Дебиторская задолженность в бизнесе: что это, как контролировать и не допустить убытков
Для бизнеса дебиторка – неотъемлемая часть работы, но без грамотного контроля она превращается в источник финансовых проблем. Непогашенные долги способны нарушить денежный поток, увеличить риски убытков и подорвать устойчивость бизнеса. Разбираем, как эффективно управлять дебиторкой, минимизировать риски и поддерживать финансовую стабильность.
Содержание:
- Дебиторская задолженность – что это такое
- Ситуации, когда формируется дебиторка
- Классификация дебиторской задолженности
- Когда дебиторская задолженность подлежит списанию и как это оформить
- Кредиторская и дебиторская задолженность – в чем отличие
- Как осуществляется взыскание дебиторской задолженности
- Зачем бизнесу может потребоваться страхование дебиторской задолженности
- Когда следует рассмотреть продажу дебиторской задолженности
- Основные меры грамотного управления дебиторской задолженностью
- Вывод
Дебиторская задолженность – что это такое
Представим, что ООО «Енисей» поставила ИП Федорову А.А. продукции на 500 тыс. руб. Федоров не внес оплату сразу, взяв отсрочку платежа на 2 недели, о чем было заключено дополнительное соглашение к основному договору. Для ООО «Енисей» указанная сумма и есть дебиторка. Теперь «Енисей» находится в статусе кредитора, а Федоров – дебитора. Если же ИП не внесет оплату в течение оговоренного срока, эти 500 тыс. руб. превратятся в просроченную дебиторскую задолженность, а у кредитора появятся основания истребовать свои деньги в законном порядке – через суд и ФССП.
Ситуации, когда формируется дебиторка
Выше уже рассмотрели типичный пример, в котором ИП попросил у поставщика отсрочку. Также дебиторка может формироваться при следующих обстоятельствах:
- Излишне выплаченные деньги сотруднику. Причина – банальная бухгалтерская ошибка. Переплата будет числиться дебиторкой, пока работник ее не вернет, или пока бухгалтер не сделает перерасчет з/п работнику при очередной выплате.
- Заемные средства. Например, ООО «Енисей» дает в долг ИП Федорову 1 млн руб. Дебиторка возникает в момент предоставления средств и постепенно сокращается по мере выплаты Федоровым долга.
- Аванс. Предположим, что компания «А» заказывает партию товара у компании «Б» и вносит предоплату. До момента поставки предоплата будет считаться дебиторкой.
- Излишне уплаченные налоги или страховые взносы. Ситуация может возникнуть из-за ошибки в расчетах: вместо положенных 15 тыс. руб. вы перечислили в бюджет 21 тыс. руб. Разница в 6 тыс. руб. – это дебиторка, которую можно истребовать у государства, или оставить все как есть – в счет погашения будущих платежей.
Классификация дебиторской задолженности
Разновидности дебиторки можно разбить на несколько категорий. Рассмотрим их.
По времени погашения
Краткосрочная (она же текущая) – та дебиторская задолженность, что должна вернуться на протяжении года. Пример: ООО «Енисей» предоставило ИП в кредит Федорову А.А. 1,2 млн рублей на полгода. Федоров добросовестно внес шесть платежей по 200 тыс. руб., закрыв тем самым обязательство перед кредитором.
Долгосрочная – долги сроком погашения более 1 года. Представим, что ООО «Енисей» дали Федорову кредит в 3 млн руб., обязав погасить его в течение двух лет.
По сроку исполнения обязательства
Нормальная – срок погашения еще не истек.
Просроченная – это дебиторская задолженность, срок исполнения которой нарушен.
По основанию возникновения
Зависит от того, кто выступает кредитором. Дебиторка может возникнуть перед контрагентами, покупателями, работниками, госорганами и т.д.
По вероятности погашения
Сомнительная – задолженность, которую дебитор не уплатил в срок. При этом она не обеспечена залогом или банковской гарантией. Шанс вернуть деньги все еще есть, но он невелик.
Безнадежная – обязательство с истекшим сроком исковой давности (3 года). Взыскать долг в судебном порядке уже не получится. Кроме того, безнадежной также признается задолженность, которую не удалось возместить имуществом дебитора, выставленным на торги в процессе банкротства. Однако закон становится на сторону кредитора и устанавливает ряд исключений (статья 213.28 ФЗ-127), когда долг можно взыскать с дебитора при появлении у последнего каких-либо активов. Среди прочего, правило распространяется за зарплату, алименты, возмещения вреда здоровью.
Когда дебиторская задолженность подлежит списанию и как это оформить
Выше рассказали о безнадежной дебиторке – она и подлежит списанию. Но сперва ее необходимо выявить, для чего проводится инвентаризация дебиторской задолженности. По итогам оформляется акт согласно форме № ИНВ-17. В качестве документов, подтверждающих невозможность взыскания, могут выступать выписка из ЕГРЮЛ (о прекращении деятельности компании), постановления ФССП, а также первичка. На основании акта руководитель издает приказ о списании дебиторки.
Нюансы списания в налоговом учете
Прибыль, облагаемую налогом, сокращает весь объем безнадежной дебиторки, в том числе НДС. При возникновении задолженности по выданным авансам с истекшим сроком давности, НДС с их суммы подлежит восстановлению.
Списанные долги не сокращают базу по налогу на упрощенке вне зависимости от выбранного объекта налогообложения. На ОСНО безнадежную дебиторку в расходы по налогу на прибыль разрешается включать только юрлицам, применяющим кассовый метод.
Нюансы списания в бухучете
Применение определенный проводок зависит от наличия резерва по сомнительным долгам. Если он имеется, в учет вносится запись ДТ 63 Кт 62 (60, 76). Когда долг превышает объем резерва, выполняется запись Дт 91.02 Кт 62 (60, 76). В отсутствие резерва необходимо сделать аналогичную проводку – Дт 91.02 Кт 62 (60, 76).
Кредиторская и дебиторская задолженность – в чем отличие
Представьте: дебиторка – это деньги, которые вы ждете, как зарплату перед отпуском, а кредиторка – как счет за коммуналку, который нужно оплатить, чтобы свет не отключили. Дебиторка возникает, когда вы отгрузили товар или оказали услугу, но оплата еще не пришла. Кредиторка же появляется, если вы получили материалы, услуги или товары, но еще не рассчитались. Понимание разницы помогает бизнесу балансировать между «должны мне» и «должен я», чтобы не остаться с пустым кошельком в самый неподходящий момент.
Как осуществляется взыскание дебиторской задолженности
Для начала рассмотрите вариант проведения переговоров с должником: предложите рассрочку и согласуйте график платежей.
Если дебитор не идет навстречу, направляйте претензию. Срок рассмотрения требований в претензионном порядке, как правило, устанавливается договором, но если в договоре это положение не прописано, у должника есть 7 дней согласно пункту 2 статьи 314 ГК РФ.
Если досудебная претензия проигнорирована, инициируйте взыскание через суд. Отталкиваться следует от двух моментов:
- Сумма взыскиваемой дебиторки. Если менее 50 тыс. руб., обращаться следует в мировой суд. При требованиях свыше 50 тыс. руб. отталкивайтесь от того, кто является должником. Если физлицо – подавайте иск в районный суд. Если юрлицо, ИП или госорган – в арбитражный.
- Является ли требование спорным. Если нет (простой пример – просроченная оплата ЖКУ), по требованию до 500 тыс. руб. мировой судья выдаст судебный приказ, являющийся одновременно и решением, и исполнительным документом. Арбитраж же выдает судебные приказы на требования до 750 тыс. руб. (в части обязательств, вытекающих из договоров), а также до 100 тыс. руб. – для взыскания обязательных платежей и санкций. Соответственно, если требование спорное, предстоит стандартное исковое производство в мировом, районном или арбитражном суде – исходя из размера требований и того, кем является должник (физлицо, юрлицо).
На основании судебного приказа или исполнительного листа приставы ФССП обяжут дебитора погасить обязательства в принудительном порядке – вплоть до ареста имущества и выставления его на торги для возможности погасить долг.
Зачем бизнесу может потребоваться страхование дебиторской задолженности
Страхование дебиторки – это специальный вид страхования, который защищает бизнес от потерь, если клиенты не могут или не хотят оплачивать свои долги.
Простыми словами, вы платите страховой компании определенную сумму (премию), а она в случае неплатежа компенсирует вам часть или всю сумму долга.
Польза от такого страхования для бизнеса очевидна:
- Минимизация финансовых рисков, особенно в условиях экономической нестабильности, когда клиенты могут обанкротиться или задержать платежи.
- С полисом в руках бизнес может расширяться смелее – работать с новыми партнерами, предлагать отсрочки платежа.
- Банки и инвесторы чаще предоставляют средства компаниям с застрахованной дебиторкой, видя в этом признак надежности.
Конечно, страхование требует регулярных выплат, что на первый взгляд кажется лишними тратами. Но на деле это умная инвестиция в стабильность бизнеса: лучше потратить немного заранее, чем потерять все из-за одного крупного неплатежа.
Когда следует рассмотреть продажу дебиторской задолженности
Если бизнесу срочно требуются средства, например, для оплаты поставщикам, зарплат или новых проектов, а клиенты задерживают платежи, можно продать дебиторку факторинговой компании. Вы получаете до 90% суммы долга сразу, а остаток – после того, как должник закроет обязательство, но уже с учетом комиссии.
Механизм прост: вы заключаете договор с фактором, передаете ему право требовать долг с вашего дебитора, а он выплачивает вам деньги. Это законный инструмент, закрепленный в гражданском законодательстве: долг передается как имущественное право. Продажа дебиторки спасает, когда нет времени ждать платежей, но важно помнить: это не бесплатно – комиссия съедает часть прибыли.
Основные меры грамотного управления дебиторской задолженностью
В начале уже отметили, что любой бизнес рано или поздно сталкивается с дебиторкой. Перед заключением сделки можно принять меры, минимизирующие риск превращения дебиторки в безнадежную, а если контрагент все же не платит в срок, важно действовать оперативно.
Профилактика
Когда изучаете потенциального контрагента, у вас есть возможность проверить данные в ЕГРЮЛ и еще одном сервисе ФНС – «Прозрачный бизнес», где собраны сведения из 6 госреестров. Также не лишним будет изучить судебную историю партнера: для этого укажите полное наименование юрлица (или ФИО в случае с ИП) в разделе поиска информации по делам на сайте конкретного суда – мирового, районного, городского или арбитражного.
Контроль
Важно регулярно проводить анализ дебиторской задолженности. Это поможет владеть актуальными данными: кто, в каком объеме и когда вам должен – и принимать оперативные меры по взысканию.
Взыскание
Используйте досудебные способы урегулирования – переговоры с должником, направление претензии. Если это не помогло защитить ваши интересы, обращайтесь в суд (о подсудности рассказали в разделе о взыскании). Не забывайте о сроке исковой давности, который составляет 3 года.
Списание
Если дебиторка из сомнительной перешла в статус безнадежной, следует списать ее по правилам налогового и бухгалтерского учета, предварительно проведя инвентаризацию.
Вывод
Рассказали обо всем, что необходимо знать бизнесу о работе с дебиторской задолженностью: от профилактики и выявления до взыскания и списания.
Своевременный контроль, регулярный анализ долгов и оперативное реагирование на просрочки позволяют минимизировать риски и сохранить финансовую стабильность бизнеса. Важно не только грамотно выстраивать процессы, но и быть готовым к решительным действиям – от настойчивых переговоров до обращения в суд, если должник не выполняет обязательства.
Инструменты вроде страхования или продажи дебиторки дают дополнительную защиту и гибкость, а дополнительные расходы окупаются, помогая избежать крупных убытков и поддерживая денежный поток.