Лучшие техники тайм-менеджмента для продуктивности

Кажется, день только начался: вы провели встречу с командой, потом еще несколько созвонов, пара кружек кофе во время изучения отчета – и вот на часах уже 18:00. Но дедлайны не дремлют и стремительно подступают. Как организовать себя и свой бизнес так, чтобы он работал с максимальной эффективностью? Рассмотрим 10 лучших стратегий для управления временем – как проверенных временем, так и новых, но от этого не менее перспективных.

Содержание:

• Общие сведения
• Принципы тайм-менеджмента
• Техника № 1: «Метод помидора»
• Техника № 2: «Девять дел»
• Техника № 3: Матрица Эйзенхауэра
• Техника № 4: «90 на 30»
• Техника № 5: временные блоки
• Техника № 6: канбан
• Техника № 7: «Fresh or Fried»
• Техника № 8: система «4D»
• Техника № 9: система Тима Ферриса
• Техника № 10: «Автофокус»
• Лучшие книги по тайм-менеджменту
• Вывод

Общие сведения

Еще в конце XIX столетия российский физиолог Николай Введенский говорил, что мы устаем не из-за большого объема работы, но из-за того, что плохо и бестолково работаем. Само собой, у него были единомышленники не только в России, но и по всему миру. Так, уже в 1975 году бизнесмен из Дании Клаус Меллер создал компанию «Time Management International» и выпустил «Time Manager» – блокнот, который стал прародителем привычных всем органайзеров.

Но что в переводе с английского означает «тайм менеджмент»? Все просто: это переводится буквально как «управление временем».

Управление временем – это осознанный и системный процесс планирования, организации и контроля над распределением своего времени, направленный на достижение максимальной продуктивности. В отличие от простого составления списков дел, оно подразумевает не только борьбу с прокрастинацией и отвлекающими факторами, но и глубокое понимание своих приоритетов, энергии и долгосрочных целей.

Это искусство баланса: умение фокусироваться на важном, делегировать второстепенное, оставлять пространство для отдыха и восстановления, чтобы время работало на вас, а не наоборот – в вечной гонке за ним.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все современные подходы к управлению временем основываются на трех принципах:

Пабло Эскобар: история успеха

• Приоритетность. Прежде чем приступить к выполнению задачи следует определить, насколько она срочная или важная.
• Планирование. Без понимания, когда выполнять задачу и сколько времени на этой уйдет, ни о какой эффективности не может быть и речи.
• Структурирование. Для выполнения также необходимо понимать, как отслеживать ход работы над задачей и ее результаты.

С базой разобрались, теперь перейдем к рассмотрению лучших способов управления личным временем. И слово «личный» здесь использовано неспроста: освоив нижеприведенные техники вы, будучи руководителем, сможете личным примером показать, как привести офисный хаос к гармонии.

Техника № 1: «Метод помидора»

Данный подход разработан в 1980-х Франческо Чирилло, предпринимателем и инноватором в области управленческих решений (сегодня – глава Cirillo Consulting).

Своим необычным названием техника обязана истории появления. У Чирилло был таймер в форме помидора, используемый для отслеживания времени при подготовке к экзаменам.

Реализация «Метода помидора» в тайм-менеджменте предельно проста: 25 минут вы работаете, а когда время истекает, у вас есть 5-минутный перерыв. После четырех таких сессий отдыхаете полчаса и повторяете цикл. Как видим, подход предлагает достаточно времени и на работу, и на отдых – 5 минут вполне хватит, чтобы полистать ленту новостей, а за 30 минут можно перекусить и сделать зарядку.

Суть метода – в разбивке монотонных задач на циклы, а отдых в конце каждого из них выступает заслуженной наградой. Поэтому техника «помидора» идеально подходит для широкого спектра задач тайм-менеджмента: от работы над сложным проектом до уборки дома или подготовки к экзаменам.

Техника № 2: «Девять дел»

Основывается на методе «Eat the frog first» («Сначала съесть лягушку»), автором которого является не какой-то известный предприниматель или бизнес-коуч, а американский писатель Марк Твен. Однажды он сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня будет более приятным. Под лягушкой подразумевается наиболее сложная задача.

Техника «Девять дел» (или, как ее еще называют, принцип «1-3-5») идет дальше и предлагает завершить на протяжении дня 9 задач: 1 большую, 3 средние и 5 небольших. Такой объем оптимален – дела не будут накапливаться, при этом сокращается риск выгорания.

Телис Мистакидис: история успеха

Удобство метода заключается в том, что вы четко видите иерархию задач: что необходимо сделать в первую очередь, что можно отложить на «после обеда» и к чему лучше вернуться вечером. Этот подход идеально дополнит следующую технику в нашем списке, и сейчас мы объясним, как и почему.

Техника № 3: Матрица Эйзенхауэра

Впервые описана в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных дел», но автором идеи является 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Выдающийся лидер говорил, что важные дела редко бывают срочными, а срочные – редко важными.

Для построения матрицы на бумаге, доске или в графическом редакторе изображается квадрат, разбитый на четыре квадранта:

• верхний левый – «Сделать»;
• верхний правый – «Запланировать»;
• нижний левый – «Делегировать»;
• нижний правый – «Удалить».

Слева от квадрантов указывается степень важности, сверху – срочности. Стандартная матрица выглядит так:

Рассмотрим простой пример применения: в офисе забыли заплатить за интернет. Работа останавливается, т.к. без сети не работает программа учета и электронный документооборот. По вертикальной оси это будет «Важно», по горизонтальной – «Срочно». Проводим условную линию между «Важно» и «Срочно» – на их пересечении квадрант «Сделать».

Еще один пример: у стола, за которым сидит бухгалтер Петров, повредилась ножка, и теперь он шатается. Важно? Определенно: комфорт сотрудников не должен игнорироваться. Срочно? Ну… Пока решается вопрос с покупкой нового стола, завхоз Иванов может придумать временное (и, само собой, безопасное) решение, использовав подручные средства. Относим вопрос к «Несрочно». Проводим линию – на пересечении у нас «Запланировать». Петров подождет день-другой, пока привезут новую мебель, а пострадает разве что его гордость – от того, что вместо ножки у стола у него кусок трубы, примотанный изолентой.

Преимущество Матрицы Эйзенхауэра в ее простоте. Для изображения не нужно каких-либо специальных средств – достаточно руки и бумаги. Также она отлично сочетается с методом «1-3-5»: возьмите свои 9 дел и «прогоните» через матрицу, определив приоритеты на день. Вполне возможно, что какая-то из задач попадет в категорию «Удалить».

Цифровой рубль: что это такое простыми словами?

Техника № 4: «90 на 30»

Автор – Тони Шварц, писатель и основатель компании The Energy Project.

Суть методики: на протяжении 90 минут вы работаете, а следующие полчаса отдыхаете. Итого полный цикл – два часа. Первый цикл отводится на ключевые задачи и так далее – исходя из приоритетности.

У этой техники имеется вариация – метод «52 на 17». Цикл здесь составляет немногим больше часа: подходит, когда работа в течение 1,5 часов без перерыва вызывает усталость.

Техника № 5: временные блоки

Метод схож со стандартным списком дел, но предлагает более детализированный подход. Так, помимо самих задач вы прописываете те самые временные блоки для их выполнения. В отведенное время вы не занимаетесь ничем другим.

Вот такое планирование дня вы можете составить, применив рассматриваемую технику тайм-менеджмента:

• 9:00-9:45 – изучение входящей корреспонденции;
• 10:00-11:00 – постановка задач руководителям отделов;
• 11:15-12:15 – обсуждение проекта с клиентом;
• 14:10-15:10 – обсуждение еще одного проекта с клиентом;
• 15:45-16:45 – подписание исходящей корреспонденции;
• 17:00-18:00 – рассмотрение организационных вопросов.

Как видим, на протяжении дня время выделяется только на запланированные задачи. Остальное время – свободное: для отдыха или выполнения вторичных задач, возникающих в течение дня.

Техника № 6: канбан

Сегодня мы называем канбан техникой, но изначально это – система организации производства, эксперименты с которой начала компания Toyota в 1959 году. Тремя годами позже все производство фирмы уже было переведено на этот принцип.

Применение техники, название которой на японском звучит как «камбан» («вывеска» или «доска») можно свести к изображению таблицы из трех последовательных столбцов:

• «Надо сделать»;
• «Делается»;
• «Сделано».

По мере выполнения задача, записанная маркером на доске или на стикере, перемещается слева направо: просто и наглядно. При этом используются не только физические доски, но и инструменты совместного облачного доступа вроде Google Docs или Google Sheets, что особенно удобно для удаленных команд.

Как подготовиться к оффлайн-проверкам маркированных товаров: гайд для предпринимателей

Техника № 7: «Fresh or Fried»

Многие советы и техники по управлению временем исходят из простого тезиса: утром мы работаем продуктивнее («fresh», т.е. «свежие»), чем вечером («fried», «прожаренные»). Метод «FoF» берет это за основу и предлагает действовать по следующей схеме:

• вечером – в идеале после короткого отдыха – составляется список дел на следующий день;
• самые важные задачи – в начале списка (первая половина дня), когда вы еще «fresh»;
• менее приоритетные дела – на вторую половину дня, когда вы уже будете «fried»;
• на следующий день приступаете к выполнению задач по плану, а вечером составляете новый список.

Неплохо сочетается с методом «1-3-5» и подходит тем, кто регулярно прокрастинирует, откладывая «в ящик» важные дела.

Техника № 8: система «4D»

Этот метод тайм-менеджмента во многом схож с Матрицей Эйзенхауэра, но изображать ничего не требуется. Вы просто составляете список задач и «прогоняете» их по четырем «D»:

• Do (сделать);
• Delegate (делегировать);
• Delay (отложить);
• Delete (удалить).

Далее исходить следует из приоритета: выполняем то, что представляет важность, делегируем менее важное, откладываем то, что может подождать день-другой, и навсегда забываем ненужное.

Техника № 9: система Тима Ферриса

Американский бизнес-коуч и инвестор Феррис считает, что 20% рабочего времени должны быть максимально концентрированными: если приложить достаточно усилий, вы успеете завершить наиболее приоритетные задачи. Остальные 80% времени – на рутинные и повторяющиеся дела плюс отдых.

Среди рассматриваемых нами лучших техник тайм-менеджмента эта наиболее подходит фрилансерам и представителям творческих профессий – тем, кто самостоятельно планирует свое рабочее время. Несмотря на то, что Феррис позиционирует «20/80» как универсальную технику, работникам со строго регламентированным графиком применить ее будет затруднительно.

Техника № 10: «Автофокус»

Британский коуч Марк Форстер предлагает использовать максимально интуитивную технику тайм-менеджмента – для этого просто возьмите ручку и запишите все свои текущие задачи. Далее неспешно читайте получившийся список – внимание само «зацепится» за то дело, которое стоит начинать делать сейчас. Почему именно это дело – может зависеть от разных факторов: оно сейчас в приоритете или в данный момент для выполнения есть необходимые ресурсы / информация и т.д.

Как отправлять обращения в ФНС после отмены писем через ЭДО с 1 ноября 2025 года

Как и в случае с предыдущей техникой, эта в большей мере подойдет тем, кто сам организует свое рабочее время.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Теория – это хорошо, но еще глубже постичь премудрости управления временем вы сможете на практике. И, говоря о практике, подразумеваем не только ваш личный опыт, но и опыт тех, кто методом проб и ошибок выработал решения, которыми сегодня могут воспользоваться начинающие (и не только) предприниматели.

Вот подборка из пяти лучших тематических работ:

• Александр Толкачев и Николай Мрочковский «Экстремальный тайм менеджмент» – книга в формате художественного романа-тренинга о том, как обычный парень добивается поставленных бизнес-целей, в том числе благодаря освоению навыков управления временем.
• Глеб Архангельский «Тайм-менеджмент. Полный курс» – монументальная работа о становлении тайм-менеджмента в России, его ключевых понятиях, сути и задачах.
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» – автор вносит и развивает тезис о том, что управлять необходимо в первую очередь не временем, а своим сознанием. Только в таком случае будет достигнута максимальная эффективность.
• Франческо Чирилло «Метод Помидора» – создатель оригинальной техники рассказывает о методах концентрации на важном, борьбы с прокрастинацией и систематизации своей деятельности.
• Дэниел Пинк «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя» – в книге автор рассказывает, как без спешки и ощущения себя выжатым лимоном завершать все задачи в срок. Вне зависимости от того, жаворонок вы или сова: главное – следование своим биоритмам.

Вывод

Тайм-менеджмент сегодня – не просто одно из направлений в управлении, но целая наука. Существующих техник намного больше, чем описанных в нашем материале, а ответ на вопрос: «Какая из них лучшая?» – предстоит отыскать вам. Возможно, после прочтения нескольких книг из нашего списка и тестирования пары-тройки методов вы разработаете собственный подход – тот, что лучше всего подходит именно вашему бизнесу.