УПД и счет-фактура: в чем разница?
У новичка в сфере торговли может возникнуть вопрос: счет-фактура и УПД – это одно и то же или нет? Скажем сразу – это два разных документа, но если речь об общем налоговом режиме (ОСН), УПД может заменить счет-фактуру (СФ) и товарную накладную (ТН). Субъекты упрощенного налогового режима СФ не оформляют, поэтому могут применять УПД исключительно в качестве заметы ТН.
Содержание:
- УПД: обзор и условия применения
- Счет-фактура: основные понятия и порядок оформления
- Чем отличается УПД от счета-фактуры: вывод
УПД: обзор и условия применения
Полное название – универсальный передаточный документ. Включает все реквизиты, присущие счету-фактуре и первичным документам учета: товарной накладной (ТОРГ-12), актам выполненных работ / оказанных услуг.
УПД используется в обязательном порядке, если предмет сделки – продукция, подлежащая прослеживанию согласно законодательству РФ, а поставщик использует специальный налоговый режим. В таком случае УПД оформляется в электронном виде. Кроме того, для субъектов спецрежимов УПД может заменить только товарную накладную (ТОРГ-12), поскольку СФ они не выставляют.
Для субъектов ОСН УПД – это товарная накладная и счет-фактура, объединенные в одном документе.
Кто вправе использовать
Юридические лица и индивидуальные предприниматели. Для начала применения необходимо прописать возможность использования УПД во внутренних документах и утвердить шаблон документ локальным правовым актом (или применить форму УПД, предложенную ФНС).
При оформлении сделки в договор необходимо в обязательном порядке внести положение о том, что применяется УПД. Если в договоре указаны СФ и ТН, оформить УПД не получится – для составления документа первичного учета потребуется заключить соответствующее дополнительное соглашение об изменении условий.
Кому подходит
Юрлицам и предпринимателям, намеренным оптимизировать учет и хранение документов первички. На основании УПД, подготовленного продавцом, покупатель осуществляет основные операции: оприходование партий товаров, сырья или основных средств – а также предъявляет к вычету НДС.
Следует учитывать, что УПД допускается оформлять для сопровождения не всех операций. Исчерпывающий перечень операций, для оформления которых может быть использована форма УПД, приведен в разъяснениях ФНС.
Форма и формат УПД
Как отметили выше, форма УПД официально не утверждена, а лишь рекомендована ФНС. Компания или предприниматель вправе разработать собственную, при этом включив в нее обязательные для первички реквизиты.
Формат, в отличие от формы, утвержден приказом ФНС "Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру..." .
Когда УПД не может заменить счет-фактуру и накладную
При зачислении поставщику аванса применяется исключительно СФ – если бизнес работает на основном налоговом режиме.
В свою очередь заменить товарную накладную УПД не получится в следующих случаях:
- если в договоре имеется положение, что составляется форма ТОРГ-12;
- при необходимости исправить ранее составленный документ иной формы;
- при изменении условий сделки (количество продукции, цена) – составляется универсальный корректировочный документ (УКД), однако и данная форма не подойдет, если изначально был составлен комплект ТН плюс СФ;
- если есть необходимость подготовить дубликат документа иной формы – например, если в процессе оформления сделки составлялись ТН и СФ, УПД нельзя выдавать в качестве их дубликата.
Счет-фактура: основные понятия и порядок оформления
СФ подтверждает факт оказания услуг или передачи товара от поставщика покупателю. Применяется для расчета НДС покупателем. СФ можно оформить не только после отгрузки, но и при зачислении предоплаты. Кроме того, счет-фактура не заменяет товарную накладную.
Кто вправе использовать
Юридические лица и индивидуальные предприниматели на общем налоговом режиме.
Форма и формат счета-фактуры
В отличие от УПД форма СФ не носит рекомендательный характер – она утверждена соответствующим постановлением Правительства РФ "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Чем обусловлен данный нюанс? Как следует из Налогового кодекса РФ, счет-фактура не является документом первичного учета. Соответственно, к нему применяются иные положения и требования.
Формат утвержден приказом ФНС "Об утверждении форматов счета-фактуры...".
Когда оформление СФ не требуется
Если покупатель не является плательщиком НДС – при этом между продавцом и покупателем должно быть заключено соглашение о невыставлении СФ.
Продавцы на специальных налоговых режимах (УСН, ПСН, ЕСХН) также не выставляют СФ.
Чем отличается УПД от счета-фактуры: вывод
УПД – документ, совмещающий функции товарной накладной и счета-фактуры. Он применяется для подтверждения факта передачи продукции или оказания услуг. Призван упростить документооборот. Используется форма, рекомендованная ФНС, или разрабатывается своя – с учетом требований к документам первички.
Счет-фактура подтверждает факт продажи продукции (или оказания услуг) и содержит данные о стоимости и количестве. Обязателен для применения в рамках общей системы налогообложения, служит основанием для начисления НДС и требует строгого соблюдения формы. Первичным учетным документом не выступает.
Основное отличие между этими документами заключается в том, что УПД служит более универсальным инструментом для подтверждения сделки, тогда как СФ – это специализированный документ, необходимый для налогообложения. Работая с ними, организации или предприниматели должны следить за соблюдением требований законодательства и выбирать тот документ, который соответствует их бизнес-процессам.