Как принимать оплату наличными от физлиц, чтобы избежать проблем с налоговой

Несмотря на то, что сегодня большое распространение получили онлайн-платежи, многие клиенты предпочитают расплачиваться наличными. При получении таких платежей физическим предпринимателям и юридическим лицам следует придерживаться установленных норм законодательства. Например, осуществлять проводку через контрольно-кассовую технику. Рассмотрим, как принимать оплату наличными, какие закрывающие документы следует выдавать, а также взглянем на особенности получения оплаты самозанятыми.

Содержание:

• Кто имеет право принимать оплату наличными?
• Как принимать оплату в рамках закона?
• Какие документы необходимо предоставлять клиентам при приеме наличных?
• Как пополнить расчетный счет и необходимо ли это делать?

Кто имеет право принимать оплату наличными?

Здесь все просто – оплату наличными могут получить юрлица, физлица (ИП) и самозанятые. В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2005 года № 54-ФЗ предприниматели и юрлица при приеме платежей обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ).

Исключения, при которых компания или ИП вправе не внедрять ККТ:

1. Если сфера бизнеса – торговля печатной продукцией (газетами, журналами), ремонт обуви, уход за детьми или престарелыми. С полным перечнем исключений можно ознакомиться на сайт ФНС.
2. Применяется патентная система налогообложения.
3. Компания или предприниматель осуществляют деятельность в труднодоступной местности.
4. Бизнесмен платит налог на профессиональный доход (НПД). Другими словами, зарегистрирован в качестве самозанятого (СЗ).
5. Работа ведется по агентскому договору.
6. Взаимодействие происходит исключительно с компаниями/ИП, осуществляющими платежи на расчетный счет.

Если юрлицо или предприниматель осуществляют иные виды деятельности, применение ККТ – обязательно. Законодательством РФ за невыполнение требования предусмотрены штрафы. Для ИП – в размере 25-50% от прибыли, полученной за период, когда ККТ не применялась. Для юридических лиц минимальный размер штрафа составляет 30 000 рублей.

При повторном нарушении, если доход превышает 1 млн рублей, помимо штрафа может быть применена другая санкция – приостановка деятельности на 90 дней.

Что продавать на Wildberries в 2024 году: советы по поиску ниши и выбору товаров

Также законодательство предусматривает ответственность за несоответствие используемой ККТ и выдаваемых чеков требованиям Федерального закона № 54-ФЗ. В таких случаях ИП платят штраф в размере от 1 500 до 3 000 рублей, компании – от 5 000 до 10 000.

Аналогичные штрафы предусмотрены за нарушение срока представления или непредставление в налоговую фискального накопителя (ФН) – чипа для записи и хранения данных о расчетах, используемого в ККТ.

Как принимать оплату самозанятым? Для СЗ использование ККТ не требуется. Они вправе принимать платежи наличными или онлайн. Для формирования отчетности используется приложение ФНС «Мой налог». После выполнения услуги СЗ посредством приложения формирует счет, после получения оплаты – чек.

Однако есть несколько ситуаций, при которых самозанятому все же потребуется ККТ:

• годовой доход превысил 2,4 млн рублей;
• имеется необходимость перехода с НПД на иную систему налогообложения – в таком случае СЗ следует перейти на другую форму ведения деятельности, например, ИП.

Как принимать оплату в рамках закона?

Далее рассмотрим основные способы получения оплаты наличными.

В офисе или торговой точке

Наиболее распространенная ситуация. Клиент покупает товар или получает услугу и производит оплату на месте. Для приема таких платежей бизнесмену потребуется:

1. Приобрести ККТ и ФН.
2. Выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Перечень операторов можно найти на сайте ФНС.
3. Зарегистрировать ККТ в налоговой. Потребуется наличие ККТ, ФН, договор с оператором и квалифицированная электронная подпись. Получить услугу можно в личном кабинете ФНС или при посещении отделения налоговой.
4. После регистрации ККТ в течение одного дня осуществить фискализацию – ввести в кассу регистрационный номер.
5. Направить в ФНС отчет о завершении регистрации ККТ.

После получения ответа из налоговой о том, что отчет принят, бизнесмен вправе выдавать фискальные документы.

На банковскую карту

ИП вправе получить наличные на личную карту, однако при этом требуется обналичить их и перевести на расчетный счет. Юридические лица таким способом воспользоваться не могут.

В каком банке выгоднее открыть счет ИП и ООО: рейтинг ТОП-7 лучших банков

Если предприниматель получает оплату в стационарной точке торговли, ему необходимо подключить эквайринг – так он сможет принять оплату через терминал. При наличии курьерской службы доставки дополнительно используются переносные терминалы.

Когда применяется оплата через сайт, бизнесмену потребуется интернет-эквайринг. Так он сможет принять оплату по QR-коду или посредством электронных кошельков.

Кроме того, крупные российские банки предлагают удобную опцию для бизнеса – возможность принимать оплату через телефон. Например, мобильное приложение от Т-Банк или приложение «Мобильный кассир» от Эвотора.

На расчетный счет

Стандартная схема, при которой компания или предприниматель выдает клиенту квитанцию или платежное поручение для оплаты в банке или через банковское приложение. В течение одного дня после зачисления платежа продавец обязан выдать клиенту чек.

Какие документы необходимо предоставлять клиентам при приеме наличных?

Согласно требованиям 54-ФЗ, продавец обязан выдать покупателю кассовый чек на бумажном носителе или в электронном виде.

Если осуществляется оплата наличными, через терминал или QR-код, чек необходимо выдать сразу. По общей норме закона выдается бумажный чек, однако, если клиент выразил соответствующее желание, чек может быть направлен на его телефон или электронную почту.

При оплате на расчетный счет чек выдается в течение одного дня после поступления оплаты. Можно выдать как бумажный чек, так и направить его в электронном виде – на усмотрение покупателя.

Когда применяются автоматизированные онлайн-кассы, чек формируется автоматически и направляется на e-mail клиента.

Как пополнить расчетный счет и необходимо ли это делать?

После получения наличных средств имеется две опции.

Можно оставить их в кассе. Однако при этом обязательно следует учитывать, что юридические лица (за исключением субъектов малого бизнеса) обязаны устанавливать кассовый лимит. При превышении лимита предприниматель заплатит штраф. КоАП РФ предусматривает штрафные санкции в объеме от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 40 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Как принять приглашение к ЭДО в СБИС?

Внести средства на расчетный счет. При этом можно воспользоваться кассой банка, банкоматом или, если ИП осуществляет перевод средств с личного счета на расчетный, мобильным приложением или личным кабинетом банка.