1С:Сканер чеков: автоматический учет расходов в 1С:Фреш
ФНС аккумулирует данные обо всех покупках, на которые бизнес выбивает чеки: как бумажные, так и электронные. В единый реестр ведомства через специализированные сервисы попадают сведения о товарах, суммах покупок и размерах чеков: подобный консолидированный подход, с одной стороны, упрощает ФНС контроль, а с другой – облегчает налогоплательщикам задачи, связанные с формированием деклараций и учетом расходов. Многие сервисы для сканирования QR-кодов на чеках, представленные на рынке, рассчитаны на потребителя, а их основной функционал направлен на учет личных трат и проверку чеков с целью убедиться, что продавец не допустил ошибку. Но такие сервисы не подходят бизнесу. Как быть в такой ситуации? Решение есть, и это сервис 1С:Сканер чеков.
В каких ситуациях будет полезен сервис
Сфера применения рассматриваемого решения достаточно широкая. Он будет весьма кстати, если ваши сотрудники регулярно закупают товары для работы (например, мебель для офиса, канцелярские принадлежности) в розничных магазинах. Также сервис в значительной степени позволяет автоматизировать учет командировочных и представительских расходов, а также иных расходов, связанных с хозяйственной деятельностью бизнеса (например, учет расхода затрат на топливо).
Как вести учет расходов по чекам в 1С при помощи сервиса
Сервис 1С:Сканер чеков работает в связке с одноименным мобильным приложением, доступным как на Android, так и на iOS.
Алгоритм следующий: сотрудник сканирует чек при помощи камеры телефона, далее чек видит бухгалтер и на его основании создает нужный документ. Это может быть, например, путевой лист или авансовый отчет. Затем бухгалтер выбирает сотрудника, чьи чеки требуется включить. Система отображает все отсканированные документы – одним нажатием можно подгрузить нужный чек в нужный документ.
Каких-то дополнительных действий в программе выполнять ну нужно: данные сами подтянутся в отчет.
Какие проблемы помогает решить
- Автоматизация авансовых отчетов. После возвращения из командировки может обнаружиться, что бумажный чек был утерян. Но если отсканировать его при помощи мобильного приложения 1С:Сканер, данные сразу попадут в бухгалтерию. Каких-либо трудностей с последующим формированием авансового отчета не возникнет.
- Проблема с выцветанием чеков. Со временем чеки выцветают до такой степени, что информация в них становится нечитаемой. При этом хранить их нужно как минимум 5 лет. Можно, конечно, сканировать чеки и прикреплять их виде PDF-файлов к документам, но из-за этого база быстро «наберет вес» и начнет тормозить. Использование сервиса 1С:Сканер подобную проблему исключает.
- Сложности с подтверждением расходов. Для возможности уменьшить доходы на расходы, сократив тем самым налогооблагаемую базу, последние должны быть подтверждены документально. Если бумажный чек может потеряться, то риск потерять данные, попавшие в базу через 1С:Сканер, близится к нулю.
В каких программах работает
Сканер чеков доступен как в привычной 1С:Бухгалтерии (ПРОФ/КОРП), так и в специализированных приложениях вроде 1С:Садовод или 1С:Гаражи. Полный список облачных программ, где можно использовать сервис:
Как получить доступ к сервису и мобильному приложению для сканирования чеков в 1С
Для подключения сервиса обратитесь в вашу обслуживающую организацию (партнеру 1С) и подберите оптимальный тариф. Стоимость зависит от количества чеков. Если не можете определить необходимое количество чеков, выбирайте тариф ориентировочно, а дополнительный пакет, если потребуется, сможете приобрести позже.
Мобильное приложение для сотрудников можно скачать в AppStore и GooglePlay.
Что по итогу
1С:Сканер чеков предназначен для автоматизации учета расходов персонала и упрощения работы бухгалтерии. Он считывает данные с QR-кодов на чеках и выполняет их загрузку из ФНС напрямую в вашу облачную 1С. Также решает проблемы, связанные с утерей или выцветанием чеков, из-за чего сотрудники не могут подтвердить целевое расходование средств, а компания – учесть расходы.