Бухгалтер на аутсорсе: что это такое, плюсы и минусы

Аутсорсинг предполагает, что ваш бизнес передает часть своих функций стороннему исполнителю. Как результат – сокращение расходов на уплату налогов, платежи в СФР, оборудование рабочих мест и покупку лицензий на программы учета. С другой стороны, возникает беспокойство, что конфиденциальные данные вашего бизнеса находятся у третьих лиц. Обе точки зрения имеют право на существование.

Содержание:

• Аутсорсинг с юридической точки зрения
• Разновидности бухгалтерского аутсорса
  • Консультирование
  • Полный аутсорсинг
  • Выборочный аутсорсинг
  • Управление бухгалтерией
• Преимущества бухгалтерии на аутсорсе
• Недостатки бухгалтерии на аутсорсе
• Бухгалтер на аутсорсе: сколько стоит
• Часто задаваемые вопросы

Аутсорсинг с юридической точки зрения

Здесь все предельно просто. Вы находите удовлетворяющего ваш запрос исполнителя (специализированную компанию или фрилансера) и заключаете с ним договор гражданско-правового характера – на оказание услуг.

Договор должен содержать положения, отражающие ключевые моменты правоотношений: стоимость предоставляемых услуг, сроки оказания, ответственность исполнителя в случае нарушения условий, штрафные санкции.

Условием, заслуживающим отдельного упоминания, является порядок передачи материалов в случае расторжения договора. За время работы с вашим бизнесом у стороннего эксперта наверняка накопится объемная база данных, поэтому важно заранее предусмотреть, чтобы они были переданы в полном объеме и в установленный срок.

Другой не менее важный момент – сохранность персональных данных. Согласно статье 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных» лицо, имеющее доступ к персональным данным, не вправе разглашать имеющиеся у него конфиденциальные сведения. В первую очередь это касается информации о ваших сотрудниках – если аутсорсер помогает вашему бизнесу с кадровым учетом и начислением зарплаты. В случае утечки данных закон на вашей стороне, но внести соответствующее положение в договор на оказание услуг лишним не будет.

Разновидности бухгалтерского аутсорса

В зависимости от масштабов вашего бизнеса вам подойдет та или иная форма аутсорсинга. Например, вы – индивидуальный предприниматель без штатных сотрудников. В таком случае вы сдаете минимальное количество отчетности, но от сложных ситуаций не застрахован никто. Если вы используете аутсорс, бухгалтер-профессионал окажет своевременную консультацию, а заплатите вы не за рабочее время, но за услугу.

Также делегирование бухгалтерии сторонним экспертам может быть выгодно крупным компаниям. К примеру, бизнес использует упрощенку, а штатная численность приближается к отметке в 130 сотрудников. Если создать полноценную бухгалтерскую службу, вы лишитесь права на спецрежим из-за превышения лимитов по работникам. Передача бухучета на аутсорс позволит сохранить право на удобные ставки 6% и 15%.

Взглянем на основные формы аутсорса по бухгалтерскому учету.

Консультирование

Может выступать как разовое мероприятие, так и предоставляться на постоянной основе. Оптимальный вариант использования привели выше – в примере, где у ИП нет штатного бухгалтера. Однако и в ситуации, когда в штате числится хотя бы один бухгалтер, консультирование может сыграть решающую роль. Например, приближается срок подачи отчетности – штатный финансист занят, но вам в срочном порядке требуется консультация по сомнительной сделке.

Полный аутсорсинг

Предполагает, что бизнес передает все функции бухгалтерии стороннему исполнителю. При этом аутсорсер получает доступ к клиент-банку для проведения платежей, формирует и осуществляет хранение первички, рассчитывает и начисляет заработную плату, готовит и направляет отчетность.

Выборочный аутсорсинг

Когда некоторые рутинные операции отнимают время у штатного бухгалтера, оптимальное решение – передать данные функции на аутсорс. Это может быть подготовка отчетности, расчет зарплаты или налоговой базы, обработка первичной документации. Делегирование задач разгрузит вашего бухгалтера и позволит ему сфокусироваться на иных стратегически важных задачах.

Управление бухгалтерией

Сторонний эксперт выполняет функции главного бухгалтера, тогда как штатные сотрудники фокусируются на выполнении стандартных учетных функций. В таком случае в задачи главбуха-аутсорсера может входить финансовое планирование, аналитика, рекомендации по оптимизации расходов и внедрению эффективных технологий.

Как получить деньги на развитие ИП от государства в 2024 году?

Преимущества бухгалтерии на аутсорсе

• Возможность получить услуги специалистов узкого профиля. Вашему штатному бухгалтеру, особенно если он один, не придется взваливать на себя кадровый учет, расчет зарплаты и подготовку отчетности.
• Катастрофические последствия от непредвиденных обстоятельств сводятся к минимуму. Представим ситуацию, когда в штате всего один финансист, завтра необходимо сдавать отчет в ФНС, но специалист заболел и не вышел на работу. Если вы работаете с аутсорс-агентством, и ваш эксперт вдруг не выйдет на работу, все материалы будут переданы другому специалисту – отчетность будет направлена в срок.
• Исключается необходимость выходить на биржу труда в случае увольнения сотрудника. Если качество услуг аутсорсера вас неудовлетворительно, вы расторгаете договор и выбираете нового специалиста.
• Бизнесу будет легче дышаться, поскольку расходы на уплату налогов и взносов на страхование, выходные пособия и организацию рабочих мест значительно сократятся. Выбрав аутсорсинг, вы оплачиваете не рабочее время, которое недобросовестный бухгалтер может использовать неэффективно, а конкретные услуги.
• При наличии у аутсорс-компании страховки по рискам все нанесенные вашему бизнесу убытки будут возмещены.
• Если услуги требуются безотлагательно, на рынке вы найдете множество предложений.

Недостатки бухгалтерии на аутсорсе

• Если действия аутсорсера привели к нарушению законодательства вашим бизнесом, ответственность несете вы. Важно в первую очередь уточнить, оформлено ли у стороннего эксперта страхование рисков. Если оформлено – это зеленый маркер.
• При заключении договора с низкоквалифицированным бухгалтером на аутсорсе ценой подобной ошибки может стать утечка конфиденциальных данных вашего бизнеса. Впоследствии они могут обнаружиться в свободном доступе или у конкурентов. До заключения договора важно убедиться, что услуги аутсорсера действительно соответствует заявленному качеству. Целесообразно ознакомиться с отзывами других компаний, оставленными на сайтах-агрегаторах. Также – изучить судебную историю выбранного специалиста или компании. Не лишним будет убедиться, что в карточке ЕГРЮЛ/ЕГРИП у поставщика услуг указаны соответствующие виды деятельности.
• Даже если проделать все вышесказанное, риск столкнуться со специалистом без надлежащего опыта сохраняется. Частые ошибки в первичной документации могут привести к тому, что ваши контрагенты начнут расценивать вас как ненадежного партнера.
• Если у вас нет штатного финансиста, и вы заключили договор с одиночным специалистом (фрилансером), возникает риск, что в самый неподходящий момент он не сможет выполнить задачу. Причина может быть самой безобидной: человек заболел – однако бизнес не терпит сослагательного наклонения, а отчетность необходимо подавать в срок.

Честный Знак: как зарегистрироваться в системе и начать работать?

Бухгалтер на аутсорсе: сколько стоит

Изучив базовую информацию о бухгалтере на аутсорсе – что это, какие формы аутсорсинга имеются, плюсы и минусы делегирования бухучета, следующий закономерный вопрос: сколько стоят такие услуги?

При определении стоимости учитываются следующие задачи:

• расчет налоговой базы;
• подготовка и передача в контролирующие органы отчетов: налоговых, страховых, кадровых – в том числе в электронном виде.
• решение спорных вопросов с ФНС и иными ведомствами относительно сумм, перечисленных в бюджет, и отчетности;
• мониторинг взаиморасчетов с ФНС;
• подготовка кадровых документов: отпуска, больничные, трудовые договоры;
• подготовка первичной документации;
• оплата коммунальных счетов компании.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли ограничения по организационно-правовой форме?

Нет, аутсорсинг вправе использовать как организации, так и физлица – предприниматели.

Как осуществляется передача бухгалтерской базы?

Бухгалтерские регистры передаются в распечатанном и, при наличии, в электронном виде. Процесс сопровождается подписанием акта приема-передачи.

Как подтверждаются платежи?

Владелец бизнеса вправе оформить доверенность на лицо, делегировав ему полномочия по подтверждению платежей. Это может быть как штатный сотрудник, так и представитель аутсорс-компании.

Целесообразно ли использовать аутсорс, если у бизнеса нулевые показатели?

Если компания пребывает в «спящем» режиме, вы все равно платите зарплату персоналу, в том числе бухгалтеру. К тому же, отчетность, даже нулевую, никто не отменял. В таком случае аутсорс – оптимальный выбор, поскольку оплачиваются услуги, а не время бухгалтера.

Требуется ли дополнительно приобретать доступ к программам (системам) учета?

При отсутствии штатного бухгалтера лишние затраты ни к чему: аутсорсер, особенно если это профильная компания, имеет все необходимые средства учета и при необходимости предоставляет доступ заказчику – в целях контроля.