Кассовый разрыв: что это такое простыми словами, как посчитать и устранить?
Представим ситуацию. Компания ООО «Решения для бизнеса» занимается оптовой продажей офисной мебели. Клиент после заключения договора перечислил предоплату в размере 40%, остальную часть оплаты планировал внести через 14 дней. ООО «Решения для бизнеса» направило средства аванса на закупку мебели у производителя – сомнений в том, что клиент задержит оплату, не было. Однако через две недели деньги не поступили. К тому же, пришло время платить за аренду торгового зала и склада. Для ООО «Решения для бизнеса» такая ситуация – это и есть кассовый разрыв на предприятии. Приятного мало, однако все разрешимо, если знать, как действовать.
Содержание:
- Кассовый разрыв – что это такое простыми словами?
- Кассовый разрыв платежей на примерах
- Главные причины кассового разрыва
- Что делать, чтобы не допустить кассового разрыва
- Кассовый разрыв: формула расчета
- Кассовый разрыв: как устранить
- Вывод
Кассовый разрыв – что это такое простыми словами?
Кассовый разрыв – ситуация, когда у бизнеса возникают временные финансовые трудности, связанные с недостатком наличных средств для выполнения своих обязательств. Проще говоря, это когда деньги приходят на счет позже, чем нужно, а необходимость расходов возникает здесь и сейчас. Это может происходить, например, когда бизнес ожидает поступления платежей от клиентов, но при этом у него есть текущие обязательства и потребности, такие как выплата зарплаты сотрудникам, оплата аренды или закупка материалов.
Кассовый разрыв может возникнуть по разным причинам:
- сезонность бизнеса – когда в определенные месяцы продаж меньше;
- задержка в платежах от клиентов – если клиенты осуществляют покупки в рассрочку или по частичной предоплате;
- непредвиденные расходы – например, вышло из строя оборудование.
Кассовый разрыв платежей на примерах
Пример 1: клиент остался недовольным – пришлось переделывать
Предположим, что ИП Максин Э.И. создал бизнес по сборке топовых игровых ПК. Комплектующие закуплены, поступают первые заказы. Среди клиентов – состоятельный молодой человек, планирующий собрать мощный компьютер. Максин рассчитывает стоимость – получается 650 тыс. рублей. Клиент соглашается и вносит предоплату – 20%. Бюджет предпринимателя на момент сделки – всего 30 тыс., поскольку все ушло на закупку «железа». Вместе с предоплатой Максин располагает суммой 160 тыс. рублей.
Предприниматель заказывает недостающие комплектующие на 100 тыс. рублей и оплачивает аренду помещения – еще 15 тыс. На руках у него остается 45 тыс.
Заветные комплектующие едут долго – компьютер готов только через месяц. Однако, прямо в мастерской, клиент заявляет, что его не устраивает скорость работы нового ПК и нужно добавить еще оперативной памяти. Так и не увидев полной оплаты, Максин вновь заказывает комплектующие и оплачивает аренду. Остается всего 5 тыс. И тут крайне некстати в мастерской из строя выходит проводка, а это – непредвиденные расходы. Бюджет стремится к нулю – не выручают даже рядовые заказы на диагностику или чистку оборудования.
Тем не менее ПК собран, и на этот раз клиент доволен. Получив оплату, Максин откладывает деньги на оплату аренды в следующем месяце. Если бы и на этот раз клиента не удовлетворила сборка, предпринимателю пришлось бы непросто.
Избежать кассового разрыва и закрыть все финансовые вопросы своевременно Максину помогла бы настойчивость. Учитывая стоимость товара, 20% аванса – это мало.
Пример 2: неправильный подсчет расходов
ООО «Пегас», осуществляющее ремонт фасадов, получает заказ от владельца крупного офисного комплекса. Заказчик просит об отсрочке оплаты, обязуясь перечислить деньги через десять дней после того, как работы будут выполнены. Руководитель ООО соглашается и направляет бригаду на объект.
Работы выполнены, на счету у фирмы есть 1 млн рублей, скоро поступит оплата по договору. Казалось бы, причин для беспокойства нет, однако через несколько дней поставщик присылает счет за стройматериалы на сумму 950 тыс. рублей. Большая часть бюджета уходит на оплату счета, но в обещанный срок оплата от заказчика так и не поступает. Приближается срок выплат сотрудникам, не за горами и оплата аренды офиса и склада. Руководитель ООО «Пегас» начинает нервничать, но, с задержкой в пять дней, оплата за ремонтные работы все же поступает. Работники получают зарплату, аренда оплачена – бизнес спасен.
Подобной ситуации можно было бы избежать, если бы руководитель компании нанял опытного бухгалтера. Финансист еще до заключения сделки увидел бы, что бюджет будет исчерпан через несколько дней. Рациональным решением в такой ситуации было бы настоять на меньшей отсрочке или запросить предоплату.
Несмотря на то, что проблема в этом примере оказалась временной, кассовый разрыв – это то, чего следует избегать в любом случае.
Пример 3: расходы увеличились, но этому не придали значения
ООО «Жар-птица» осуществляет продажу и монтаж отопительных систем. С приближением зимы наступает самый сезон – заказы идут один за другим. Подсчитывая прибыль, руководитель компании решил, что увеличение стоимости рекламы в начале декабря со 100 до 250 тыс. рублей – это не такая уж и проблема. Также он принял стратегическое решение приобрести в офис новую мебель и ноутбуки для менеджеров.
Вскоре потребовалось закупить очередную партию оборудования. За три зимних месяца дополнительные расходы на рекламу составили 450 тыс. рублей, а с приближением весны количество заказов сократилось.
Зимние холода завершились, а необходимость оплачивать аренду, налоги и выплачивать зарплату сотрудникам сохранилась. К тому же, неплохо было бы закупить новую партию отопительного оборудования – пусть заказов меньше, но все же они поступают регулярно. Однако бездумные траты на рекламу и обновление офиса привели к тому, что ООО «Жар-птица» попросту не может оплатить счет поставщика. Такую проблему временной не назвать: кассовый разрыв проделал дыру в бюджете компании.
Можно ли было избежать столь неприятной ситуации? Определенно. Перед началом сезона верным решением для ООО «Жар-птица» было бы спланировать бюджет для дальнейшего мониторинга расходов. На протяжении сезона необходимо регулярно сравнивать фактические расходы с бюджетом и избегать излишних трат, таких как обновление офисной мебели и техники. Важно оценивать успех не по количеству заработанных денег, а по чистой прибыли. В первую очередь необходимо погашать обязательства, а уже затем направлять средства на необязательные расходы. Чтобы избежать непредвиденных расходов на рекламу, стоит заранее рассчитать юнит-экономику перед началом продаж и своевременно вносить коррективы в стратегию маркетинга.
Пример 4: недобросовестные работники
ИП Мочалкин В.В. управляет столовой. Дела идут неплохо: помещение находится у него в собственности, а столовая расположена в месте с высоким пешеходным трафиком. На протяжении года предприниматель ежемесячно списывает просроченные продукты на 100 тыс. рублей. Своим трем работникам он платит в сумме 150 тыс., себе оставляет такую же сумму.
Когда в очередной раз Мочалкин В.В. выплатил зарплату себе и персоналу, в конце месяца выяснился неприятный факт: бизнес оказался в минусе на 100 тыс. Недовольный предприниматель внес на расчетный счет собственные средства и приступил к поиску «утечки».
Виновным оказался повар, выходящий в вечернюю смену. Пока никто не видит, он списывал в два раза больше просрочки.
Ситуации могут быть разными: недобросовестный работник хочет «положить в карман» больше или ломается оборудование – важно имеет резерв на счете. Другой очевидный совет – приложить максимум усилий для контроля над остатками. Назначьте ответственное лицо за дополнительную плату и поручите хотя бы раз в неделю проводить ревизию. Да, это дополнительные затраты, но их следует расценивать как инвестиции в безопасность вашего бизнеса. Если есть свободные средства, не лишним также будет установить видеонаблюдение.
Главные причины кассового разрыва
Изучив базовую теорию по кассовому разрыву: что это значит и какой ущерб может нанести бизнесу – подведем краткий промежуточный итог.
Кассовый разрыв возникает в следующих ситуациях:
- полученные деньги начинают тратиться до того как становятся прибылью;
- контроль над закупками материалов, сырья, иных средств для производства осуществляется по принципу «и так сойдет»;
- отсутствует штатный бухгалтер;
- штатный бухгалтер не ведет платежный календарь;
- упущения при планировании бюджета;
- отсутствие настойчивости, когда целесообразно было бы потребовать большую предоплату или отказаться от отсрочки платежа;
- не отслеживается дебиторская задолженность.
Что делать, чтобы не допустить кассового разрыва
Не все из приведенных выше примеров закончились для владельцев бизнеса положительно. Мы подготовили несколько советов о том, как не довести бизнес до крайностей.
Договориться о предоплате в достаточном объеме
Вспомним пример, где у ИП Максина Э.И. кассовый разрыв возник из-за того, что он согласился на предоплату 20% стоимости готового изделия. Если бы он проявил настойчивость, не пришлось бы беспокоиться о том, где брать деньги на аренду.
Определить, какие платежи в приоритете
По мере развития вашего бизнеса вы сформируете своеобразный «шаблон», какие платежи необходимо произвести в первую очередь, а какие могут немного подождать.
С умом подойти к отсрочке платежей
Помните, как руководитель ООО «Пегас» согласился на отсрочку платежа? Даже если заказчик – крупная и уважаемая компания, вероятность, что средства поступят с задержкой, не исключена. Пока вы ждете денег, могут пройти сроки для уплаты налогов или внесения арендной платы за помещение. Если соглашаетесь на отсрочку, важно предусмотреть такой срок, при котором у вас останутся средства на хозяйственные расходы. Планирование бюджета в данном вопросе занимает не последнее место.
Вести платежный календарь
Простой и бесплатный инструмент, оформляемый в виде таблицы, позволяет отслеживать будущие поступления и расходы. Обладая объективной картиной, вы сможете своевременно среагировать и не допустить кассовый разрыв.
Отслеживать сроки выполнения заказов
Прежде чем взяться за заказ, убедитесь, что сможете выполнить его в срок. Здесь следует учесть общий характер работ, а также наличие на складе необходимых материалов или сырья.
Не тратить деньги сразу же после поступления
Средства, поступившие после удачного закрытия сделки, – это еще не прибыль. Для начала необходимо разобраться с ключевыми расходами: налоги, аренда, зарплата сотрудникам, платежи по кредитам – и только потом приступать к необязательным тратам.
Мотивировать клиентов к предоплате
Если клиент вам доверяет, высока вероятность, что он согласится перечислить аванс. Но как быть с новыми клиентами? Предлагайте скидки, бесплатную доставку, иные бенефиты. Да, это дополнительные расходы. Но, как помним, рациональные дополнительные расходы – это инвестиции в успех и безопасность вашего бизнеса.
Сформировать финансовый резерв
«Подушка безопасности» не будет лишней, даже если вы на 100% доверяете контрагентам. Их бизнес, как и ваш, не застрахован от непредвиденных ситуаций.
Кассовый разрыв: формула расчета
Дочитав наш материал до настоящего момента, может возникнуть закономерный вопрос – как посчитать кассовый разрыв? Для этих целей используется простая формула:
денежный остаток на начало периода + поступления на протяжении периода – расходы на протяжении периода = остаток денежных средств
Само собой, приведем наглядные примеры.
Пример 1: у бизнеса все в порядке
На начало месяца бюджет компании составляет 1,5 млн руб. После заключения очередного договора купли-продажи поступил аванс в размере 800 тыс. рублей. В течение месяца расходы на хозяйственные нужды составили 300 тыс. рублей.
Денежный остаток:
1 500 000 + 800 000 - 300 000 = 2 000 000 руб.
В текущем месяце финансовое состояние компании можно назвать отличным.
Пример 2: кассовый разрыв – налицо
На первое число месяца бюджет компании составляет 300 тыс. рублей. Поступает предоплата в размере 20% (200 тыс.), однако для выполнения заказа необходимо закупить материалы на 600 тыс.
Денежный остаток:
300 000 + 200 000 - 600 000 = -100 000 рублей.
Отрицательное значение говорит о кассовом разрыве в компании. Лучшим решением было бы заранее договориться с заказчиком о большем авансе.
Кассовый разрыв: как устранить
Способ 1: дробление платежей
Если намечается кассовый разрыв, можно договориться с поставщиками и клиентами о перечислении / зачислении средств частями. Да, расплачиваться предстоит дольше, но в то же время вам будут поступать деньги от заказчиков – небольшие суммы лучше, чем ничего.
Способ 2: требование погасить дебиторскую задолженность
При отрицательном денежном остатке самое время вспомнить про должников и потребовать вернуть средства. Если переговоры не увенчались успехом, придется направлять досудебную претензию. Если и эта мера оказалась неэффективной, дорога одна – в суд.
Способ 3: корректировка сроков оплаты
Поставщик, с которым вы сотрудничаете давно, скорее всего, согласится предоставить вам отсрочку. Но лучший вариант, как мы помним, – платить понемногу, но регулярно.
Способ 4: сдать в аренду или продать неиспользуемое оборудование, помещения
Для начала оцените, как скоро вам потребуется неиспользуемое в данный момент имущество. Если оно будет задействовано не скоро, ищите арендатора. В самой трудной ситуации можно рассмотреть вопрос о продаже.
Способ 5: овердрафт
Одним из очевидных решений может показаться оформление кредита на покрытие кассового разрыва. Но есть и другой способ – подключить услугу овердрафта в банке, где у вас открыт расчетный счет. Когда собственные средства бизнеса будут израсходованы, вы уйдете в минус. Как только контрагенты рассчитаются с вами, часть средств будет списана банком в учет задолженности.
Способ 6: факторинг
Факторинг подойдет компаниям и предпринимателям, которые не понаслышке знают, что такое кассовый разрыв. Необходимо привлечь третье лицо – фактора, которым выступает банк или профильная компания. Далее вы заключаете сделку, отгружаете заказчику товар и составляете акт. Акт передается фактору – он перечисляет вам от 75 до 90% суммы сделки. Остаток будет перечислен, как только заказчик перечислит фактору всю сумму. Есть и недостаток – за услуги фактора придется заплатить комиссию.
Вывод
Чтобы избежать кассового разрыва, при осуществлении хозяйственной деятельности следует учитывать условия оплаты по сделкам, непредвиденные расходы и сезонность.
У бизнеса много расходов: налоги, зарплаты, аренда, платежи по кредитам. Пока они не будут оплачены, заработанные деньги считать прибылью нельзя.
Платежный календарь – это бесплатный инструмент, призванный контролировать доходы и расходы. Регулярный мониторинг финансового состояния бизнеса позволит избежать кассового разрыва или свести негативные последствия к минимуму.
При наличии доверительных деловых отношений с поставщиками можно попросить об отсрочке и предусмотреть регулярное перечисление небольших сумм, пока ваш бизнес не придет в норму.
Неиспользуемые оборудования и помещения – отличный источник пассивного дохода. Особенно, если ваш бизнес столкнулся с кассовым разрывом.
Гарантированный способ получить оплату по договору – факторинг, однако придется заплатить комиссию.