Электронные перевозочные документы 2026: новые правила
С 01.09.2026 вступил в действие 140-ФЗ, которым были внесены изменения в основной закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Ключевой блок нововведений связан с тем, что в большинстве ситуаций транспортные и экспедиторские документы теперь требуется оформлять в электронном виде с передачей через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Ниже обсуждаем, каких именно документов коснулись нововведения, в каких случаях оформляется тот или иной документ, разрешается ли применять бумажный формат.
Суть нововведений
Электронная форма теперь обязательна для транспортных накладных (ТРН), заявок (заказов) при автоперевозках, транспортных ж/д накладных и грузовых накладных при авиаперевозках, экспедиторских документов.
Как уже отметили в начале, эти документы передаются в ГИС ЭПД. Однако участники перевозок взаимодействуют с этой системой не напрямую, а через операторов. ГИС ЭПД предназначена для хранения электронных перевозочных документов и их предоставления госорганам в предусмотренных законом случаях.
Закономерный вопрос: допускается ли использование бумажного формата? Да, и это уже закреплено на нормативном уровне. Например, для ТРН и заявки (заказа) исключения, когда оформление разрешается на бумаге, перечислены в приказе Минтранса РФ № 262:
НПА, устанавливающие исключения для остальных документов, рассмотрим ниже.
Какого-либо переходного периода, в который можно было бы применять бумажные документы наравне с электронными, закон не предусматривает. Единственное послабление, которое будет действовать до 01.03.2027, предусматривает, что если при проверке инспекторами будет выявлен факт оформления бумажного документа (тогда как по закону он должен быть электронным), меры воздействия будут ограничены устным предупреждением. Однако это послабление не означает, что новые правила можно не соблюдать.
Для кого оформление электронных перевозочных документов обязательно
На первый взгляд может показаться, что обновленные требования распространяются исключительно на компании, осуществляющие перевозки. Однако эти компании – не единственные участники логистических цепочек. Участниками также являются компании, отправляющие или получающие грузы с привлечением стороннего перевозчика.
Итак, новые правила необходимо соблюдать следующим участникам процесса грузоперевозок:
- Грузоотправители. Передают в ГИС ЭПД данные о грузе и условиях перевозки.
- Перевозчики. Оформляют данные о выполнении перевозки.
- Грузополучатели. Подтверждают приемку.
- Экспедиторы. Оформляют поручение и расписку.
В отдельных случаях перевозочный документ не оформляется в принципе. К примеру, если компания осуществляет перевозку своего груза своим же транспортом, не заключая при этом договор со сторонним перевозчиком.
Обзор документов, оформляемых в электронном виде
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Формат приведен в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@. Это основной документ, применяемый при перевозках автотранспортом. Необходим он для подтверждения, что между отправителем и перевозчиком заключен договор. Включает данные, которые нужны для организации и контроля перевозки.
Состоит из восьми файлов обмена – титулов (обозначаются буквой «Т»), формируемых и подписываемых разными участниками грузоперевозки на разных этапах. Т1 оформляет отправитель, Т2 – перевозчик, Т3 (детализирует результаты приемки) – получатель, Т4 – перевозчик при выдаче груза. Остальные титулы применяются реже – в специфических ситуациях. К примеру, титул 8 оформляется, если в ходе транспортировки были изменены водитель или авто.
До запуска перевозки в ЭТрН необходимо внести данные о сторонах (участниках), местах погрузки и разгрузки, автомобиле. После подписания титулов в ГИС ЭПД формируется QR-код, который впоследствии может быть проверен инспекторами.
В процессе транспортировки груза данные в накладной могут измениться. К примеру, может возникнуть потребность в замене авто ввиду поломки, а это, как уже отметили выше, ведет к необходимости оформления дополнительного титула. Но если по ходу рейса изменится перевозчик, придется делать новую ЭТрН.
В процессе приемки получатель проверяет состояние и количество груза. При выявлении расхождений их также следует зафиксировать в накладной.
Экспедиторские документы
К данной категории относятся три документа:
- Поручение экспедитору. Устанавливает перечень и условия услуг, оказываемых экспедитором клиенту по договору. Также содержит задание экспедитору и параметры предстоящей работы.
- Экспедиторская расписка. Выступает подтверждением факта, что экспедитор принял от клиента груз.
- Складская расписка. Выступает подтверждением факта, что экспедитор принял груз на складское хранение.
Форматы этих документов утверждены приказом ФНС № ЕД-1-26/277@. Также следует отметить, что экспедиторские документы не заменяют ЭТрН, поскольку выполняют иную задачу.
Электронная заявка (заказ)
Применяется при автоперевозках. Фактически это один и тот же документ, единственное отличие – имеется или нет постоянный договор на перевозку.
Нужны эти документы для указания данных об участниках перевозки, грузе, маршруте, времени подачи транспорта, требованиях к транспорту и условиях погрузки-разгрузки. Включены могут быть и иные условия – по согласованию сторон.
Поскольку ЭТрН – это сопроводительный документ, а заказ или заявка предназначается для оформления предстоящей грузоперевозки, эти документы оформляются отдельно и не заменяют друг друга.
Формат приведен в приказе ФНС № ЕД-7-26/108@.
Электронная грузовая накладная
Применяется при воздушных грузоперевозках, устанавливает факты наличия договора воздушной перевозки и принятия груза, а также условия транспортировки.
Постановлением Правительства РФ № 446 утверждены отдельные правила обмена этим документом. Также отдельным правовым актом (приказ Минтранса РФ № 102) установлен перечень случаев, в которых накладную разрешается оформлять на бумаге. Например, если у отправителя груза нет технической возможности сформировать и передать ее в электронном виде, а у перевозчика – принять ее. Еще одно исключение – если в аэропорту нет специализированного ПО, которое требуется для формирования накладной.
Формат приведен в приказе ФНС № ЕД-1-26/276@.
Электронная транспортная железнодорожная накладная
Устанавливает факты наличия договора ж/д перевозки и принятия груза, а также условия транспортировки. Включает данные об отправителе, перевозчике и получателе. Правила обмена изложены в Постановлении Правительства РФ № 470, а перечень случаев, когда допускается оформление на бумаге, в приказе Минтранса РФ № 407.
Как запустить работу с ЭПД через облако 1С:Фреш
Если вы уже используете облачные 1С:Бухгалтерию или 1С:Бизнес-Старт, переходить на другую программу не нужно. Они уже содержат весь необходимый функционал для формирования, подписания и отправки ЭПД. Дополнительная установка 1С-ЭПД также не требуется: этот сервис уже включен в 1С-ЭДО.
Для старта работы с электронными документами перевозки по новым правилам в первую очередь необходимо подключить 1С-ЭДО (если не сделали этого ранее). Далее потребуется только проверить, что в приложении активирована возможность обмена необходимыми вам документами.
Финальный шаг – установить водителям мобильное приложение 1С-ЭПД. Оно связано с облачной программой и применяется, когда водитель в пути, для оформления соответствующих титулов накладной или предъявления инспектору при проверке.
Что по итогу
С 1 сентября 2026 года все участники перевозок должны осуществить переход на электронные транспортные накладные. Это означает, что в большинстве случаев привычный (бумажный) вид больше не применяется. Есть ряд исключений, например, отсутствие технической возможности оформить или принять электронный документ. Кроме того, до 1 марта 2027 года при отсутствии электронных документов инспекторы будут ограничиваться только устным предупреждением. Само собой, при наличии у водителя бумажного экземпляра.
Для перевода логистики на электронный документооборот подойдет сервис 1С-ЭПД, включенный в 1С-ЭДО. Также имеется специальное мобильное приложение, связанное с вашей программой 1С, для использования водителями во время рейса.