Что такое счет-фактура простыми словами: когда выставляется и для чего используется

До 2025 года единственными плательщиками НДС являлись субъекты общего налогового режима. С 1 января текущего года платить НДС обязаны и упрощенцы, чей доход за прошлый год превысил 60 млн рублей. В налоговом законодательстве все просто: если платишь НДС – выставляешь счет-фактуру (СФ). Само собой, есть некоторые нюансы, но идея ясна – количество плательщиков НДС увеличилось. Это значит, что самое время взглянуть в подробностях на все нюансы оформления СФ, не исключая даже наиболее базовые, такие как правильность написания.

Содержание:

• Юридические основы
• Она или он?
• Как склоняется термин?
• Обстоятельства, когда СФ не оформляется
• Для кого оформление СФ является обязательным?
• Виды СФ
• Когда выставляется счет-фактура?
• Кто подписывает счет фактуру?
• Требуется ли ставить печать на СФ?
• Где взять бланк?
• Чем отличается счет на оплату от счета-фактуры?
• Счет-фактура – это первичный документ или нет?
• Счет-фактура без НДС
• Часто задаваемые вопросы

Юридические основы

Понятие содержится в статье 169 НК РФ. Согласно норме закона СФ – это документ, служащий основанием для принятия покупателем сумм НДС к вычету.

СФ оформляется в электронном или бумажном виде. В «цифре» он оформляется, когда обе стороны согласны и у них имеется соответствующая техническая база, обеспечивающая совместимость. Иначе говоря, у вас и вашего контрагента установлено одинаковое или сходное по функционалу ПО (например, «1С:Предприятие» с подключенным модулем ЭДО).

Она или он?

Этот тему нельзя обходить стороной, поскольку некоторые финансисты, в особенности – неопытные, не знают, какой у счета-фактуры род: мужской или женский. Ответ однозначный: СФ – мужского рода, а склоняются в этом термине обе части. Отсюда вытекает другой базовый, но от этого не менее важный вопрос.

Как склоняется термин?

Да, этот нюанс относится к грамматике, но фактическая грамотность для бухгалтера не менее важна, чем финансовая. Большой объем ошибок (как в цифрах, так и при указании наименований документов) может привести к тому, что ваш бизнес лишится львиной доли деловой репутации. Итак, у счета-фактуры при склонении изменяются обе части. Например, «счету-фактуре», «счетам-фактурам».

Как сверить данные по ЕНС с налоговой

Разобравшись с базовой теорией, вернемся к рассмотрению СФ в разрезе применения документа по назначению.

Обстоятельства, когда СФ не оформляется

Иногда сделка подтверждается иными документами, к примеру, первичкой – счетом на оплату или накладной. Вот основные ситуации:

• сделка не облагается НДС (перечень операций, не учитываемых для налогообложения, приведен в статье 149 Налогового кодекса РФ);
• товар продается физическим лицам в розницу за наличку;
• продавец и покупатель являются субъектами специальных систем налогообложения – упрощенки, единого сельскохозяйственного налога, патента;
• юрлицо передает продукцию своему работнику на безвозмездной основе;
• на запланированную поставку получена предоплата.

По последнему пункту необходимо уточнить, что рассматриваются те сделки, производство запланированного к поставке товара по которым не превышает шесть месяцев, а также – если покупатель не платит НДС, продукция направляется на экспорт или сделка предполагает нулевую ставку по НДС.

Для кого оформление СФ является обязательным?

Для продавца – юридического лица или предпринимателя, использующего:

• ОСНО – за исключением операций, не учитываемых для целей налогообложения и перечисленных в статье 149 НК РФ;
• ОСНО – в сочетании с иным системами налогообложения;
• упрощенку.

Напомним, что налоговая реформа 2024-2025 не сделала из упрощенцев плательщиков НДС по умолчанию. Обязанность перечислять в бюджет данный налог возникает в двух случаях:

• доход за 2024 год перешагнул отметку в 60 000 000 рублей;
• доход в течение или по итогам 2025 года (или последующих периодов) превысил указанный лимит.

С одной стороны, больше налогов – больше расходов, что снижает чистую прибыль. С другой стороны, упрощенцам теперь проще находить контрагентов из числа плательщиков НДС.

Виды СФ

Существует четыре вида:

• обычный (официально называется просто «счет-фактура») – оформляется после передачи товара покупателю;
• авансовый – оформляется при зачислении предоплаты, но не подтверждает факт передачи;
• корректировочный – оформляется, если в процессе сделки изменились цена или объем поставляемой продукции (иначе говоря, стороны согласны с подобными изменениями и намерены закрепить обновленные условия документально);
• исправительный – необходимость оформить данную разновидность СФ появляется, если в изначальном СФ были допущены ошибки (не путать с корректировочным).

Рекордсменка НФЛ Николь Линн заключила новый гигантский контракт для Джейлена Хертса

Когда выставляется счет-фактура?

До истечения пяти календарных дней после отгрузки продукции. Авансовый СФ выставляется в аналогичный срок, но исчисление срока начинается после внесения предоплаты.

Кто подписывает счет фактуру?

От имени юрлиц – руководитель и главбух либо другие лица, наделенные соответствующими полномочиями, доверенностью юрлица или нотариальной доверенностью.

ИП подписывает СФ самостоятельно или это делает за него представитель на основании доверенности.

Требуется ли ставить печать на СФ?

Законодательство не обязывает, но и не запрещает ставить печать на СФ. Ее наличие или отсутствие никоим образом не влияет на возможность получить налоговый вычет. Иначе обстоят дела с подписью – при ее отсутствии СФ не имеет юридической силы. Также, если СФ выставляется в «цифре», важно помнить, что полной юридической силой обладает только квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Где взять бланк?

Форма СФ утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Все необходимое для оформления счета-фактуры, включая образец в формате Excel, рекомендации по заполнению и другие полезные материалы можно найти в подборке КонсультантПлюс.

Чем отличается счет на оплату от счета-фактуры?

При рассмотрении двух похожих по названию, но не по сути документов, разница состоит в том, что СФ применяется для налогового вычета и имеет утвержденную форму. Счет на оплату оформляется в свободной форме и представляет собой скорее предложение продавца внести оплату.

Кроме того, для выставления СФ предусмотрен четкий срок – до истечения пяти календарных дней с момента отгрузки или поступления предоплаты. Счет на оплату выставляется в любой удобный для продавца срок: для получения денег авансом или после отгрузки.

Счет-фактура – это первичный документ или нет?

Понятие «документы первичного учета» содержит статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичка отражает факты хозяйственной жизни и включает такие реквизиты:

• название и дата оформления документа;
• название юрлица или ФИО предпринимателя, составивших документ;
• содержание факта хозяйственной жизни (предмет сделки);
• денежное и / или количественное выражение факта хозяйственной жизни;
• должности и подписи лиц – представителей сторон сделки.

Что продавать на Озон новичку: топ популярных товаров 2024

На первый взгляд СФ соответствует перечисленным признакам, поскольку содержит описание товара (работ или услуг), единицу измерения, количество, цены за единицу и общую стоимость. Но следует принять во внимание, что пункт 1 статьи 169 НК РФ рассматривает СФ в качестве основания для принятия к вычету НДС. Из данной нормы следует, что СФ не подтверждает сделку, соответственно, к первичке не относится.

Счет-фактура без НДС

Тот самый нюанс, упомянутый в начале. Положение первого абзаца пункта 1 статьи 145 Налогового кодекса РФ гласит, что юрлица и предприниматели на ОСНО с доходом за последние три месяца, не превышающим 2 000 000 рублей, освобождаются от необходимости уплачивать НДС, но при этом оформлять СФ все еще требуется. Исходя из нормы пункта 5 статьи 168 Налогового кодекса РФ, СФ в подобной ситуации выставляется с отметкой «Без налога (НДС)».

Часто задаваемые вопросы

Счет-фактура – что это такое?

Такой вопрос будет актуальным для субъекта УСН, чей доход превысил 60 000 000 рублей. СФ – это документ, выставляемый продавцом покупателю и используемый для налогового вычета.

Счет фактура: для чего он нужен?

В целях подтверждения операций, связанных с передачей товара (выполнением работ или оказанием услуг), но в первую очередь – для возможности покупателя принять к вычету НДС.

Какие предусмотрены временные рамки для оформления СФ?

Пять календарных дней после передачи товара (выполнения работ или оказания услуг) или поступления предоплаты.

Ставится ли печать на счете-фактуре?

Печать – необязательный реквизит, но без подписи СФ не имеет юридической силы.

Чем отличается СФ от счета на оплату?

СФ служит подтверждением передачи товара покупателю, применяется для налогового вычета, оформляется в соответствии с утвержденной формой в четкие временные рамки. Счет на оплату выставляется в свободной форме в удобное время и представляет собой предложение продавца внести оплату.

Какого рода счет-фактура?

Мужского.

Какая часть наименования документа склоняется?

Обе части.