Закрывающие документы для бизнеса: виды и оформление

Получить или перечислить деньги за товар, работу или услугу – это только полдела. Чтобы для вас и контрагента сделка была полностью завершена, необходимо оформить комплект закрывающих документов. Без них невозможно подтвердить факт исполнения обязательств, принять расходы к учету и отчитаться перед налоговой. Разбираем, что входит в закрывающие документы для бухгалтерии, и обсуждаем нюансы их составления.

Содержание:

• Общая теория
• Счет-фактура
• Товарная накладная (ТОРГ-12)
• Товарно-транспортная накладная (1-Т)
• Транспортная накладная
• Акт выполненных работ
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• Вывод

Общая теория

В законодательстве термина «закрывающие документы» нет, но он часто используется в обиходе предпринимателями и бухгалтерами, когда речь о документах, которые подтверждают, что обязательства по договору выполнены сторонами, и какие-либо взаимные претензии отсутствуют.

Нужны эти документы для обоснования доходов и расходов в налоговом и бухгалтерском учете. Отметим, что набор закрывающих документов для ООО и ИП одинаковый, но последним они нужны только для налогового учета, поскольку ИП не ведут бухгалтерский учет. Начиная отсчет с года завершения сделки, такие документы должны храниться не менее 5 лет.

Счет-фактура

До 1 апреля 2026 года применяется бланк из письма ФНС, после – шаблон из постановления Правительства РФ № 1137 с учетом изменений, внесенных постановлением № 26.

Этот закрывающий документ может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде. Последний обязателен при реализации прослеживаемой продукции. При реализации остальных товаров бизнес сам решает, в каком виде выставлять СФ.

Выступает в качестве основного документа для начисления НДС у продавца и вычета налога у покупателя на ОСНО или УСН.

Также СФ обязателен к выставлению следующими субъектами предпринимательства:

• юрлица и ИП, работающие на ЕСХН, если они не освобождены от НДС согласно статье 145 НК РФ;
• экспедиторы, организующие перевозку для заказчика с привлечением третьих лиц;
• посредники, реализующие товары или услуги от своего имени в интересах заказчика, который является плательщиком НДС;
• застройщики, организующие строительство для инвестора посредством привлечения подрядчиков;
• налоговые агенты по операциям, не облагаемым добавленной стоимостью.

Альдо Бенсадун: история успеха

Не выставляет СФ бизнес любой формы, работающий на УСН с выручкой до 20 млн руб. (т.е. без НДС-обязанности), а также при совершении операций на ОСНО или УСН, освобожденных от добавленной стоимости согласно статье 149 НК РФ.

Оформляется в 2 экземплярах – продавцу и покупателю. Срок составления – до истечения 5 дней с момента отгрузки (выполнения работ, оказания услуг). Дата отгрузки включается в срок. Если последний день выпадает на выходной, срок переносится на следующий ближайший рабочий день.

Согласно разъяснениям Минфина разрешается выставлять СФ позже установленного срока – до 5 числа месяца, наступающего за истекшим месяцем или кварталом. Это возможно в следующих случаях:

• отгрузка производится ежедневно одному и тому же клиенту в течение нескольких месяцев;
• при сдаче имущества в аренду;
• при оказании услуг, растянутых по времени (охрана, хранение, связь и т.д.).

Оформление СФ требует внимательного внесения реквизитов. Если допустить ошибки, не позволяющие идентифицировать стороны сделки, ее предмет, цену или сумму НДС, в вычете по налогу будет отказано.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Для этого документа предусмотрена унифицированная форма. Проще говоря, использовать ее строго в том виде, в каком она приведена в постановлении Госкомстата № 132, не обязательно. Можно разработать собственный бланк. Однако ТОРГ-12, как и любой другой первичный учетный документ, должна включать обязательные реквизиты, перечисленные в п.2 статьи 9 закона о бухучете.

Составляется на бумажном носителе или в электронном виде. С 1 января 2026 года не применяется электронный формат (не путать с формой) при обмене документами через ЭДО – в связи с внедрением УПД как единого стандарта.

Применяется при отгрузке товара. В обязательном порядке включает такие реквизиты:

• дата оформления;
• наименования (или ФИО – в случае ИП) продавца и покупателя;
• стоимость товара;
• наименование, количество, единицы измерения;
• ФИО, должности и подписи лиц, ответственных за отгрузку и приемку.

Оформляется в количестве, соответствующем числу участников сделки. Стандартная ситуация: участников сделки двое – продавец и покупатель. Экземпляров ТОРГ-12 будет, соответственно, тоже два. На основании своего экземпляра продавец списывает товар со склада, а другой передает покупателю.

Мария Рамос: история успеха

ТОРГ-12 необходимо оформить при отгрузке. Если сделка предусматривает поставку частями, разрешается оформлять накладные с определенной периодичностью. К примеру, один раз в неделю на все отгрузки, которые были за это время.

Товарно-транспортная накладная (1-Т)

Как и в случае с предыдущим документом, есть унифицированный бланк, но разрешается разработка собственного – в соответствии с требованиями к первичке.

Заполнение 1-Т обязательно при перевозке этилового спирта, а также алкогольной продукции. На этом сфера ее применения заканчивается.

Как правило, составляется 4 экземпляра, если продавец, отправитель груза или покупатель и получатель – разные лица:

• один экземпляр будет храниться у грузоотправителя, выступая основанием для списания;
• остальные заверяются подписями и печатями отправителя и подписью водителя, после чего передаются водителю.

Но если продавец и отправитель, а также покупатель и получатель – это одно лицо, можно обойтись двумя экземплярами.

Оформляется 1-Т отдельно на каждую отгрузку. Включает два раздела:

• товарный – на основании данных из этого раздела отправитель списывает товар со склада, а получатель его приходует;
• транспортный – данные отсюда нужны для корректного учета расходов на транспортировку.

При оформлении 1-Т необходимо заполнить все реквизиты и перепроверить корректность их внесения.

Транспортная накладная

Поскольку бланк утвержден не Госкомстатом, а Правительством РФ, устаревшее циферно-буквенное обозначение для данной формы не применяется. Для удобства в обиходе используется сокращение «ТН».

В настоящее время ТН можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде, но важно учитывать следующий нюанс. С 1 сентября 2026 года станет обязательным использование электронных перевозочных документов, одним из которых как раз и является ТН. Для бизнеса это также означает необходимость подключиться к ГИС ЭПД и через операторов передавать данные в эту систему. Возможность оформления документов на бумажных носителях сохранится в порядке исключений, список которых утвердит Минтранс РФ.

Жизненный цикл компании по Адизесу: какие менеджеры нужны на каждом этапе

ТН выступает в качестве подтверждения, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке. Содержит данные о стоимости перевозки и сопутствующей логистики, т.е. не фиксирует покупку товара. Если же условия сделки предполагают, что продавец доставляет товар самостоятельно (при этом транспортировка не выделена как отдельная услуга), оформлять ТН не нужно.

Бумажная ТН оформляется в 3 экземплярах – для отправителя, транспортировщика и получателя. Электронная – в одном экземпляре. В общем порядке ТН составляет отправитель, которым может выступать как продавец, так и покупатель. Однако в договоре на транспортировку можно закрепить иные условия. К примеру, что ТН оформляется перевозчиком.

При составлении накладной заполняются все разделы и строки, кроме тех, где есть примечание «при необходимости»: если каких-либо данных для ТН нет, здесь ставятся прочерки.

Акт выполненных работ

Единой унифицированной формы не предусмотрено. Есть бланк КС-2, применяемый исключительно в строительной сфере, но и он не имеет обязательного характера. В остальном бизнес может использовать самостоятельно разработанные бланки или готовые решения. Главное – соответствие требованиям к первичке.

Акт подтверждает передачу результатов работ заказчику и их приемку. Составляется на бумаге или электронном виде. Цифровой формат для ЭДО отменен с 1 января 2026 года, поскольку данные о передаче результатов работ включаются в состав УПД.

Стандартное количество актов – два: по одному экземпляру заказчику и исполнителю. Но в условиях договора, если это необходимо, можно прописать иное количество.

Составляется акт в день передачи результата, но стороны вправе предусмотреть иной порядок в договоре. К примеру, выставление акта на каждый этап работ.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД может выступать в качестве замены перечисленных документов: накладной, счета-фактуры и акта. Есть рекомендованный ФНС бланк, но разрешается использовать собственную форму, разработанную в соответствии с требованиями к обязательным реквизитам первички и счета-фактуры (напомним, что СФ первичкой не является).

Марта Стюарт: кто это, биография

Кроме того, для отправки по ЭДО приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ предусмотрен электронный формат (не путать с формой).

ФНС подробно разъяснила, когда можно выписывать УПД:

• при отгрузке товара (с транспортировкой или без);
• при передаче имущественных прав;
• при сдаче-приемке работ или услуг.

При получении продавцом на ОСНО или упрощенке аванса УПД не оформляется. В данном случае необходимо выставить СФ.

УПД можно оформить на бумаге или в электронном виде. При реализации прослеживаемой продукции – только в электронном. Напомним, что для подписания документов «в цифре» требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Стандартное количество экземпляров – два, но в договоре можно предусмотреть иное.

Вывод

Рассмотрели нюансы оформления закрывающих документов в 2026 году. Как видим, единых обязательных форм для их составления нет. Поэтому для корректного учета и отсутствия претензий со стороны контрагентов и ФНС формируйте первичку и счета-фактуры с учетом требований к этим документом. Также важно учитывать, что с 01.01.2026 электронные форматы ТОРГ-12 и акта выполненных работ отменены в связи с необходимостью включения соответствующих сведений в состав УПД. Однако они, как и другие перечисленные в материале документы, по-прежнему могут оформляться как на бумаге, так и в электронном виде.