Аутсорсинг бухгалтерского учета: что это такое, преимущества и недостатки

Если говорить простым языком, аутсорсинг бухгалтерского учета – это передача ведения всей бухгалтерии или ее части сторонним специалистам или профильным компаниям. Данный подход может применяться как небольшим бизнесом, так и крупными компаниями. Передав функции бухгалтерии на аутсорс, Вы заплатите меньше налогов, сэкономите на платежах в СФР и полностью сосредоточитесь на развитии бизнеса.

Содержание:

• Аутсорсинг по бухгалтерскому учету: понятие и направления
  • Консультирование
  • Полный аутсорсинг
  • Выборочный аутсорсинг
  • Управление бухгалтерией
• Плюсы бухгалтерского аутсорсинга
• Минусы бухгалтерского аутсорсинга
• Особенности взаимодействия с одиночными специалистами
• Ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге: кому выгодно, а кому не подойдет
• Вывод

Аутсорсинг по бухгалтерскому учету: понятие и направления

Бухгалтерский аутсорсинг – процесс делегирования функций по ведению бухгалтерского учета и финансового контроля внешним специализированным компаниям или профессиональным бухгалтерам. Выбрав данный подход, бизнес передает сторонним экспертам ведение бухучета, составление налоговых деклараций, начисление зарплаты, подготовку финансовой отчетности и аналитики, а также консультационные услуги. Это позволяет сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах, сократить затраты на содержание бухгалтерского отдела и повысить качество отчетности.

В зависимости от потребностей Вы можете выбрать один из способов предоставления услуг через аутсорс:

• консультирование – разовая или постоянная опция, может выступать как самостоятельная услуга, так и в дополнение к иным;
• полный аутсорсинг – весь бухучет Вашего бизнеса ведет сторонний специалист;
• выборочный аутсорсинг – сторонний специалист берет на себя часть рутинных задач (например, начисление зарплаты);
• управление бухгалтерией – сторонний эксперт применяет на себя роль главного бухгалтера, тогда как сотрудники вашей бухгалтерии выполняют функции учета.

Подход к услугам отличается в зависимости от компании. Например, некоторые агентства включают юридические консультации, кадровый учет, подготовку к камеральным проверкам в пакет полного аутсорсинга. Также предусмотрены экспресс-услуги – к примеру, когда подходит время подачи отчетности, а Ваши штатные сотрудники вовлечены в иные процессы.

Что такое FBO и FBS на маркетплейсах?

Рассмотрев, что такое аутсорсинг бухгалтерского учета, обсудим подробнее, кому подойдут перечисленные выше разновидности.

Консультирование

Даже если консультирование – единственная опция бухгалтерского учета на аутсорсинге, которую Вы используете, это поможет существенно упростить управление бизнесом. Например, Вы – индивидуальный предприниматель и ведете бухгалтерию своими силами. Также – если у Вас работает всего один бухгалтер или бизнес столкнулся с ситуаций, которую не получается решить при помощи имеющихся трудовых ресурсов.

Некоторые аутсорс-агентства оказывают консультации круглосуточно, что может сыграть решающую роль, если нештатная ситуация произошла после завершения рабочего дня.

Полный аутсорсинг

При полном аутсорсинге поставщик услуг берет на себя все задачи: получает доступ к клиент-банку для подготовки платежей, обрабатывает и хранит первичку, рассчитывает зарплату, налоги и взносы, а также готовит отчетность. В этом случае штатный бухгалтер не требуется.

Стоимость тарифа «все включено» зависит от нескольких факторов:

• объем платежей и частота финансовых операций;
• количество работников, которым выплачивается зарплата;
• направление бизнеса;
• применяемый налоговый режим;
• оборот бизнеса.

Выборочный аутсорсинг

Если определенные операции требуют значительных временных и трудовых затрат со стороны штатного бухгалтера, имеет смысл рассмотреть возможность передачи этих задач на аутсорс. Это освободит Ваше время и время Вашего бухгалтера для более важных задач, соответствующих стратегическим целям бизнеса, в то время как внешние специалисты займутся рутинной и трудоемкой работой, такой как расчет и выплата заработной платы.

Выборочный аутсорсинг может также быть полезен для решения более сложных и нестандартных вопросов, позволяя привлекать специалистов для выполнения особенно ответственных задач, например, при расчете налоговой базы или составлении отчетности. В список дополнительных аутсорс-функций может быть включен широкий спектр бухгалтерских задач: от обработки первички до управления экспортно-импортными процессами.

Система электронного документооборота Контур Диадок: тарифы и стоимость подключения

Управление бухгалтерией

Главный бухгалтер-аутсорсер не только управляет бухгалтерскими процессами, но и играет ключевую роль в финансовом планировании и анализе. Он может предложить ценные рекомендации по оптимизации расходов, улучшению финансовых показателей и внедрению новых технологий.

В то время как главный бухгалтер осуществляет стратегическое руководство, штатные сотрудники могут сосредоточиться на выполнении простых учетных функций, таких как обработка первичных документов, ведение учета расчетов с контрагентами, а также подготовка отчетности. Подобное разделение ответственности снижает нагрузку на сотрудников и способствует улучшению качества выполнения стандартных задач.

Плюсы бухгалтерского аутсорсинга

Поскольку услуги предоставляют специалисты с большим опытом работы, а аутсорс-компании дорожат репутацией и стремятся создать индивидуальный подход к каждому клиенту, преимуществ хватает:

• Если Вы обращаетесь в аутсорс-агентство, услуги будут оказывать специалисты узкого профиля. Например, один ведет кадровый учет, другой готовит и направляет отчетность в ФНС, третий рассчитывает зарплату. Особенно это полезно, если у Вас в штате всего один бухгалтер. Само собой, он может быть мастером на все руки, но от профессионального выгорания не застрахован никто.
• Снижается риск непредвиденных ситуаций. Ваш собственный бухгалтер может заболеть, а дважды в год ему полагается отпуск. Аутсорс-компании укомплектованы достаточным количеством сотрудников – Ваши задачи с высокой долей вероятности будут выполнены в срок.
• Оперативная смена эксперта. Если Вас не удовлетворяют услуги стороннего специалиста или агентства, Вы с легкостью расторгнете договор и найдете нового поставщика услуг. Это исключает необходимость обращаться в службу занятости с целью подбора персонала.
• Оптимизация расходов. Вам не нужно перечислять в казну налоги и страховые взносы за наемных работников. Кроме того, Вы не платите выходные пособия и экономите на оборудовании рабочих мест. Имеется возможность выбрать подходящий тариф и платить только за конкретные услуги, а не за рабочее время штатного бухгалтера. Как результат – бухгалтерские услуги, с учетом аутсорсинга, обойдутся Вашему бизнесу намного дешевле, чем в рамках трудовых отношений.
• Аутсорсеры в основном – специалисты с опытом. Поэтому вероятность, что эксперт не справится с поставленной задачей, крайне мала. К тому же, если речь о крупной компании, ее ответственность обычно застрахована – убытки Вам возместят.
• Спрос рождает предложение. На рынке Вы в достаточном количестве найдете как одиночных экспертов-фрилансеров, так и профильные агентства. Это особенно важно, если услугу требуется получить «здесь и сейчас».

Как сверить данные по ЕНС с налоговой

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

Несмотря на перечисленные преимущества, далеко не каждый бизнес готов приобщить к внутренним процессам сторонних специалистов. И желание перестраховаться не выглядит безосновательным:

• Да, многие аутсорсеры – истинные профессионалы, но нельзя исключить вероятность, что за красивой вывеской или большим количеством «реальных» отзывов скрывается низкоквалифицированный специалист или вовсе мошенник. То, что Вы заключили с ним договор на оказание услуг, не освобождает Вас и Ваш бизнес от штрафов или уголовной ответственности. Поэтому важно в первую очередь обратить внимание ни на регалии эксперта или агентства, а на наличие страхования по рискам – это своеобразный маркер добросовестного аутсорсера.
• При выборе поставщика услуг также следует исходить из его репутации. «Объективные» отзывы могут оказаться купленными, а конфиденциальные данные Вашего бизнеса – в свободном доступе или у конкурентов.
• Как отметили выше, за красивым фасадом может скрываться человек без опыта. Как итог – ошибки в первичной документации. Если они будут возникать на регулярной основе, у контрагентов может сложиться мнение, что Вы – не самый надежный партнер.
• В процессе работы у аутсорсера накопится массивная база данных по Вашему бизнесу. Нет, речь не о том, что он может «слить» ее конкурентам (об этом написали выше), а о проблемах при передаче материалов Вам при расторжении договора. Например, слишком большой вес для пересылки по интернету или отсутствие необходимых каналов связи. Поэтому важно предусмотреть данные положения в договоре и проработать ситуацию заранее.
• Несмотря на то, что сторонние специалисты зачастую предоставляют возможность контролировать процесс, можно столкнуться с экспертом, который в этом откажет.

Особенности взаимодействия с одиночными специалистами

Очевидно, что главный плюс здесь – это меньшие расходы. Но и гарантий, что в самый неподходящий момент сторонний эксперт не подведет, нет. Списывать со счетов человеческий фактор нельзя: в случае с одиночным аутсорсером минусы примерно те же, что и при наличии в штате одного бухгалтера. Однако если сторонний специалист внезапно исчезнет со связи, у него наверняка останется Ваша база данных.

Как принять приглашение к ЭДО в СБИС?

Ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге: кому выгодно, а кому не подойдет

Если Вы привыкли вникать во все нюансы бизнеса, вычитывая каждый документ, лучший вариант – укомплектовать штат собственными финансистами. Также хороший аутсорсер никогда не возьмется за дело, если ему предложат работать с сомнительными схемами. Например, если Вы занимаетесь дроблением бизнеса для сохранения права на упрощенку (чего не рекомендуется делать даже в свете грядущей амнистии).

Аутсорсинг будет оптимальным решением для:

• предпринимательства или микропредприятий – малый объем учета делает наем штатного бухгалтера нерациональным;
• стартапов – аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета позволит полностью сфокусироваться на развитии бизнеса и привлечении инвестиций;
• сезонного бизнеса – содержать штатного бухгалтера в таком случай крайне невыгодно;
• крупного бизнеса – делегирование рутинных задач высвобождает время для создания и внедрения эффективных финансовых стратегий;
• зарубежных компаний – исключается необходимость разбираться в нюансах российского законодательства.

Вывод

Ведение бухгалтерского учета ООО или ИП через аутсорсинг – эффективный метод, способный как сократить налоговую базу, так и повысить качество отчетности.

В зависимости от потребностей бизнеса доступны услуги консультирования, полный или выборочный аутсорсинг, а также управление бухгалтерий.

Подходит крупным компаниям, малому бизнесу и индивидуальным предпринимателем.

Делегирование функций бухгалтерии сторонним экспертам не освобождает от налоговой, гражданской и уголовной ответственности. Следует подходить к выбору специалиста или агентства комплексно: изучить отзывы, отделив реальные от купленных, и поинтересоваться, какие компании уже пользуются услугами выбранного Вами аутсорсера.