Автоматизация 1С:УНФ в облаке: управление запасами и расчет зарплаты
Человеческий фактор при обработке данных тормозит работу и приводит к промахам, которые оборачиваются финансовыми потерями, ошибками в учете, недовольством сотрудников и отсутствием точной информации по товарно-материальным ценностям (запасам). При этом из-за особенностей конкретного бизнеса стандартных инструментов учетной системы может быть недостаточно: часть операций приходится выполнять вручную, используются сторонние инструменты, ищутся обходные пути для решения задач.
Автоматизация помогает сократить количество рутинных операций и сделать работу с данными более управляемой. Однако сама по себе установка учетной программы еще не означает, что все процессы компании будут автоматизированы. Готовый функционал рассчитан на типовые задачи, тогда как у бизнеса могут быть собственные правила учета запасов, расчета зарплаты и обработки данных.
В таких случаях систему адаптируют под реальные процессы компании. Например, на сайте облака 1С:Фреш описан наглядный кейс: компания «ТрейдТехКом», которая занимается производством и реализацией деталей для авто, обратилась к партнеру 1С для доработки 1С:УНФ под несколько ключевых процессов. Разберем, какие задачи требовали автоматизации и какие изменения позволили решить их непосредственно в учетной системе.
Вызовы, с которыми столкнулась компания
Для начала – вводные данные: перед тем как обратиться к разработчику, «ТрейдТехКом» уже вели учет в локальной версии программы 1С:УНФ. Ассортимент компании – свыше 370 наименований, а оборот за последний год – 158 млн руб. Базируясь в Иркутске, компания занимается реализацией деталей для авто по всей стране.
Задача доработки – оптимизировать три ключевых процесса, которые связаны с учетом продукции и денег, а именно:
- контроль движения товаров;
- управление товарооборотом;
- расчет зарплаты с учетом внутренних процентных показателей.
Далее обсудим сами процессы.
Расчет зарплаты
Потребность в оптимизации этого процесса обусловлена нестандартной системой премирования. Функционал базовой УНФ не предусматривал начисление премий с учетом разных процентных ставок, исходя из позиции товара, для менеджеров и руководства структурных подразделений. В связи с этим расчеты велись вручную: данные из заказов переносились в таблицу, для каждого человека указывался процент, далее выполнялся расчет премиальных с формированием отдельных файлов.
Подбор аналогов
До доработки в учетной программе содержался большой объем товарных единиц, выступающих аналогами друг для друга. Возникала потребность учитывать их в качестве самостоятельных позиций. В связи с этим при обработке документов вручную и подборе аналогов часть позиций могла быть упущена. Как итог – снижение темпов обслуживания клиентов и «точности» при обработке заказов.
Расчет потребностей
В процессе обработки заказов компания несла дополнительные расходы по причине отсутствия своевременных данных по остаткам аналогичной продукции. Стандартная версия учетной программы не автоматизировала учет подобных позиций, когда оформлялись заказы.
«Технические» нюансы доработки 1С:УНФ под бизнес
Во-первых, «ТрейдТехКом» приняли решение сохранить базу из локальной версии 1С:УНФ как главный инструмент. Подход закономерный: она уже содержит все необходимые данные и опции: управление продажами, закупками, складскими мощностями, финансами, выплатами сотрудникам.
Во-вторых, было принято решение перенести базу в облако «Фреш». Причину такого выбора проследить достаточно просто: склады и торговые точки компании находятся в разных локациях, а ассортимент достаточно объемный – здесь как нельзя кстати решение, которое не требует установки. Дополнительный выигрыш – в отсутствии необходимости тратиться на покупку и обслуживание собственного сервера.
Для доработки компания обратилась к партнеру 1С:Фреш – ГК Форус, с которым ранее уже успешно сотрудничала.
Суть доработок
Выше рассмотрели три ключевых вызова, с которыми столкнулась компания. Теперь посмотрим, какие решения были разработаны под каждый из них.
Расчет зарплаты
В учетную программу добавили регистр сведений, благодаря которому теперь можно устанавливать процентную ставку, исходя из объема продаж. Аналогичный функционал добавили в карточки номенклатуры.
Если в карточке нет данных, система сама подтягивает стандартное значение, которое впоследствии можно скорректировать.
В завершении месяца при расчете зарплаты в 1С:УНФ руководитель подразделения анализирует заказы и подтверждает их для выплат персоналу. Затем он выбирает для каждого заказа статус «Утвержден в З/П». Вследствие данного действия система составляет отчет, в котором для каждого сотрудника автоматически определяется размер премии за месяц с детализацией по номенклатуре и документам.
Подбор аналогов номенклатуры
Добавленная в систему форма обработки показывает перечень продукции и следующую информацию:
- объем свободного товара;
- объем позиций в заказах поставщиков;
- количество продукции, которая была зарезервирована в пути;
- цена продажи.
В верхней части формы детализируются данные, какое количество строк допустимо перенести в заказ (если обработка открыта вследствие заказа), а также по сумме позиций. При осуществлении поиска в соответствующем поле можно установить фильтры. К примеру, выбрать те позиции, где имеется цена, или те, что доступны для покупки. Систему фильтров разработчик настроил по такой логике:
- «Связать аналоги» – связанные позиции система показывает как аналоги друг друга;
- «Добавить аналог» – в систему добавляется новая позиция – аналог по отношению ко всем позициям в перечне;
- «Убрать связь» – позиции исключаются из перечня аналогов.
Если требуется, имеется возможность сразу выбрать замену, определить доступный объем продукции, рассчитать ценовые альтернативы, а также дату готовности продукции к выдаче клиенту.
Описанная доработка позволила выполнять весь объем операций с запасами непосредственно в заказе – без необходимости использования сторонних инструментов.
Расчет потребностей
С целью расчета потребностей в 1С:УНФ была добавлена новая форма, детализирующая дату, поставщика и способ пополнения запасов (автоматически или вручную), исходя из которого выбирается порядок расчета.
Для оптимизации управления в 1С запасами на складе также выработан обновленный подход: выбрав необходимую строку номенклатуры, сотрудник видит таблицу, где есть данные по всем аналогам продукции, в том числе и тем, что отсутствуют в наличии. Потребность здесь можно указать вручную и выбрать соответствующую позицию для заказа.
Также была обновлена схема перемещения продукции между складами в 1С, что позволило видеть статус и местонахождение каждой единицы товара. Для этого были сделаны такие доработки:
- при поступлении на склад система направляет уведомление автоматически;
- появилась опция автоматического резервирования запасов;
- в заказ покупателя добавили столбец «Склад-источник», что позволяет осуществлять резервирование товара с конкретных складов.
Каких целей помогла достичь доработка автоматизации в 1С:УНФ
- Сократилось количество ошибок при работе с документами и клиентами.
- Была ускорена обработка заказов – довольных клиентов стало еще больше.
- Повышена эффективность управления за счет сокращения времязатрат на рутинные процессы.
Что по итогу
Компания 1С предлагает решения под бизнес любого размера и разные сферы деятельности. Но если у вас нестандартные задачи, учетную программу можно доработать. Рассмотренный пример с компанией «ТрейдТехКом» показывает, как четкое формирование потребности и выбор надежного разработчика помогает с оптимизацией бизнес-процессов в 1С: вы сохраняете весь базовый функционал, получая при этом инструменты, «заточенные» строго под ваш бизнес. Да, это дополнительные затраты, но рассматривать их следует как инвестицию в эффективное управление, отсутствие ошибок в учете, а также удовлетворенность клиентов.