Полезные сервисы 1С:УНФ: автоматизация бизнеса в 1С:Фреш
Бизнес регулярно сталкивается с задачи, для решения которых приходится пользоваться внешними сервисами. Например, чтобы проверить регистрационные данные контрагента, используют ЕГРЮЛ, а если нужна более подробная информация, то «Прозрачный бизнес». С другой стороны, никто не отменял повседневной работы: формирование первички и счетов-фактур, сверки, ведение переписки с поставщиками – человеческий фактор здесь часто приводит к ошибкам, проверкам и штрафам. Можно ли вы выполнять эти задачи оперативнее и с минимальными рисками? В программе 1С:УНФ, доступной также через облако «Фреш», есть полезные сервисы, ускоряющие рутину и снижающие вероятность ошибиться.
1С-Курьерика (управление доставкой)
Сервис, заточенный под бизнес, у которого есть свои курьеры, или организующий доставку через подрядчиков. «Курьерика» предлагает удобный веб-интерфейс для логиста и не менее удобное приложение для курьера. Логист формирует заказы на доставку, назначает курьеров и мониторит их работу на карте. Курьер видит перечень заказов, выстраивает маршрут и подтверждает выполнение заказов в приложении.
Кроме того, сервис предлагает инструменты для формирования реестра заказов, автоматической оптимизации маршрутов, планирования и распределения заказов с учетом загруженности курьеров.
1С-ЭДО в 1С:УНФ
Сегодня сложно представить себе бизнес, не использующий электронный документооборот. Тяжелые «многотомники» с перепиской, неудобные папки с накладными, счетами-фактурами и договорами – все это постепенно уходит в прошлое.
Благодаря сервису «ЭДО» вы можете формировать, согласовывать, подписывать и отправлять контрагентам документы прямо из привычного интерфейса 1С. Кроме того, при получении входящих документов система сама формирует на их основе документы поступления, что исключает расхождение данных с контрагентами.
Еще одно весомое преимущество – автоматизация взаимодействия с ФНС. «ЭДО» покажет, когда поступило требование из ведомства и когда наступит крайний срок для направления ответа.
1С:Контрагент
Представим ситуацию: вам необходимо срочно подготовить счет-фактуру, а из реквизитов контрагента знаете только ИНН. Скорее всего, для поиска остальных реквизитов вы будете использовать ЕГРЮЛ. Да, это удобный сервис и, кроме того, официальный, так что в актуальности информации можно не сомневаться. Но вы в любом случае потратите две-три минуты на поиск реквизитов и перенос их вручную в документ.
При помощи сервиса 1С:Контрагент, доступного по умолчанию всем пользователям «УНФ», вы можете сократить эту задачу до десяти секунд. Причем данные о контрагенте потребуется заполнить только при создании его карточки – при формировании документов сведения будут автоматически подтягиваться из системы.
Работает это следующим образом. В карточке имеется поле «Автоматическое заполнение реквизитов». Укажите в нем ИНН, и остальные реквизиты будут заполнены автоматически.
Проверка контрагентов при помощи «1СПАРК Риски»
Уже упомянутый ЕГРЮЛ содержит только регистрационные данные контрагента. Чтобы получить больше информации, потребуется использовать другие сервисы. Например, «Прозрачный бизнес», оператором которого также является ФНС. Функционал здесь шире чем в ЕГРЮЛ: можно изучить данные по нескольким госреестрам, в том числе о налогах, задолженностях и нарушениях, бухотчетности, участии в юрлицах. Преимущество сервиса, по-прежнему, в простоте использования, а также официальном статусе информации.
Тем не менее проверка контрагента на «чистоту» не ограничивается одним только «Прозрачным бизнесом». Например, данные о том, не заведено ли в отношении него исполнительных производств, можно найти в специальном сервисе ФССП. Данные о судебных делах, в свою очередь, доступны на сайтах арбитражных судов.
Резюмируя, нужная вам информация есть в интернете, доступ к ней свободный, но придется потратить время на поиск. Упростить задачу можно при помощи «1СПАРК Риски», данные в котором аккумулируются по индексам системы «СПАРК» от агентства «Интерфакс». Проще говоря, источник информации – надежный.
Для базовой проверки потребуется выполнить всего одно действие: откройте карточку контрагента в вашей 1С и увидите оценку надежности по индексам «СПАРК». Система показывает риски, связанные с финансовой устойчивостью, осмотрительностью, платежной дисциплиной, признаками фирм-однодневок. Если индикатор зеленого цвета – все в порядке. Красный же говорит о том, что требуется дополнительная проверка. Детализированные данные доступны в веб-версии «СПАРК», перейти в которую можно из вашей 1С. Информация здесь более подробная: общие сведения о контрагенте, структура собственников и «дочек», анализ взаимосвязей, финансовая отчетность и т.д.
Дополнительное преимущество сервиса – в возможности получить сводную справку о деятельности контрагента. Этот документ подписывается электронной подписью «Интерфакс», т.е. имеет полную юридическую силу, и при необходимости может быть представлен в ФНС.
Другая удобная функция сервиса – «Мониторинг контрагентов». Данная система оповещает вас об изменениях в деятельности контрагента. Например, ликвидация, реорганизация, смена руководителя, адреса, состава участников и т.д. Можно справедливо заметить, что эта информация есть в ЕГРЮЛ, но «Мониторинг» избавляет вас от ручного поиска и времязатрат на попытки понять, какие именно данные изменились: уведомления приходят прямо в вашу учетную программу.
1С:Подпись
Еще один сервис, призванный сократить ресурсы бизнеса на рутинные задачи. В данном случае – на получение цифровой подписи. Особенно актуально, когда действие сертификата вот-вот закончится, а времени на посещение удостоверяющего центра нет.
Сертификат оформляется через обслуживающую организацию (партнера 1С), которая поможет вам с подготовкой заявления и необходимых документов, сама передаст их в удостоверяющий центр и доставит вам сертификат.
1С:РПД (распознавание первичных документов)
Ручное внесение в учетную программу первички – ответственный и длительный процесс. Как и во время любой чисто механической работы, постепенно происходит расфокусировка внимания, в связи с чем высок риск допустить ошибку. А чем чреваты ошибки в первичке, знает любой бухгалтер.
Всю рутину готов взять на себя сервис «РПД», функционал которого выходит за пределы простого распознавания. Во-первых, он легко справляется с многостраничными документами. Во-вторых, «РПД» умеет привязывать сканы к существующим записям в базе. И, наконец, он без проблем справится с несколькими документами сразу: достаточно положить пачку документов в поточный сканер, и «РПД» сам разберет их на отдельные позиции, сформирует соответствующие записи и распределит документы по базе.
Помимо графических форматов (jpeg, png, bmp), сервис работает с документами, созданными в Word и Excel. А если у вас нет сканера – не проблема. Достаточно сфотографировать документ камерой смартфона.
Mag1c: сервис для создания веб-витрины
Чтобы создать свой сайт, как правило, обращаются к разработчикам, а это время и деньги, которые можно было бы направить на решение других задач. Альтернатива – создать сайт самостоятельно всего за 10-20 минут, при этом сэкономив бюджет. Звучит как фантастика, но благодаря сервису Mag1с это вполне реально.
Сайт, созданный через Mag1C, представляет собой веб-витрину, где можно принимать заказы. Причем эта витрина интегрирована с вашей 1С: заказ, поступивший на сайте, сразу же отображается в учетной программе. Работает это и в обратную сторону: товар, загруженный в программу 1С, синхронизируется с ассортиментом на сайте.
Кстати, про 10-20 минут – это не красивые слова разработчика, а реальный факт. Сайт создается при помощи специального инструмента – помощника, который шаг за шагом сопровождает вас в процессе создания веб-витрины. Все, что вам потребуется, это придумать название сайта, указать контакты, способы доставки и оплаты, а также выбрать товары, которые необходимо выгрузить.
1С:Сверка 2.0
Каждая компания и ИП рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда внутренние данные по актам, накладным, УПД и другим учетным документам не совпадают с данными контрагента. В таком случае необходимо провести сверку, но если делать это вручную, потеряете время – один из самых ценных ресурсов бизнеса.
При помощи сервиса «Сверка 2.0» одноименная задача автоматизируется. Сравнив документы по ключевым характеристикам (дата, номер, сумма, НДС), сервис составляет отчет. Если разночтения отсутствуют, отчет будет пустым. При наличии расхождений в отчете они будут распределены по группам. Например, документа нет у вас, у контрагента или проблема связана с реквизитами. Дополнительное удобство – в возможности перейти в документ прямо из отчета.
1С:Номенклатура
Этот сервис, интегрированный в приложения 1С, позволяет автоматизировать загрузку свойств и описаний товара по штрихкоду. Незаменимый помощник, если требуется массово завести новую номенклатуру. Содержит 11 000 000 карточек товаров. Кроме того, помогает поддерживать актуальность каталога номенклатуры – обновления описаний, характеристик и видов номенклатуры загружаются автоматически.
Что по итогу
Обсудили, какие сервисы для автоматизации доступны бизнесу, который использует 1С:УНФ, в том числе через облако «Фреш». Как видим, набор решений достаточно широкий: от электронного документооборота и номенклатуры до создания веб-витрины и управления доставкой. Главное – это еще на этапе до внедрения конкретного решения четко сформулировать потребность: какие направления необходимо автоматизировать, какие задачи отнимают больше всего времени, что функционирует на приемлемом уровне, но можно было бы довести до «отлично». Как только дадите четкие ответы, выбор подходящих сервисов не составит труда.