Приходный кассовый ордер (ПКО): как заполнить в 2026 году
Любая прибыль, поступающая в компанию, должна быть зарегистрирована. Для этого оформляется приходный кассовый ордер (ПКО). В каких конкретно ситуациях его нужно выписывать и какой бланк следует применять – разбираем.
Содержание:
- Общие сведения
- Заполнение приходного кассового ордера
- Хранение и ведение учета ПКО
- Каких последствий ожидать, если ПКО не был оформлен
- Вывод
Общие сведения
ПКО (в обиходе известный как «приходник») – документ первичного учета, оформляемый при поступлении средств в кассу компании. ИП не обязаны составлять ПКО, но могут делать это на свое усмотрение.
ПКО необходимо выписывать, если средства:
- были изъяты из терминала или кассы магазина и внесены в центральную кассу компании;
- были сняты с расчетного счета для выплаты зарплаты;
- поступили от участника ООО как финансовая помощь;
- поступили от контрагента вследствие переплаты ему;
- поступили от работника, т.к. ранее были выданы ему под отчет.
ПКО не нужно составлять, если при расчетах наличными бизнес обязан использовать онлайн-кассу. В таком случае на каждое поступление выдается чек, а общая выручка за смену отражается единым ордером. Также ПКО не требуется, если осуществляется размен купюр или монет одного номинала на другой.
Заполнение приходного кассового ордера
Как и для другой первички, для ПКО есть унифицированная форма – КО-1. Проще говоря, вы не обязаны применять бланк, приведенный в постановлении Госкомстата РФ. Можно разработать собственный, но в строгом соответствии с требованиями к первичке, которые можно найти в статье 9 ФЗ-402. Однако форма КО-1 способна закрыть все потребности бизнеса, который оформляет приходные кассовые ордеры. Порядок заполнения будем рассматривать именно на ее примере.
Состоит она из двух частей:
- Левая. Это и есть сам ордер. После заполнения остается в кассе компании.
- Правая. Квитанция к приходному кассовому ордеру. После заполнения передается тому, кто внес деньги, и выступает подтверждением их поступления.
С заполнением правой части проблем у вас возникнуть не должно, поскольку вся информация в нее дублируется из левой. А вот наполнение левой части обсудим подробнее.
В верхней части ордера указывается наименование компании и, если применимо, структурного подразделения. Под наименованием есть поля для указания номера и даты оформления ПКО.
В строке «Принято от», как можно догадаться, указывается, от кого поступили средства. Следом за ней – строка «Основание». Здесь раскрывается конкретная операция. К примеру, «Возврат неизрасходованной подотчетной суммы».
Строка «В том числе» нужна для отражения суммы НДС. Если операция является необлагаемой, указывается «Без НДС» или ставится прочерк «-».
В строке «Приложения» необходимо детализировать реквизиты документов, прилагаемых к ПКО. Например, «Авансовый отчет от … № …».
Печать или штамп на приходном кассовом ордере не ставятся – только на квитанции. В законе нет четкой позиции, какая именно печать должна быть на квитанции, поэтому можно смело использовать печать организации. Также не будет ошибкой, если поставите печать бухгалтерии с обозначением «Получено».
ПКО оформляется на бумаге или в электронном виде. В случае если допустили ошибку, какие-либо исправляющие записи вносить нельзя. Ордер с ошибкой подлежит уничтожению – вместо него оформляется новый документ с корректными данными.
Если в 2026 году вы ищете актуальный образец заполнения ПКО, мы упростили вам задачу. Скачайте заполненный бланк, отредактируйте под ваши цели (не забудьте указать соответствующую проводку) и запускайте в работу.
Хранение и ведение учета ПКО
Первичка хранится пять лет, и ПКО – не исключение. Если срок хранения подходит к концу, но по конкретному ордеру возникли разногласия, хранение должно осуществляться до тех пор, пока суд не примет решение по делу.
Для ведения учета используется два отдельных документа.
Первый – кассовая книга, ведение которой можно осуществлять по форме КО-4 или по бланку, разработанному самостоятельно с соблюдением требований к первичке. В конце дня книга распечатывается в двух экземплярах. Один остается на хранении у кассира, второй передается бухгалтеру с приложением всех составленных за день ПКО.
Второй – журнал регистрации приходных кассовых ордеров по форме КО-3. В отличие от кассовой книги, ведение журнала является опциональным, в том числе для компаний.
Каких последствий ожидать, если ПКО не был оформлен
За несоблюдение кассовой дисциплины КоАП РФ предусматривает штраф:
- для руководителя или главного бухгалтера – 4-5 тыс. руб.;
- для малых компаний – 20-25 тыс. руб.;
- для остальных организаций – 40-50 тыс. руб.
Санкция может быть применена в течение 60 дней со дня, когда средства поступили в кассу, но не были оприходованы. По истечении указанного времени штрафа можно не опасаться, но рано или поздно везение может закончиться.
Вывод
ПКО – первичный кассовый документ, обязательный к оформлению организациями при поступлении средств в кассу. Как видим, его заполнение – достаточно простая процедура. Бланк содержит минимум данных: при работе с документом всегда проверяйте корректность вносимых в него сведений, а также убедитесь, что данные левой и правой части ПКО совпадают.