Что такое управление проектами и как оно работает

Представьте, что вы запускаете сайт, разрабатываете продукт или ваш бизнес переезжает в другой офис. Верным помощником в этих непростых задачах становится управление проектами – отдельное направление в менеджменте. Ключевое преимущество управления проектами – возможность сэкономить время и ресурсы на выполнение проекта благодаря применению стратегий, которые за годы показали свою надежность и эффективность.

Содержание:

• Разбираемся в основах
• Выстраиваем управление проектом пошагово
• Лучшие стратегии по управлению проектами
• Какими навыками следует обладать менеджеру проекта
• Лучшие приложения для управления проектами
• Тематическая литература
• Вывод

Разбираемся в основах

Управление проектами (УП) – комплекс мероприятий по выполнению целей проекта. Для лучшего понимания определения следует разграничить термины «проект» и «процесс».

Первое – единоразовое мероприятие, ограниченное по времени, финансам и качеству. В начале уже привели примеры, но для большей наглядности рассмотрим еще один: ваш бизнес, занимающийся производством стандартных деталей для велосипедов, получает заказ на изготовление руля по параметрам клиента.

Второе, в свою очередь, представляет набор повторяющихся действий. В примере с деталями для велосипедов процесс – это изготовление стандартных деталей, т.е. массовый выпуск.

Следует отметить, что любой процесс в прошлом был проектом, поскольку воспроизводился впервые.

Полный перечень базовых элементов управления проектом включает в себя:

• Работы. Какие действия следует выполнить для завершения проекта.
• Ресурсы. Все, что потребуется для достижения цели: материальные, человеческие, информационные ресурсы.
• Результат. Как то, ради чего проект затеян, соотносится с тем, как он выполнен.
• Риски. Факторы, которые могут помешать реализации, – как внешние (кризисы, инфляция, изменения законодательства, высокая конкуренция), так и внутренние (нехватка ресурсов, просчеты в решениях, недостаточность навыков).

Главная фигура в процессе управления проектом – это управляющий (менеджер) проекта. «Рулит» проектом в процессе и отвечает за итоговый результат. Ключевыми обязанностями является:

История Гюлер Сабанджи

• формирование команды (здесь и далее по списку – в привязке к проекту);
• разработка плана (устава);
• разрешение конфликтов в команде;
• распределение ресурсов;
• переговоры;
• обеспечение коммуникации между участниками;
• интегрирование системы контроля изменений;
• расстановка приоритетов;
• участие в подборе, обучении и мотивации сотрудников;
• формирование здорового климата в команде.

О том, какими навыками должен владеть менеджер проекта, расскажем в соответствующем разделе.

Каких-либо нормативных правовых актов, устанавливающих правоотношения в сфере УП нет, однако есть ряд национальных стандартов. Например:

• ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» – определяет требования: от старта до финала проекта – однако не содержит требований под конкретные виды проектов;
• ГОСТ Р ИСО 21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту» – содержит ключевые понятия и характеристики процессов проектного менеджмента;
• Национальные требования к компетентности специалистов по управлению проектами (НТК) – это набор знаний по УП и требований к опыту, навыкам, мастерству в рамках сертификации.

Выстраиваем управление проектом пошагово

УП предполагает поэтапный подход. Вот его основные элементы.

Шаг 1: инициация

Для начала необходимо обзавестись пониманием – а следует ли вообще приступать к реализации проекта? Вернемся к примеру с деталями для велосипеда: изготовление руля на заказ, скорее всего, потребует изменений в цепочке производства. Поскольку это разовая акция, перестраивать цепочку нецелесообразно. Но если за подобным нестандартным решением обращаются регулярно, впоследствии проект превратится в процесс.

Инициация является стадией в процессе управления проектом, по итогам которой составляется устав проекта, где содержится вся ключевая информация – наименование проекта, цель, временные рамки, финансовая база, риски, распределение полномочий, выгода от реализации.

Шаг 2: планирование

Осуществляется разработка структуры проекта, прорабатывается реализация, различные сценарии и гипотезы. Также на данном этапе можно прибегнуть к структуризации – разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми проще управлять.

Мэри Кэй Эш: биография

Шаг 3: разработка

Исполнение проекта стартует согласно ранее подготовленному этапу с учетом нюансов, проработанных на этапе планирования. Кроме того, в фазе разработки проекта в рамках управления коммуникациями решаются такие задачи, как проектирование структуры баз данных и определение информационных потребностей команды (какие данные, как часто и по каким каналам связи необходимо будет получать).

Шаг 4: контроль

В процессе разработки осуществляется мониторинг: хватает ли ресурсов, укладывается ли в сроки, соответствует ли заявленному качеству.

Шаг 5: завершение

Когда проект выполнен, финальная задача – не только похвалить себя за проделанную работу, но и вынести уроки: какие практики «зашли» лучше всего, какие ошибки были допущены. Все лучшее станет референсом для будущих проектов, худшее – примером того, что повторять не следует.

Лучшие стратегии по управлению проектами

Методы, технологии и инструменты – то, что лежит в основе эффективных стратегий. УП – постоянно развивающаяся область менеджмента, однако есть стратегии, актуальность которых не угасает со временем. Рассмотрим, что это за подходы и в чем их суть.

Waterfall («водопад» или линейная модель)

Предполагает последовательное решение всех задач проекта согласно начальному уставу. При этом требования детально прописаны и не будут изменяться, в приоритете – высокое качество, заказчик никоим образом не вовлекается в процессы, а исполнитель уже выполнял схожий проект ранее. Отсюда и название – «линейный».

Agile («гибкая» модель)

Наряду с Waterfall это одна из наиболее распространенных и доступных методологий, фактически – набор принципов управления, среди которых:

• совместная работа;
• скорость и эффективность;
• итеративность и фокус на данные;
• главенство личности, а не процессов.

При Agile требования к проекту могут корректироваться по ходу выполнения, а для заказчика важно принимать активное участие на всех этапах реализации – вот в чем основные отличия данного подхода к управлению проектом от классического линейного.

Учитывая принцип оперативности, часто встречается утверждение, что по Agile организуется управление только IT-проектами, – верно ли оно? Лишь отчасти, к примеру, для ряда Agile-подходов, таких как Scrum или экстремальное программирование. В целом стратегия применима ко всем типам проектов.

Автоматизация продаж на Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркете: 4 ключевых направления

Далее рассмотрим, какие методологии управления проектами руководствуются ценностями и принцами Agile:

• Scrum. Итеративный подход, при котором работа ведется короткими «спринтами» (обычно от 1 до 4 недель), а команда разделяется на группы для выполнения небольших целей, что в конечном итоге приводит к выполнению всего проекта.
• Kanban. Подход, берущий за основу визуализацию рабочих процессов с помощью доски.
• Scrumban. Гибрид двух предыдущих подходов: от первого – «спринты» и дробление команды, от второго – визуализация.
• Экстремальное программирование. Акцент – на улучшении качества ПО и адаптивности к динамично меняющимся требованиям за счет частых релизов или тестирования на ранних этапах.
• Lean. Фокусируется на максимизации ценности для клиента путем устранения «потерь» (всего, что не добавляет ценности продукту).

Какими навыками следует обладать менеджеру проекта

Управляющий – не единственный член команды, кто участвует в реализации проекта (итоговое качество во многом зависит от уровня подготовки исполнителей), однако его квалификация и личностные качества часто – определяющие факторы. Итак, вот перечень навыков:

• Базовые знания. Основной источник – практический опыт, но он есть не всегда: все с чего-то начинали. Отличным источником знаний станет Project Management Body of Knowledge (PMBoK). Сборник выпускается с 1986 и пережил 7 итераций, каждая из которых адаптируется под текущие реалии. Последнее издание – объемный труд на 700 страниц. Имеются и иные, не менее полезные, «своды знаний» – APMBoK и P2M.
• Понимание предметной области. Добиться успеха, контролируя проекты в отрасли, где трудно ориентироваться, – непростая задача.
• Проектное мышление. Незаменимо, когда задача рискует скатиться в «долгострой».

Не менее важны софт-скиллс. Менеджер проекта – лидер, а его умение мотивировать команду не менее важно, чем профессиональные качества. Среди других полезных навыков – умение вести переговоры, поскольку менеджер ведет диалог с членами команды, которые не подчиняются ему напрямую.

Фиона Джеминдер: история успеха

Лучшие приложения для управления проектами

Человеческий фактор играет решающую роль в УП, но по мере расширения бизнеса будет расти и количество проектов – управлять ими вручную станет непростой задачей. На помощь приходит ПО для автоматизации. Углубились в тему и подготовили список лучших программ, упрощающих УП.

WEEEK

Полноценный виртуальный офис со встроенными HR-модулем, CRM-системой, базой знаний и аналитикой. В рабочем пространстве можно вести сразу несколько проектов, каждый из которых может быть визуализирован в виде списка, графика, календаря, диаграммы Ганта или Kanban-доски.

Pyrus

Инструмент для управления проектами, документооборотом и HR. Последний здесь представлен обширным блоком, куда интегрированы рекрутмент и онбординг, управлением командами и мониторинг нагрузки на работников.

Яндекс.Трекер

Несмотря на то, что сервис «заточен» под разработку, поддержку и документооборот, имеется обширный инструментарий для работы с проектами. Как и все продукты от Яндекс, отличается интуитивно понятным интерфейсом.

Битрикс24

Позволяет полностью перевести ваш бизнес в «цифру» – от обмена документами, до управления проектами и администрирования сайтов. Оптимальное решение для крупного бизнеса.

Milanote

Настоящая находка для креативщиков: рабочее пространство представлено в виде стола (буквально), куда можно добавлять заметки, графики, доски, списки задач. Имеются шаблоны под разные сценарии и стратегии: от линейного Waterfall до гибкого Agile.

Тематическая литература

Наработав опыт, погрузившись в монументальный PMBoK и освоив инструменты автоматизации, можно стать настоящим мастером в управлении проектами. Однако это не означает, что текущих знаний будет достаточно всегда. Возможно, не за горами – новый проект от требовательного заказчика. Чтобы быть во всеоружии, следует обратиться к опыту лучших из лучших. Вот подборка из шести книг по теме:

• «Scrum. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд. Подробный гайд от автора Scrum по преодолению классических недостатков при УП: отсутствие слаженной работы, дублирование задач, срыв дедлайнов.
• «Цель» и «Критическая цепь», Элияху Голдратт. В первой книге автор вводит понятие «Теория ограничений систем» (ТОС), основная идея которой в том, что любая система ограничена одним или несколькими «узкими местами». Задача грамотного управленца – найти самый слабый элемент в системе и сделать так, чтобы ограничение работало с максимальной эффективностью. Вторая книга углубляет в ТОС и предлагает еще больше способов по эффективному УП.
• «Управление проектом на одной странице», Кларк Кэмпбелл. Автор предлагает интересный подход «One-page» («одна страница»), согласно которому устав проекта и отчет о его реализации должны уместиться на одном листе А4.
• «Путь камикадзе», Эдвард Йордон. Автор разбирает, как действовать менеджеру проекта в условиях, когда выделенного бюджета не хватает, дедлайны подступают, а времени на реализацию дали существенно меньше, чем требуется.
• «Управление IT-проектом «с нуля» в любой организации», Иван Селиховкин. Российский эксперт кратко, всего на 90 страницах, разъясняет новичку, как адаптировать «грузный» PMBoK к реалиям отечественных IT-структур.

УСН 2024: актуальные условия перехода на упрощенную систему налогообложения

Вывод

Для бизнеса каждый очередной проект – не просто набор задач, а настоящая инвестиция в будущее. Отсутствие грамотного подхода к управлению может обернуться упущенными возможностями, растущими расходами и потерей конкурентных преимуществ. Представьте: уникальная идея, способная изменить рынок, тонет в хаосе недоработок и недопониманий, а команда, полная энтузиазма, выгорает от бесконечных корректировок. Именно здесь управление проектами становится надежным инструментом, призванным направить усилия к четкой цели, минимизировать риски и раскрыть потенциал каждого участника.