Миграционный учет иностранных сотрудников в 1С:ЗУП: расширение QCMS
Кадровику компании, в которой трудоустроены иностранные граждане, необходимо осуществлять регулярный контроль сроков действия документов, регистрации, оплаты патентов, а также готовить уведомления. Даже, казалось бы, незначительное упущение может обернуться серьезной ошибкой, влекущей проверки и штрафы. Напомним, что если в компании работает иностранец с истекшим сроком патента, штрафы доходят до 800 тыс. руб., а в некоторых регионах (Москва, Санкт-Петербург и их области) – до одного миллиона. Если вы используете 1С:ЗУП, обратите внимание на расширение «Миграционный учет», разработанное компаний QCMS. Оно предназначено для автоматизации задач и позволяет вести кадровый и миграционный учет иностранных работников в рамках одной базы.
Как установить расширение
Сделать это можно буквально в несколько кликов. Выполните авторизацию в вашей программе 1С, затем перейдите в «1С:Магазин приложений» (раздел «Главное»). В поле для поиска укажите название расширения, кликните «Установить». Готово.
Какой-либо длительной подготовки или обучения сотрудников для его использования не потребуется – работает оно в рамках привычного интерфейса 1С и не предполагает перехода в сторонние сервисы или установки дополнительных систем. Содержит все необходимые справочники, документы, регистры и отчеты, какие могут потребоваться кадровику для сопровождения иностранных сотрудников.
Какие возможности по автоматизации кадрового учета иностранцев предлагает расширение
Контроль оплат и сроков патентов
Размер и сроки оплаты патентов – это динамичные параметры, что часто усложняет учет. Расширение сохраняет историю тарифов, мониторит произведенные оплаты и их своевременность. Обладая такой информацией, кадровая служба может оперативно выявлять отклонения и применять меры во избежание ситуаций с просрочкой патентов и лишними рисками при проверках.
Контроль сроков и автоматические уведомления
Расширение позволяет автоматизировать отправку уведомлений о близящихся сроках событий, представляющих критическую важность для кадровой службы:
- окончание регистрации по месту пребывания;
- окончание периода действия патента;
- необходимость зарегистрировать трудовой договор;
- необходимость контроля оплаты патента;
- иные события, важные для кадрового учета иностранцев.
Преимущество – в том, что кадровик видит не перечень дат, которые никак не соотносятся, а детальный список задач на текущий год. Очевидно, что при таком подходе вероятность допустить ошибку существенно снижается.
Автоматическая подготовка уведомлений в МВД
Благодаря расширению «Миграционный учет» вы тратите меньше времени за счет автоматического заполнения данных. При этом заполнение осуществляется в привычном интерфейсе 1С. Если есть необходимость, в шаблоны можно внести изменения («Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Макеты печатных форм» – «Миграционный учет»).
Полный список форм и отчетов, которые будут доступны вам после установки расширения:
Проверка через реестр МВД из 1С
Доступ к этой опции открывается после добавления соответствующего модуля. Интеграция позволяет осуществлять проверку по конкретным сотрудникам или же в автоматическом режиме по настроенному заранее расписанию. Результаты проверок хранятся в системе, доступ к ним можно получить при первой необходимости.
Какие преимущества дает компании расширение
- Возможность ведения кадрового и миграционного учета в рамках одной базы 1С:ЗУП, без необходимости переходить в сторонние сервисы.
- Оптимизация времязатрат на подготовку печатных форм. В системе есть все актуальные формы и отчеты, которые, при необходимости, можно редактировать.
- Автоматизация контроля документов и сроков.
- Снижение риска получить штраф за ошибки в миграционном учете.
- Высвобождение времени на другие задачи за счет автоматизации рутинных процессов.
Какие нюансы следует учитывать бизнесу при найме иностранцев
Ограничения на трудоустройства в некоторых сферах
Полный перечень должностей, которые не могут занимать иностранцы, приведен в статье 14 ФЗ-115. К примеру, иностранные граждане не могут замещать должности госслужбы, командиров воздушных судов, работать на объектах и в организациях по обеспечению безопасности. Кроме ограничений на федеральном уровне, субъекты РФ вправе устанавливать дополнительные запреты.
«Квоты» для иностранной рабочей силы
В России ежегодно устанавливаются лимиты по сферам деятельности (не распространяются на граждан государства ЕАЭС). На текущий год они определены в Постановлении Правительства РФ № 1995. Обратите внимание, что лимиты также имеют привязку к субъектам РФ.
Возраст иностранного работника
По общему правилу разрешается нанимать иностранцев, достигших совершеннолетия, но лица, обладающие ВНЖ, РВП или получившие в РФ временное убежище, вправе работать с 16 лет, а в некоторых случаях и с 14.
Что по итогу
Расширение от компании QCMS направлено на оптимизацию и автоматизации учета иностранных сотрудников в вашей программе 1С. Устанавливается оно в два клика, но при этом существенно «прокачивает» функционал 1С:ЗУП. В итоге кадровик тратит меньше времени на заполнение документов и отчетов вручную, также меньше времени уходит на контрольные функции, в том числе на проверку данных по базе МВД.