Бухгалтерия на аутсорсинге: как выбрать оптимальное решение для Вашего бизнеса

Вне зависимости от того, какой у вас бизнес: небольшое ИП или крупная компания – вы с высокой долей вероятности содержите штатного финансиста или целый бухгалтерский отдел. Казалось бы, для ИП все намного проще, поскольку в большинстве случаев можно ограничиться одним специалистом. Но отсюда следуют риски – бухгалтер может заболеть, не выйти на работу, а уже завтра ФНС ждет вашей отчетности. У ООО ситуация может быть еще безрадостней: часть специалистов приводит документы в порядок перед камеральной проверкой, часть задействована в судьбоносной сделке, а сроки подачи отчетности стремительно приближаются. При всем этом, вне зависимости от организационно-правовой формы, вы оплачиваете трудовое время вашего бухгалтера, перечисляете в казну налоги и взносы на страховку, оборудуете рабочее место, тратитесь на подключение к учетным системам. Универсальным решением будет делегировать функции бухгалтерии сторонним экспертам – такая форма работы называется аутсорсинг. В качестве аутсорсера может выступать как профильная компания, так и одиночный специалист-фрилансер.

Содержание:

• Бухгалтерия на аутсорсинге: что это?
• Кому подойдет аутсорсинг в бухгалтерии?
• Виды бухгалтерского аутсорсинга
  • Консультирование
  • Полный аутсорсинг
  • Выборочный аутсорсинг
  • Управление бухгалтерией
• Некоторые нюансы бухгалтерского аутсорсинга
  • Попытки клиента переложить ответственность на исполнителя
  • Страхование ответственности
  • Штатный или сторонний эксперт – что лучше?
• Бухгалтерия на аутсорсинге: плюсы и минусы
  • Плюсы
  • Минусы
• На что следует обратить внимание при заключении договора
• Услуги бухгалтера на аутсорсинге: как контролировать?
• Бухгалтерия на аутсорсинге: цены
  • Несколько советов, которые помогут на старте
• Вывод: критерии выбора бухфирмы

Бухгалтерия на аутсорсинге: что это?

Если вы новичок в бизнесе, для начала целесообразно сформировать общее представление. Аутсорсинг в бухгалтерии – это, простыми словами, передача функций бухгалтера или профильного отдела стороннему исполнителю. Действие сопровождается заключением договора гражданско-правового характера – на оказание услуг.

Как тратить деньги ООО и ИП, чтобы не заблокировали счет?

Когда переход на аутсорс можно считать рациональным? Помимо вышеприведенного примера, где ваш бухгалтер заболел, а вам срочно нужен специалист для подготовки отчетности, могут возникнуть следующие проблемы:

• штатный финансист внезапно увольняется;
• ФНС из-за недоработок вашего специалиста выписала штраф или заблокировала расчетный счет вашего бизнеса;
• работники регулярно жалуются, что платежи (зарплата, отпускные, больничные) поступают с нарушением сроков;
• контрагенты не в первый раз указывают на ошибки в первичной документации;
• штатный бухгалтер не умеет взаимодействовать с контролирующими органами;
• у бухгалтера отсутствуют необходимые знания для совершения необходимых действий: от подготовки отчетности до экспертной поддержки в спорной ситуации;
• бухгалтер не намерен осваивать новые методы работы, следить за изменениями законодательства.

Вместо того чтобы искать мастера на все руки, владелец бизнеса довольно быстро поймет, что найти профи, который одинаково хорош в ключевых направлениях: финансы, налоговое право, юриспруденция – и при этом проявляет инициативу, а не формальный подход, крайне затруднительно. Намного проще обратиться в аутсорс-компанию, где есть специалисты, способные закрыть все перечисленные вопросы.

Помимо высоких стандартов в разрезе навыков и знаний бухгалтер на аутсорсинге – это еще и про возможность снизить текущие расходы на содержание штатного специалиста. В рамках трудовых отношений вы оплачиваете время сотрудника (которое недобросовестный финансист может использовать крайне нерационально), а при аутсорсе – конкретную услугу: консультирование, полный или частичный бухучет.

Кроме того, ведение бухгалтерии через аутсорсинг – отличный способ сохранить беспристрастность бухгалтерской службы в ситуации, когда у бизнеса больше одного учредителя. Это сведет на нет вероятность сговора с финансистами и обеспечит равный доступ к информации.

Если ранее вы никогда не работали со сторонними экспертами, наверняка возникнут вопросы:

• как выглядит подобное обслуживание;
• можно ли контролировать работу аутсорсера;
• получится ли наладить работу так, что удаленный специалист полностью заменит штатного;
• какие критерии использовать при выборе поставщика услуг.

Что такое сдельная система оплаты труда: виды и примеры применения

Рассмотрев базовые вопросы, перейдем к конкретике.

Кому подойдет аутсорсинг в бухгалтерии?

Здесь проще двигаться от обратного и обсудить, кому аутсорс определенно не подойдет.

Во-первых, делегировать функции бухгалтерии не получится, если руководитель бизнеса имеет склонность вникать в мельчайшие нюансы: ставит задачи лично, изучает каждый отчет до последней цифры, требует, чтобы сотрудники оставались на связи в режиме 24/7. Каким бы профессионалом ни был аутсорсер, управленческий подход «нужно было еще вчера» сведет эффективность удаленной бухгалтерии на нет.

Во-вторых, аутсорс крайне не эффективен для бизнеса со специфическими требованиями к учету. Аутсорс-компания – это грамотно налаженные процессы с использованием средств автоматизации. Брать на обслуживание бизнес, требующий «экзотического» подхода, может быть невыгодно, поскольку предполагается отвлечение ресурсов на индивидуальное ручное управление.

Когда выбираете поставщика услуг, верным решением будет поинтересоваться, на какого клиента ориентированы услуги. Например, ваш бизнес зарегистрирован в форме ООО и применяет общий налоговый режим. Следует уточнить у аутсорсера, «потянет» ли он компанию на ОСНО или же предпочитает работать с субъектами УСН.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Функции бухгалтерии могут быть переданы удаленному исполнителю полностью или частично. В некоторых ситуациях можно и вовсе сохранить штатный отдел или сотрудника, при этом обращаясь к аутсорсеру исключительно для консультирования по сложным вопросам. Функции также могут быть переданы частично. Например, вы делегируете аутсорсеру рутинные задачи (подготовка отчетности, расчет и начисление зарплаты), тогда как штатные сотрудники фокусируются на финансовом сопровождении сделок и иных стратегически важных задачах.

Далее рассмотрим основные виды обслуживания бухгалтерии на аутсорсинге.

Консультирование

Единого ответа на вопрос «кому подойдет консультирование?» нет. Это может быть как предприниматель с одним штатным бухгалтером, так и компания, содержащая целый штат финансистов. Экспертная поддержка может потребоваться в самый неожиданный момент. К примеру, вы планируете заключить договор на серьезную сумму, ваш бухгалтер в отпуске (до него не дозвониться), а некоторые условия сделки вызывают вопрос. Обратившись к аутсорсеру, помимо консультации, вы получите беспристрастный взгляд со стороны. Такие услуги могут оказываться разово или на постоянной основе – в зависимости от потребностей вашего бизнеса.

Как добавить или изменить коды ОКВЭД для ИП: пошаговая инструкция

Другой важный аспект бухгалтерского консультирования – информирование об изменениях законодательства. Например, аутсорс-фирма может осуществлять данный процесс путем рассылки подборок материалов на электронную почту. На этапе переговоров, прежде чем подписать договор на оказание услуг, не лишним будет поинтересоваться, что включают такие рассылки: детальную аналитику или сухую перепечатку из СМИ. Если второе, лучше рассмотреть другого поставщика услуг.

Также следует узнать, есть ли ограничения по консультациям. Как правило, консультации по вопросам, не требующим детальной проработки, не лимитированы по количеству или времени. Если у рассматриваемой вами аутсорс-компании иной подход (например, взимается дополнительная плата за превышение лимита), целесообразно продолжить поиски.

Полный аутсорсинг

Услуга предоставляется по принципу «все включено». Полный аутсорсинг заменяет собой бухгалтерский отдел, поскольку охватывает все ключевые направления: расчет заработной платы, формирование первички и платежных документов в клиент-банке, подготовку и сдачу отчетности.

Часто помимо стандартных обязанностей бухгалтера на аутсорсинге профильные компании готовы взять на себя и смежные задачи:

• оптимизация налогообложения в рамках применяемого налогового режима (или рекомендации по переходу на иной);
• юридическое сопровождение сделок, разработка и согласование внутренних правовых актов, проверка контрагентов;
• доработка или внедрение новых систем учета;
• внедрение электронного документооборота;
• хостинг или предоставление в аренду программ или систем для автоматизации.

Выборочный аутсорсинг

Внедрение полного аутсорсинга – это в основном решение руководителя, а инициатива внедрить выборочный чаще всего поступает от главного бухгалтера. Подобное решение обусловлено несколькими причинами:

• намерение передать на аутсорс рядовые задачи, сфокусировавшись на стратегических;
• нежелание увеличивать штат и расходовать деньги бизнеса на урегулирование сопутствующих вопросов: зарплата сотрудникам, обучение, оборудование рабочих мест;
• намерение использовать готовые технологические решения, на самостоятельное внедрение которых у бизнеса нет ресурсов;
• возможность получить квалифицированную поддержку при возникновении спорных или высокорисковых вопросов.

Что продавать на Озон новичку: топ популярных товаров 2024

Процессы, которые чаще все передают сторонним исполнителям, это:

• расчет заработной платы;
• коммунальные платежи бизнеса (аренда, электроэнергия, интернет);
• кассовый учет (актуально, если осуществляется торговля в розницу);
• обработка первички (актуально для бизнеса, часто сталкивающегося с проверками ФНС).

Управление бухгалтерией

Данная форма взаимодействия с аутсорсером противоположна предыдущей. Предполагает, что штатные сотрудники продолжают выполнять простые функции учета, а общее управление бухгалтерией осуществляет сторонний эксперт. Такой подход оптимален для малого бизнеса при высоких темпах роста и сложном бухучете – определенный «вес» уже имеется, но его пока недостаточно, чтобы заинтересовать высококлассного специалиста.

Штатная бухгалтерская служба часто сталкивается с такими проблемами:

• процессы учета не подкреплены документами или формально отражены в локальных правовых актах;
• главный бухгалтер выполняет функции контроля только в свободную минуту (которых у него немного);
• качество работы зависит от навыков, опыта, вовлеченности конкретного сотрудника.

На фоне вышеперечисленного увольнение главного бухгалтера – это катастрофа для бизнеса. Оптимальное решение – обратиться в профильную компанию за услугами аутсорсера, который будет управлять бухгалтерскими процессами: человеческий фактор сводится к минимуму, поскольку даже если аутсорс-специалист будет вынужден взять больничный, вам предоставят другого профи – не менее квалифицированного.

В небольших аутсорс-компаниях главный бухгалтер выполняет все задачи самостоятельно, тогда как в крупных предусмотрено разделение задач. «Конвейерный» подход обеспечивает стабильное качество работы на всех этапах и снижает стоимость услуг, поскольку менее квалифицированные задачи выполняется не главбухом, услуги которого обойдутся дороже.

Важно отметить, что аутсорс бухучета не всегда подразумевает удаленную работу команды. Разделение труда позволяет разместить часть аутсорсеров, действующих по стандартам бухфирмы, в офисе клиента. Такой подход может быть крайне удобен для обработки первички, когда проще открыть доступ к базе, чем передавать большие массивы необработанной документации.

Маркетплейс: что это такое простыми словами?

Некоторые нюансы бухгалтерского аутсорсинга

Попытки клиента переложить ответственность на исполнителя

Иногда руководители бизнеса рассматривают аутсорсинг как способ снять с себя ответственность за ведение бухучета. Например, может возникнуть ошибочное представление, что если отчетность подписывает представитель аутсорс-компании по доверенности, ответственность с клиента снимается автоматически. Увы, ответственность в ООО несут должностные лица – гендиректор и главбух, а в случае ИП – непосредственно предприниматель.

Страхование ответственности

Если с делегированием ответственности все предельно понятно, рассмотрим другой аспект – возмещение ущерба. Если досадную оплошность, нанесшую материальный вред бизнесу, допустил штатный сотрудник, трудовое законодательство и суд с высокой вероятностью будут на его стороне.

Однако правоотношения с аутсорсером регулируются гражданско-правовым договором – ГК РФ содержит гораздо больше способов привлечь недобросовестного исполнителя к ответственности.

К тому же, аутсорс-компания, которая дорожит репутаций, со 100% вероятностью страхует профессиональную ответственность: спор о причинении ущерба, скорее всего, будет урегулирован в досудебном порядке.

Штатный или сторонний эксперт – что лучше?

Владелец бизнеса самостоятельно отвечает на этот вопрос, исходя из масштабов и сферы хозяйственной деятельности, применяемого налогового режима, количества наемных работников.

Например, субъекты ОСНО уплачивают все виды налогов: НДС, НДФЛ, на прибыль и имущество – и подают соответствующее количество отчетности в ФНС и СФР. Услуги аутсорсера позволят устраниться от самостоятельного решения данных вопросов и сфокусироваться на развитии бизнеса.

С другой стороны, если вы – ИП на упрощенке, это также не исключает необходимость грамотно применять ставки 6% или 15% и подавать отчетность – без должных знаний могут возникнуть трудности. Вряд ли вы будете содержать целый штат финансистов, а с одним бухгалтером риск пострадать от человеческого фактора повышается.

Бухгалтерия на аутсорсинге: плюсы и минусы

Переход с УСН на ОСНО: налоги, процедура и нюансы

В данном разделе рассматриваем преимущества и недостатки работы с аутсорс-компаниями. Не фокусируем внимание на специалистах-одиночках (фрилансерах), поскольку минусы и так очевидны: все тот же человеческий фактор, минимальные гарантии, отсутствие серьезной ресурсной базы.

Плюсы

• Если аутсорсинг ограничивается привлечением одного специалиста (например, для консультаций или рутинных задач), в случае его болезни или иных непредвиденных обстоятельств компания предоставит вам другого профессионала.
• Бухгалтерские фирмы подходят к формированию штата комплексно: привлекаются специалисты с опытом работы, а навыки подтверждаются устным собеседованием и письменным тестированием.
• Услуги предоставляются не только в рамках бухучета, но по иным критически важным направлениям: налоговое право, юриспруденция, маркетинг. Иными словами, если задаться целью, то можно сэкономить на содержании нескольких служб.
• Ваша задача – найти добросовестного поставщика. Это значит, что не нужно обращаться в службу занятости для подбора квалифицированного персонала, проводить собеседования и стажировки.
• Поскольку бухфирма несет ответственность не только имиджем, но и рублем, вы можете не волноваться за качество услуг.
• Вы оплачиваете не рабочее время, а конкретные услуги. Особенно актуален такой подход, если бизнес сезонный: оплачивать аутсорс услуги все 12 месяцев не обязательно – с трудовыми отношениями так не сработает.

Минусы

• Любой ущерб казне, нанесенный по вине аутсорсера, ложится на ваши плечи. Прежде чем заключать договор с поставщиком услуг, убедитесь, что у него оформлено страхование рисков: вашей ответственности это не исключает, но финансовые издержки будут покрыты.
• Красиво оформленная реклама или сайт – далеко не показатель качества. В разделе «о компании» могут быть детально описаны «регалии»: опыт работы, верхние позиции в рейтингах, поддержка 24/7, отзывы клиентов – в первую очередь это говорит о том, что компания не пожалела денег на оплату услуг копирайтера. Ваша цель – убедиться в правдивости заявленного качества. Начать можно с ЕГРЮЛ/ЕГРИП, проверив, что поставщик имеет соответствующие коды ОКВЭД. Также можно изучить судебную историю бухфирмы, упоминания в рейтингах на профильных ресурсах, отзывы клиентов.
• Никогда не следует забывать о риске столкнуться с мошенниками или поставщиками услуг, не уделяющими должного внимания подбору работников. Конфиденциальные данные вашего бизнеса могут оказаться в свободном доступе или у конкурентов.

ИП на ОСНО: какую отчетность сдает и какие налоги платит?

На что следует обратить внимание при заключении договора

Прежде чем доверить сторонним экспертам вашу бухгалтерию, важно детально изучить договор на оказание услуг. Стандартный договор включает следующие положения:

• стоимость и сроки оказания услуг;
• порядок оплаты;
• действия сторон в случае форс-мажора;
• права, обязанности и ответственность сторон;
• порядок действий при расторжении договора.

Однако нас интересует не формальная сторона документа, а конкретные условия. В первую очередь следует обратить внимание на лимиты по ответственности. К примеру, в договоре указано, что исполнитель несет ответственность в течение 12 месяцев с момента совершения действия. Добросовестный поставщик предложит расширенный лимит – не менее трех лет. Почему три года? Все просто: при камеральной проверке ФНС изучает финансовую деятельность компании или предпринимателя за три предыдущих финансовых года. Если какое-либо действие аутсорсера за этот период привело к штрафу или иному виду ответственности, ваши незапланированные расходы будут возмещены.

Другой важный критерий при переводе на аутсорсинг бухгалтерии – это наличие у бухфирмы действующего полиса страхования ответственности. В договоре можно прописать что угодно – важно убедиться, что условие о возмещении ущерба имеет под собой юридическую основу.

Также гарантией того, что поставщик не относится формально к исполнению обязанностей, можно считать наличие приложений к договору – регламента или правил оказания услуг, где детально отражены все схемы работы.

Для более объективной оценки поставщика услуг обращайте внимание не на отзывы со сторонних платформ, а на рекомендательные письма, размещенные на сайтах бухгалтерских компаний. Однако здесь важно учитывать, что такие документы иногда – дело рук копирайтера. Больше всего доверия вызывают отзывы, оформленные на официальных бланках с печатью и живой подписью. Никто не запрещает уточнить у довольного клиента, действительно ли он составлял такой документ.

Услуги бухгалтера на аутсорсинге: как контролировать?

Вы передаете функции бухучета и смежные процессы стороннему исполнителю, однако принцип «с глаз долой – из сердца вон» применяется далеко не всегда.

Для того чтобы клиент имел возможность проверить, на какой стадии пребывают те или иные задачи, добросовестные бухфирмы предоставляют доступ к своим системам учета. Другой способ, не требующий от клиента навыков использования специализированного ПО, – это создание личного кабинета клиента. При этом доступ может осуществляться как через сайт поставщика услуг, так и через мобильное приложение.

Бухгалтерия на аутсорсинге: цены

Единого прайса на рынке услуг нет. Ценник формируют разные критерии: от объема первички до выручки бизнеса – поэтому финальная цифра может существенно отличаться от заявленной.

Основные показатели, влияющие на ценообразование, это:

• объем первичных документов;
• количество операций;
• фактическое время работы специалиста;
• выручка бизнеса клиента.

Оптимальный вариант – когда бухфирма еще на старте обозначает политику ценообразования и детально разъясняет ее клиенту. Это критически важно, поскольку, например, обратившись в несколько компаний с вопросом «сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии на УСН?», вы получите совершенно разный набор опций. Часть из них может быть попросту не нужна.

Другой важный момент – текущее состояние вашего бизнеса. Например, компания зарегистрирована всего полгода назад, но уже набирает обороты: еще два-три месяца и лимиты УСН будут превышены – придется переходить на ОСНО. Опытный аутсорсер обязательно учтет данный нюанс, прежде чем озвучить финальный ценник.

Среди прочих показателей, определяющих стоимость услуг, можно выделить:

• применяемый налоговый режим;
• количество штатных сотрудников;
• виды и формы подаваемой отчетности;
• наличие споров с контролирующими органами.

Несколько советов, которые помогут на старте

• Предоставляйте полный объем информации на вопросы аутсорсера, поступающие перед заключением договора: чем больше деталей, тем точнее предложение и меньше сюрпризов.
• Учитывайте среднюю зарплату специалистов: очевидно, что управление бухгалтерий стоит дороже, чем рядовое сопровождение на упрощенке. Оцените, сколько трудочасов заложено в предложении, чтобы не попасться на «выгодный» ценник.
• Передача бухгалтерии на аутсорсинг – это длительное партнерство. Верное решение – предварительно встретиться с командой и оценить потенциал для комфортного и взаимовыгодного сотрудничества.

Налоговый и бухгалтерский учет на производственном предприятии

Вывод: критерии выбора бухфирмы

Разобравшись, как работает аутсорсинг бухгалтерии, как формируется ценник на услуги, какие есть плюсы и минусы, не лишним будет взглянуть на критерии выбора поставщика услуг:

• Как долго компания представлена на рынке, каким штатом располагает. Если менее 7-10 лет, а количество работников менее 50, это говорит о том, что у бухфирмы попросту недостаточно опыта по отладке технологических процессов, и она не способна обеспечить взаимозаменяемость кадров.
• Имеются ли регламенты и правила работы с клиентами. Как правило, выступают приложением к договору на оказание услуг. Эти документы – свидетельство того, что компания предъявляет высокие требования к качеству своей работы и следует установленным стандартам.
• Как осуществляется контроль качества и обеспечивается сохранность документов. Прежде чем заключать договор, поинтересуйтесь и попросите продемонстрировать, какие технические средства имеются у бухфирмы для соответствия заявленным высоким стандартам.
• Имеется ли полис страхования ответственности. Если имеется – это зеленый маркер: поставщик услуг дорожит деловой репутацией и обеспечивает финансовую защищенность клиента.
• Кого обслуживает бухфирма. Поинтересуйтесь у партнеров или контрагентов, не пользовались ли они услугами выбранного вами аутсорсера. Обратитесь к довольным клиентам, попросите предоставить отзыв на официальном бланке с подписью и печатью.

Выбор компании для аутсорсинга бухгалтерии – это комплексный вопрос, включающий цену услуг, добросовестность поставщика и специфику вашей сферы деятельности. Изучив наш материал, вы еще на старте сможете отсеять тех, кто выдает себя за профессионалов, от специалистов с многолетним опытом и стремлением помочь вашему бизнесу.