товаров в розничной торговле: правила и особенности

Данный метод предполагает применение заранее установленных учетных цен, в соответствии с которыми товар приходуется на склад. В завершении отчетного периода фактическая себестоимость сравнивается с нормативной, и выявленная разница корректируется. Этот метод удобен для предприятий с большим объемом выпускаемых товаров, где возможность сразу вычислить точные затраты отсутствует.

Проводки выглядят следующим образом:

Дебет 43 Кредит 40 – продукция принята на склад по нормативной себестоимости;

Дебет 40 Кредит 20 – учтена фактическая себестоимость.

В завершении месяца выявляется динамика и корректируется соответствующими проводками.

Преимущества:

• упрощение учета в процессе выпуска продукции;
• возможность оперативного отражения движения товаров;
• удобство для автоматизированных систем.

Недостатки:

• необходимость регулярных корректировок отклонений;
• требует точного планирования нормативов.

Партионный учет

Партионный учет предполагает, что каждая партия продукции учитывается отдельно. Это особенно актуально для товаров с ограниченным сроком годности или при необходимости отслеживать конкретные поставки. В рамках этого метода продукция может учитываться по принципу FIFO (первый пришел – первый ушел), что означает, что первыми списываются партии, поступившие раньше.

Пример проводки:

Дебет 43 Кредит 20 – поступление партии продукции на склад.

Преимущества:

• точный контроль за движением партий;
• удобство для товаров с ограниченным сроком годности;
• соответствие требованиям маркировки (например, «Честный Знак»).

Недостатки:

• увеличение объема учетных операций;
• требует высокой точности ввода данных.

Номенклатурный учет

Номенклатурный метод предполагает учет продукции по индивидуальным карточкам складского учета без разделения на партии или группы. Этот подход подходит для предприятий с небольшим ассортиментом, где нет необходимости в сложной аналитике. Каждая единица продукции имеет уникальный идентификатор (артикул, штрихкод), что упрощает учет.

Преимущества:

• простота организации;
• минимальные требования к программному обеспечению.

Эндрю Карнеги: биография

Недостатки:

• не подходит для крупных предприятий с большим ассортиментом;
• ограниченные возможности аналитики.

Адресное хранение

Метод, при котором каждая единица продукции привязывается к конкретной ячейке на складе. Этот подход часто используется в сочетании с WMS (Warehouse Management System) и позволяет оптимизировать процессы размещения, комплектации и отгрузки. В России адресное хранение активно поддерживается такими программами, как «1С» и «Мой склад», при интеграции с терминалами сбора данных (ТСД).

Преимущества:

• ускорение процессов комплектации и отгрузки;
• минимизация ошибок при поиске товаров;
• возможность интеграции с современным оборудованием.

Недостатки:

• требует внедрения специализированного ПО и оборудования;
• высокие первоначальные затраты на настройку.

Организация складского учета готовой продукции

Эффективная организация складского учета требует комплексного подхода, включающего настройку процессов, обучение персонала и внедрение автоматизированных систем. Рассмотрим ключевые этапы и принципы организации учета.

Этап 1: определение целей и задач учета

Перед началом организации учета необходимо четко определить цели, которые компания хочет достичь. Основные задачи складского учета готовой продукции:

• обеспечение точного учета остатков;
• контроль над движением продукции (поступление, хранение, отгрузка);
• минимизация потерь, связанных с порчей, кражами или пересортицей;
• соблюдение требований законодательства (например, маркировка, ЕГАИС);
• оптимизация складских процессов для повышения скорости выполнения заказов.

Этап 2: разработка структуры склада

Структура склада должна быть логически организована, чтобы обеспечить удобство хранения и быстрый доступ к продукции. Основные элементы:

• Зоны хранения. Разделение склада на зоны для приемки, хранения, комплектации и отгрузки.
• Адресное хранение. Присвоение каждой ячейке уникального идентификатора.
• Маркировка. Использование штрихкодов, RFID-меток или других идентификаторов для упрощения учета.

Этап 3: формирование номенклатуры

Номенклатура – это основа складского учета. Каждая единица продукции должна иметь уникальный идентификатор (артикул, название, штрихкод). В программах, таких как «1С» или «Мой склад», номенклатура создается в виде справочников, которые содержат информацию о характеристиках товара (вес, объем, срок годности и т.д.).

Ричард Брэнсон: биография

Этап 4: оформление первичных документов

Все операции с готовой продукцией должны сопровождаться первичными документами, которые подтверждают факт поступления, перемещения или отгрузки. Основные документы:

• приходная накладная – для учета поступления продукции на склад;
• расходная накладная – для отгрузки покупателям;
• акт инвентаризации – для сверки остатков;
• ТОРГ-12, ТОРГ-16 – унифицированные формы для учета движения продукции.

В автоматизированных системах складского учета документооборот склада осуществляется автоматически в соответствии с внесенными данными.

Этап 5: проведение инвентаризации

Инвентаризация – это обязательный процесс для проверки фактических остатков на складе. Она может быть:

• плановой – проводится регулярно (например, раз в квартал);
• внеплановой – при выявлении расхождений или в случае подозрений на хищения.

Для упрощения инвентаризации используются терминалы сбора данных (ТСД), которые интегрируются с учетными программами. Например, в «1С» инвентаризация проводится через документ «Инвентаризация товаров на складе», который автоматически выявляет расхождения между учетными и фактическими данными.

Этап 6: автоматизация процессов

Автоматизация учета – это возможность значительно сократить время на обработку операций и минимизировать ошибки. Основные инструменты автоматизации:

• программное обеспечение (подробнее о наиболее востребованных решениях расскажем ниже);
• терминалы сбора данных (ТСД) для сканирования штрихкодов;
• сканеры штрихкодов и принтеры этикеток для маркировки продукции;
• RFID-метки для отслеживания продукции в реальном времени.

Этап 7: обучение персонала

Персонал, работающий на складе, должен быть обучен работе с учетной системой и оборудованием. Например, сотрудники должны уметь:

• вносить данные в программу;
• использовать ТСД для сканирования штрихкодов;
• проводить инвентаризацию и оформлять первичные документы.

Этап 8: интеграция с другими системами

Для комплексного управления бизнесом складской учет должен быть интегрирован с другими системами, такими как:

Рейтинг топ-5 лучших сервисов бухгалтерского аутсорсинга

• бухучет (например, «1С:Бухгалтерия»);
• CRM-системы для управления заказами клиентов;
• маркетплейсы и онлайн-магазины – для синхронизации остатков.

Преимущества автоматизации

• Скорость обработки операций. Автоматическое формирование документов и отчетов.
• Точность данных. Минимизация ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Прозрачность. Возможность отслеживать движение продукции в реальном времени.
• Экономия ресурсов. Сокращение времени на ручной учет и инвентаризацию.
• Соответствие законодательству. Поддержка обязательной маркировки («Честный Знак», ЕГАИС) и других требований.

Лучшие программы и сервисы для складского учета

На российском рынке представлено множество программ для складского учета, которые подходят как для малого бизнеса, так и для крупных производственных предприятий. Рассмотрим пять популярных решений, которые активно используются в РФ.

1С:Управление торговлей

Программное обеспечение, поддерживающее учет готовой продукции, управление запасами, интеграцию с ЕГАИС и «Честный Знак», а также работу с торговым оборудованием (ТСД, сканеры, принтеры этикеток). Целевая аудитория – бизнес любого масштаба.

Преимущества:

• гибкость настроек под индивидуальные бизнес-процессы;
• интеграция с другими продуктами 1С (например, «1С:Бухгалтерия»);
• поддержка всех видов торговли (розница, опт, онлайн);
• широкий функционал: инвентаризация, учет партий, адресное хранение.

Недостатки:

• высокая стоимость лицензий и сопровождения;
• требует обучения персонала;
• отсутствие круглосуточной техподдержки от разработчика (предоставляется партнерами).

Кому подходит: средний и крупный бизнес, производственные предприятия с большим ассортиментом.

МойСклад

Облачный сервис, ориентированный на малый и средний бизнес. Предназначен для ведения учета остатков, оформления документов, проведения инвентаризации и работы с маркировкой. Сервис доступен с любых устройств, включая мобильные.

Преимущества:

• информативный и интуитивно понятный интерфейс;
• доступность с любых устройств (облачное решение);
• интеграция с маркетплейсами, онлайн-магазинами и CRM;
• работа с маркировкой и ЕГАИС.

Как оформить возврат товара поставщику в 2024 году: пошаговая инструкция

Недостатки:

• мало инструментов для работы со сложными производственными процессами;
• зависимость от стабильного интернет-соединения;
• отсутствие возможности добавления пользовательских характеристик в товарные карточки.

Кому подходит: малый и средний бизнес, интернет-магазины, розничная торговля.

ЕКАМ

Облачная система, популярная среди владельцев онлайн-магазинов и стационарных торговых точек. Поддерживает учет остатков, работу с маркировкой, интеграцию с онлайн-кассами и формирование первички.

Преимущества:

• простая настройка;
• поддержка работы с алкогольной продукцией (ЕГАИС);
• интеграция с торговым оборудованием;
• доступная стоимость подписки.

Недостатки:

• отсутствие календаря для планирования задач;
• ограничение функционала в базовой версии (требуется переход на «старший» тариф).

Кому подходит: малый бизнес, онлайн-магазины, розничные точки.

LiteBox

Облачный сервис, ориентированный на розничную торговлю. Поддерживает резервирование продукции, перемещение между складами, работу с маркировкой и интеграцию с онлайн-кассами.

Преимущества:

• бесплатный тариф с минимально необходимым функционалом;
• поддержка торговли алкогольной продукцией;
• простота интеграции с кассами и торговым оборудованием.

Недостатки:

• ограниченная поддержка онлайн-магазинов;
• не работает на MacOS;
• невозможность добавления пользовательских характеристик.

Кому подходит: небольшие розничные магазины, предприятия с ограниченным бюджетом.

Клеверенс

Продукты компании «Клеверенс» (например, «Склад 15») ориентированы на автоматизацию складских процессов с использованием мобильных устройств и ТСД. Программа поддерживает адресное хранение, учет по штрихкодам и RFID, а также интеграцию с «1С».

Преимущества:

• высокая точность учета благодаря мобильной автоматизации;
• поддержка сложных складских процессов (адресное хранение, помарочный учет);
• интеграция с «1С» и иными учетными системами;
• гибкость настройки под индивидуальные процессы.

Недостатки:

• высокая стоимость внедрения и оборудования;
• требует обучения персонала для работы с ТСД;
• ограниченная функциональность без интеграции с другими системами.

Идентификатор ЭДО Диадок: где посмотреть и как найти контрагента

Кому подходит: крупные склады, производственные предприятия, компании с высокими требованиями к автоматизации.

Вывод

Складской учет готовой продукции – это важный элемент эффективного управления производственным предприятием. Выбор способа учета зависит от специфики бизнеса и объема номенклатуры.

Организация учета требует четкой структуры склада, формирования номенклатуры, оформления первички и регулярной инвентаризации. Автоматизация процессов с помощью специализированного софта позволяет значительно повысить точность, скорость и прозрачность учета.

На российском рынке представлено множество решений для складского учета, в списке которых «1С:Управление торговлей», «МойСклад», ЕКАМ, LiteBox и сервисы от «Клеверенс». Они покрывают запрос бизнеса разного масштаба – от небольших онлайн-магазинов до крупных производственных предприятий. Выбор подходящего решения зависит от бюджета, сложности процессов и требований к интеграции с другими системами.

Внедрение автоматизированного учета не только оптимизирует работу склада, но и способствует росту эффективности бизнеса.