Счет-фактура и товарная накладная: в чем разница?

Счет-фактура и товарная накладная – одни из главных документов в процессе торговли и бухучете. На первый взгляд они выполняют схожие функции, но на деле не взаимозаменяемы и оформляются по разным формам.

Содержание:

• Счет-фактура (СФ)
• Товарная накладная (ТН)
• В чем отличие счета-фактуры от товарной накладной: итог
• Распространенные вопросы
  • Если есть товарная накладная, нужен ли счет-фактура?
  • Может ли быть товарная накладная и счет-фактура разными датами?
  • Может ли счет-фактура быть выставлен раньше товарной накладной?
  • Срок хранения товарных накладных и счетов-фактур в организации
  • Можно ли оформить один счет-фактуру на несколько товарных накладных?
  • Можно ли объединить товарную накладную и счет-фактуру в один документ?

Счет-фактура (СФ)

Юридическая норма, приведенная в статье 169 Налогового кодекса РФ, говорит о том, что счет-фактура служит документом, подтверждающим реализацию продукции или оказание услуг. Также СФ используется для вычета покупателем сумм НДС. Оформляется поставщиком не только после реализации (отгрузки), но и при поступлении авансового платежа. При выставлении необходимо соблюдать сроки – до истечения пяти рабочих дней после отгрузки или перечисления авансового платежа.

Форма счета-фактуры приведена в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2012 г. № 1137.

СФ детально отражает транзакции между сторонами сделки, а также выступает основой для вычета налога на добавленную стоимость и проведения бухгалтерских операций.

Товарная накладная (ТН)

Оформляется при отгрузке и выступает подтверждением передачи товаров от поставщика покупателю.

Унифицированная форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132. В отличие от СФ форму товарной накладной, отличную от унифицированной, разрешается подготовить своими силами и утвердить локальным правовым актом организации. Следует учитывать, что в ТН обязательно требуется включить реквизиты, обозначенные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и являющиеся обязательными для любого первичного учетного документа.

Как продавать на Озон самозанятым: пошаговая инструкция

ТН удостоверяет факт передачи продукции и обеспечивает контроль над движением товарно-материальных ценностей.

В чем отличие счета-фактуры от товарной накладной: итог

СФ выставляют на оплату продукции, работ или услуг, а сам счет применяется для исчисления НДС. ТОРГ-12 – исключительно на отгрузку продукции, поскольку услуги и работы принимаются соответствующими актами.

Распространенные вопросы

Если есть товарная накладная, нужен ли счет-фактура?

СФ выставляется в любом случае, если речь идет о компаниях или предпринимателях, являющихся плательщиками НДС на основной системе налогообложения. Бизнес, реализующий продукцию населению (розничные продавцы), не оформляет СФ, так как выдает чеки. СФ также не выставляют субъекты налоговых спецрежимов, в том числе упрощенной системы налогообложения (УСН) и патентной (ПСН).

Может ли быть товарная накладная и счет-фактура разными датами?

Исходя из пункта 3 статьи 168 НК РФ, допускается выставление счета-фактуры позже даты отгрузки, однако не более чем через пять календарных дней.

Может ли счет-фактура быть выставлен раньше товарной накладной?

Да, если покупатель перечислил авансовый платеж. Во всех остальных случаях это запрещено.

Срок хранения товарных накладных и счетов-фактур в организации

Для обоих типов документов он одинаков. Согласно приказу Росархива от 20 декабря 2012 г. № 236 срок хранения составляет пять лет – как для бумажных, так и для электронных документов.

Можно ли оформить один счет-фактуру на несколько товарных накладных?

На практике к одной ТОРГ-12 выставляют один СФ. Это позволяет конкретизировать, к какой отгрузке продукции относится СФ. Тем не менее если компании удобно оформлять один счет-фактуру на несколько отгрузок, закон это не запрещает. Важно соблюдать срок – не позднее пяти дней после подписания ТН.

Можно ли объединить товарную накладную и счет-фактуру в один документ?

Да, в рамках универсального передаточного документа (УПД). Шаблон и инструкции по заполнению можно найти по этой ссылке.