Воинский учет в организациях: что нужно знать начинающему кадровику

В небольшой организации воинским учетом (ВУ), скорее всего, будет заниматься сотрудник кадрового подразделения – на основании трудового договора на совмещение. Даже если военнообязанных в компании трудоустроено всего несколько человек, предстоит серьезная работа, которая начинается уже в первые дни после государственной регистрации юрлица. Далее, в течение года, ее предстоит не меньше – потребуется осуществить сверку с военным комиссариатом (ВК), поскольку все военнообязанные должны официально учитываться в рамках ВУ. И это мы еще не говорим о том, что уйдет немало времени на разработку локальной правовой базы, требующей согласования с ВК. Мы подготовили подробный гайд, как наладить воинский учет в организации.

Содержание:

• Система воинского учета в России
• Законодательная база
• Кем осуществляется ВУ
• Чего ожидать в 2025 году?
• Ведение воинского учета в организации: какое количество специалистов требуется для осуществления ВУ
• Ведение воинского учета в организации: пошагово для кадровиков
• Особенности работы с некоторыми ключевыми документами по ВУ
  • Карточка по форме 18
  • План юрлица по ВУ
  • Сообщение о наличии в документах о ВУ работника несоответствий или неисполнении им обязанностей по ВУ
• Воинский учет в организации для кадровика: главные обязанности
  • Проверка документов при принятии на работы новых специалистов
  • Оформление учетных документов
  • Разъяснительная работа
  • Вручение повесток и направлений в ВК
  • Выявление фактов, когда сотрудник, обязанный состоять на ВУ, по какой-либо причине не состоит на учете
  • Своевременное направление информации в ВК, содействие ведомственному контролю
• Воинский учет в организации: как вести своевременно
• Санкции при нарушении требований
• Вывод

Система воинского учета в России

ВУ в РФ – это деятельность государства, направленная на укомплектование людскими ресурсами Вооруженных сил: как в мирное, так и в военное время.

ВУ на уровне субъектов России производится ВК по месту регистрации (постоянной или временной) военнообязанного лица. Для упрощения процесса получения ВК данных о лицах, имеющих отношение к военной обязанности, ВУ также производится по месту трудовой деятельности – чему и посвящен наш материал. Однако для начала – несколько общих положений.

Инструменты продвижения на маркетплейсах: бесплатные и платные способы

Законодательная база

Как работник кадрового подразделения, в первую очередь вы должны отлично знать Трудовой кодекс Российской Федерации. Если вы – сотрудник госоргана, другим «настольным» НПА является Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Говоря о ВУ юридического лица, следует выделить такие профильные НПА:

• Федеральный закон от 28 ноября 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Положение о воинском учете, изложенное в Постановлении Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719.

Руководствуясь вышеуказанными правовыми актами, Генштаб ВС РФ издал методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях. К этому документу как кадровику вам предстоит вернуться не один раз.

Рекомендуем добавлять все приводимые ссылки на НПА в избранное браузера и регулярно отслеживать изменения.

Кем осуществляется ВУ

Система ВК в России имеет следующую иерархию:

• краевые;
• республиканские;
• областные;
• районные.

Последующее деление включает объединенные городские и городские военные комиссариаты.

ВУ по месту работы осуществляется исключительно юрлицами – государственными органами власти, государственными учреждениями и предприятиями, коммерческими организациями. Индивидуальные предприниматели не наделены почетной обязанностью ведения ВУ своих работников – данные в ВК они подают только в отношении себя.

Чего ожидать в 2025 году?

Важные изменения произошли 1 января 2024 года – в РФ начал действовать цифровой реестр ВУ. Это означает, что ВК теперь намного проще получать сведения о лицах, подлежащих ВУ: как состоящих, так и не состоящих на учете. Для кадровика это – еще больше задач и необходимость детально следить за сроками и порядком подачи сведений в ВК (подробнее об этом – в соответствующем разделе статьи).

Ведение воинского учета в организации: какое количество специалистов требуется для осуществления ВУ

Количество специалистов, задействованных в ВУ, определяется тем, сколько в учреждении сотрудников, подлежащих учету (не путать с общей штатной численностью). Например, если наемных специалистов, состоящих или обязанных состоять на ВУ, более 500, задействуется один работник, занимающий полную штатную единицу. Однако если общая штатная численность превышает 500, но при этом только 250 сотрудников подлежат ВУ, осуществлять учет в организации может один работник по совмещению (т.е. соответствующие функции не требуют выделения целой штатной единицы).

Идентификатор ЭДО Диадок: где посмотреть и как найти контрагента

Взглянем на цифры в деталях:

Вне зависимости от того, основная ли это деятельность сотрудника или по совместительству, руководителю недостаточно в приказе об организации воинского учета определить ответственное лицо. В обязательном порядке оформляется трудовой договор: на полную штатную единицу или на совмещение – исходя из числа специалистов, подлежащих ВУ.

Ведение воинского учета в организации: пошагово для кадровиков

Как уже отметили в начале, налаживание ВУ юридического лица – задача комплексная. Сделать это, не покидая рабочего места, не получится: потребуется несколько раз наведаться в ВК с целью согласовать локальные правовые акты и получить актуальные бланки документов.

Шаг 1: разрабатываем внутренний правовой акт о внедрении ВУ

Бланк приказа приведен в методических рекомендациях Минобороны. Прежде чем подписывать документ у руководителя и присваивать регистрационный номер, требуется согласовать его с ВК по месту учета вашего юрлица.

Шаг 2: назначаем ответственное лицо

Вносим данное положение в приказ об организации ВУ или издаем отдельный. В обязательном порядке заключаем трудовой договор с ответственным лицом – на отдельную штатную единицу или совмещение.

Шаг 3: выделяем специальное помещение

Кабинет специалиста, который ведет ВУ, в обязательном порядке должен запираться (на время отсутствия сотрудника на рабочем месте), а также быть оборудованным несгораемыми шкафами (сейфами), запираемыми на ключ или кодовый замок.

Шаг 4: оформляем информационный стенд по ВУ

Четких требований о том, как должен быть оформлен инфостенд, закон не содержит, однако его наличие в организации – обязательно. Как сделать стенд: поручить сотруднику с соответствующими навыками или заказать изготовление у третьих лиц – решает работодатель. О том, какие данные требуется внести, расскажем ниже.

Шаг 5: издаем приказ по организации ВУ

На данном этапе самое время подписать приказ у руководителя и присвоить документу номер. Также – довести до всех сотрудников.

Шаг 6: осуществляем постановку на воинский учет организации

Аутсорсинг бухгалтерских услуг для ООО от Фингуру: эффективность и надежность для Вашего бизнеса

В рамках данной задачи применяется карточка учета организации (форма 18) по воинскому учету. Бланк документа приведен в письме Минкульта России от 21 октября 2015 г. № 344-01-39-ВА. Иными словами, НПА не утвержден и носит рекомендательный характер. Оптимальный вариант – обратиться в ВК и попросить актуальную форму документа, применяемую в вашем регионе.

Заполненная карточка подается в ВК и территориальную комиссию по бронированию до истечения 14 дней после государственной регистрации юрлица и далее – ежегодно до 31 декабря или при назначении нового руководителя организации.

Шаг 7: внедряем в производство план работы по ВУ

Применяем бланк, приведенный в приложении 17 к методическим рекомендациям МО РФ. Разрабатывается план ежегодно – до 31 декабря для реализации в следующем календарном году. Потребуется согласовать документ с ВК.

Шаг 8: заказываем угловой штамп организации для упрощения воинского учета

Наиболее актуален штамп для юрлиц, имеющих крупную штатную численность. Вместе с тем, его наличие не является обязательным требованием – реквизиты в документах, подаваемых в ВК, можно заполнять и вручную.

Шаг 9: налаживаем отдельное делопроизводство по ВУ

Делопроизводство по ВУ осуществляется ответственным лицом (или несколькими – при большой штатной численности) в тесном взаимодействии с юридической службой и отделом кадров.

Шаг 10: составляем списки сотрудников, подлежащих ВУ

Необходимо выполнить сверку по информации, указанной в документах ВУ ваших специалистов, с данными учета ВК. Также следует подготовить учетные карточки по форме 10 и картотеку в соответствии с положениями приказа МО от 22 ноября 2021 г. № 700.

Особенности работы с некоторыми ключевыми документами по ВУ

Карточка по форме 18

Документ предполагает внесение данных о юрлице: полное наименование, юридический адрес, адрес для корреспонденции (если отличается от юридического), руководитель, вышестоящая организации (если применимо), виды деятельности по ОКВЭД. Кроме того, в карточку вносятся данные о состоянии ВУ в организации: численность работников, сколько из них подлежит ВУ (и фактически состоит) с разбивкой по званиям, наличию брони. Не забываем, что приведенный в письме Минкульта РФ бланк носит рекомендательный характер. Перед тем как в первый раз направить карточку в ВК, целесообразно обратиться в ведомство за актуальным бланком.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: как избежать штрафов и оптимизировать налоги с Фингуру

План юрлица по ВУ

Утвержденная форма плана юрлица по ВУ также является рекомендательной. После того как документ подготовлен, требуется получить согласование от ВК. При необходимости сотрудники ведомства предложат внести правки.

Сообщение о наличии в документах о ВУ работника несоответствий или неисполнении им обязанностей по ВУ

Для информирования ВК готовится и направляется информационное письмо. По факту выявления составляется акт, а специалисту под роспись вручается уведомление о необходимости срочно явиться в ВК для устранения несоответствий / нарушений порядка ВУ

Воинский учет в организации для кадровика: главные обязанности

Проверка документов при принятии на работы новых специалистов

Данные о ВУ содержатся в следующих документах:

• паспорт (лист 13, содержащий печать ВК о постановке на ВУ);
• военный билет;
• временное удостоверение или справка ВК – при наличии.

Задача кадровика – внимательно проверить данные документы, убедиться в их подлинности и наличии соответствующих печатей.

Оформление учетных документов

Если юрлицо зарегистрировано недавно, необходимо подготовить списки работников для ВУ. Далее, по мере поступления на работу новых сотрудников (или если у текущих изменяются учетные данные), списки необходимо обновлять.

Основным документом ВУ юрлица выступает учетная карточка по форме 10. Заполняется она на каждого специалиста, подлежащего ВУ, в соответствии с его воинскими документами. Когда оформляются карточки, важно принимать во внимание общие и специальные учеты – для всех сотрудников, подлежащих ВУ, и для тех, кто имеет бронь, соответственно.

Обновлять карточку следует по мере изменения данных учета сотрудников: состояние здоровья, изменение семейного положения или адреса регистрации, получение нового образования, перевод на иную должность.

Разъяснительная работа

Как помним, организация обязана иметь информационный стенд по ВУ. Четких требований к содержанию нет. Вот информация, которую рекомендуется отразить:

• ключевые НПА в сфере ВУ;
• цели и задачи ВУ;
• перечень лиц, подлежащих ВУ (не в разрезе сотрудников юрлица, а по категориям);
• общие обязанности по ВУ;
• основные документы ВУ и их назначение;
• санкции за неисполнение требований ВУ;
• ответственный за ВУ специалист юрлица.

Аутсорсинг бухгалтерского учета: что это такое, преимущества и недостатки

В дополнение к оформлению инфостенда ничто не мешает работодателю время от времени (например, раз в год) собирать военнообязанных специалистов и проводить с ними дополнительную разъяснительную работу, информировать о важных изменениях в сфере ВУ.

Вручение повесток и направлений в ВК

Когда вновь трудоустроенный специалист не имеет постоянного или временного регистрационного адреса (или зарегистрирован в ином населенном пункте), задача кадровика – вручить ему документ по форме согласно приложению 2 к Положению о воинском учете для предоставления в ВК. Касается это только тех специалистов, трудовой контракт с которыми оформляется на время, превышающее три месяца.

Другая важная обязанность кадровика – вручить специалисту повестку о необходимости явиться в ВК, поступившую на адрес организации. Если возможность вручить повестку отсутствует (к примеру, лицо находится на больничном или в отпуске), следует незамедлительно сообщить о данном факте в ВК.

На время, пока ваш работник решает вопросы в ВК, ему следует предоставить освобождение от исполнения трудовых обязанностей.

Выявление фактов, когда сотрудник, обязанный состоять на ВУ, по какой-либо причине не состоит на учете

Работник кадровой службы не может взять за руку забывчивого работника и отвести в ВК, но кадровик обязан сделать так, чтобы организация не получила штраф.

При выявлении работника, не имеющего привязки к ВК, действуйте по такой инструкции:

1. Составляем акт о заключении трудового контракта с лицом, не состоящим, но обязанным состоять на ВУ.
2. Оформляем документы по формам, приведенным в приложениях 6 и 7 к Положению о воинском учете.
3. Выдаем работнику под роспись направление для постановки на ВУ.
4. До истечения трех рабочих дней после оформления акта направляем в ВК по предполагаемому месту учета специалиста данные в соответствии с приложением 6 к Положению о воинском учете.

Своевременное направление информации в ВК, содействие ведомственному контролю

Важно соблюдать сроки на постоянной основе, а не когда появилась свободная минута (особенно актуально для специалистов по совместительству). С содействием ВК при проведении проверок также все понятно – предоставляем необходимые сведения по требованию, а по завершении контрольных мероприятий вносим соответствующую информацию в журнал проверок.

Марк Цукерберг — биография: личная жизнь, национальность

Воинский учет в организации: как вести своевременно

Собрали список основных сведений, которые необходимо подавать в ВК, с разбивкой по срокам, применяемым бланкам и ВК, куда направляются данные.

Санкции при нарушении требований

Уголовной ответственности (само собой, если в действиях должностных лиц или наемных сотрудников не усматривается признаков мошенничества или подлога) закон не предусматривает. Тем не менее нарушение требований ВУ влечет за собой ответственность в форме крупного административного штрафа. Для должностных лиц – до 50 тыс. рублей, для юрлиц – до 400 тыс. рублей. Рекомендуется изучить статьи 21.1, 21,2, 21,4 Кодекса об административных правонарушениях.

Вывод

Чтобы настроить работу по ВУ в организации, необходим как минимум один специалист: по совместительству или на отдельную штатную единицу – в зависимости от того, сколько сотрудников подлежит ВУ.

Чтобы назначить такого сотрудника недостаточно прописать соответствующее положение в должностных обязанностях. Необходимо заключить трудовой контракт.

Базовые локальные правовые акты, приказ и план по ВУ, требуется согласовать с ВК. На начальном этапе необходимо правильно организовать рабочее место ответственного лица и обеспечить наличие инфостенда в помещении юрлица.

Обязательно соблюдайте приведенные выше сроки – это поможет избежать штрафов. Добавьте ссылки на основные документы в закладки браузера – используйте по мере необходимости и отслеживайте изменения.