Списание дебиторской задолженности: проводки, правила, документы
С необходимостью списать дебиторку рано или поздно сталкивается каждый бизнес. У вас взяли заем, поставщик не передал весь товар, покупатель не оплатил уже поставленную продукцию – ситуации не из приятных, поскольку наносят финансовый ущерб. Однако смириться и забыть – это не наш метод. Безнадежную дебиторскую задолженность требуется выявить, документально оформить и списать в расходы – Налоговый кодекс РФ дает возможность уменьшить налоговую базу на сумму фактически не полученной дебиторки. При этом задолженность должна иметь признаки невозможной к взысканию.
Содержание:
- Что такое безнадежная дебиторка?
- Исчисление исковой давности
- Процедура списания и документы
- Нюансы отражения в бухгалтерском и налоговом учетах
- Списание долга в 1С 8.3
- Вывод
Что такое безнадежная дебиторка?
Исчерпывающий ответ содержится в пункте 2 статьи 266 НК РФ. Согласно норме закона основания для списания безнадежной дебиторской задолженности возникают в следующих ситуациях:
- организация-дебитор ликвидирована или ее деятельность прекращена по решению государственного органа;
- завершился срок исковой давности (срок «по умолчанию» составляет три года, но статья 196 Гражданского кодекса РФ предполагает максимальный – десять лет в особых случаях);
- физлицо-дебитор прошло процедуру банкротства;
- ФССП приостановила исполнительное производство ввиду отсутствия возможности взыскать долги: у должника нет имущества или финансовых средств, отсутствует возможность получить данные о должнике.
Не следует путать безнадежную дебиторку с сомнительной. Сомнительная – это когда долг не уплачен в срок и не обеспечен залогом или банковской гарантией, а дебитор сомневается, что такая задолженность будет погашена в принципе.
В широком смысле безнадежную дебиторку от сомнительной отличает завершение срока исковой давности, однако, как мы уже отметили, возникает она и в иных ситуациях.
Следует принять во внимание, что если должник – ИП, деятельность которого прекращена по информации из ЕГРИП, возможность взыскать деньги или имущества сохраняется: все долги ИП переходят на физлицо.
Исчисление исковой давности
Для начала следует определить: а истек ли срок? Отталкиваться следует от того, установлен ли в принципе срок исполнения обязательств. Здесь у нас есть три варианта:
- Установлен. Отсчет начинается с момента истечения срока для исполнения.
- Не установлен. Старт отсчета – дата направления должнику требования об исполнении обязательств.
- Не установлен, но прописан в требовании. С последнего дня срока, предоставленного для исполнения обязательств.
Для наглядности рассмотрим пример. ООО «Везунчик» 12 февраля 2025 года передало ООО «Ромашка» три ЧПУ-станка. По условиям сделки ООО «Ромашка» должно было внести оплату до истечения 14 календарных дней со дня поставки – до 26 февраля включительно. В установленный срок оплата не поступила. Срок исковой давности начал «капать» с 27 февраля 2025 года.
При наличии активных действий со стороны должника, направленных на признание своего долга (например, он запрашивает отсрочку или подписывает акт сверки), срок исковой давности приостанавливается. Если обязательство не выполнено до истечения отсрочки, отсчет начинается сначала. Предположим, что ООО «Ромашка» попросило отсрочку до 10 марта 2025 года, а ООО «Везунчик» пошло навстречу бизнес-партнеру. К установленной дате оплата за ЧПУ-станок так и не поступила – новый отсчет трехлетнего периода начался с 11 марта.
Статья 206 ГК РФ устанавливает, что после завершения срока исковой давности, при условии, что должник признает долг в письменной форме, отсчет срока давности начинается заново.
Процедура списания и документы
Первый шаг – выявление задолженности. В этих целях проводится инвентаризация, по итогам которой оформляется акт по форме № ИНВ-17. Документами, подтверждающими невозможность взыскания, могут выступать:
- выписка из ЕГРЮЛ (не забываем, что долги с ИП взыскиваются даже после прекращения предпринимательской деятельности);
- постановления ФССП о невозможности обратить взыскание на деньги или имущество должника;
- первичка – договоры, счета, накладные.
Приказ о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком давности издается на основании заключения инвентаризационной комиссии. Оформляется приказ в свободной форме или по примерной форме, разработанной с учетом приказа Минфин РФ от 29 июля 1998 № 34-н.
Нюансы отражения в бухгалтерском и налоговом учетах
Бухгалтерский учет
Самый актуальный вопрос в разрезе бухучета – какие проводки использовать для списания дебиторской задолженности с истекшей исковой давностью? Применяемые проводки зависят от того, имеется ли резерв по сомнительным дебиторским долгам и хватит ли его для покрытия сумм задолженностей.
Дебиторка подлежит списанию за счет резервных средств в периоде, когда вы признаете ее безнадежной. Как определить этот период и в каких случаях задолженность признается невозможной к взысканию – рассказали выше. Также важно учитывать, что в учете задолженность не учитывается в расходах напрямую. Применяется следующая проводка:
Дт 63 / Кт 62 – произведено списание за счет резервных средств.
При этом за счет резервных средств разрешается списывать всю безнадежную дебиторку – даже если при формировании резерва это не было заложено в расчет.
Не исключается ситуация, когда объем задолженности превышает резерв. Разницу в таком случае относят к прочим расходам и отражают следующим образом:
Дт 91.02 / Кт 62 – остаток задолженности включен в прочие расходы.
Безнадежная дебиторка может быть отнесена к расходам при отсутствии резервных средств или если их не хватило для покрытия всей суммы. При этом бухгалтер делает такую запись:
Дт 91.02 / Кт 62 – безнадежная дебиторка отнесена к прочим расходам.
Ранее уже отметили, что истечение срока давности – это не всегда про невозможность взыскать деньги или имущество в исковом порядке. Если должник признает свои обязательства в письменной форме, срок исковой давности восстанавливается. Данный нюанс нашел отражение в бухучете. Применяется забалансовый счет 007 – дебиторка числится на нем в течение пяти лет. Если задолженность образовалась в связи с прекращением деятельности юрлица или ликвидацией забалансовый счет не применяется.
По истечении пяти лет или ранее, если долг был погашен, применяются записи:
| Дт | Кт | Операция |
|---|---|---|
| 51 | 60 | Ранее списанная задолженность погашена |
| 76 | 91.01 | Отражен прочий доход |
| - | 007 | Задолженность погашена |
Налоговый учет
Списание происходит в том периоде, когда задолженность признается бесперспективной к взысканию. Например, дата завершения срока исковой давности, исключения сведений о должнике из ЕГРЮЛ или вынесения постановления приставом ФССП.
Рассмотрим главные нюансы безнадежной дебиторской задолженности в разрезе основных налогов.
На прибыль
Включать просроченную дебиторку в расходы вправе субъекты, рассчитывающие налог по методу начисления. Если применяется кассовый метод, сделать это не получится, поскольку доходы признаются исключительно после поступления, а расходы – после зачисления оплаты от покупателя. При непоступлении оплаты встречное обязательство сохраняется и, как итог, расход признать нельзя.
НДС
Прибыль, облагаемую налогом, сокращает вся сумма задолженности, которую нельзя взыскать. При возникновении задолженности по предоплате с завершившимся сроком давности, налог подлежит восстановлению.
Единый налог на упрощенке
Вне зависимости от выбранного объекта налогообложения налоговую базу благодаря списанию дебиторки снизить не получится. В первом случае все понятно: доходы не учитываются в принципе. На упрощенке 15% расходы определяются согласно положениям статьи 346.16 Налогового кодекса РФ – безнадежная дебиторка сюда не включена. Идентично выглядит картина и для единого сельскохозяйственного налога.
Списание долга в 1С 8.3
Применение автоматизированных систем учета позволяет сократить количество бюрократии и произвести списание если и не в два клика, то существенно быстрее, чем делать это вручную.
Процедура начинается с заведения акта инвентаризации. В этих целях последовательно переходим в разделы «Покупки» – «Расчеты с контрагентами» и выбираем «Акт инвентаризации расчетов». В открывшемся документе выбираем «Корректировка задолженности» и указываем вид операции, сумму к списанию, данные контрагента. Нажимаем «Заполнить» и в таблице видим дебиторку. Выбираем «Счет списания дебиторской задолженности в корректировке долга» и указываем счет 63.
При отсутствии резервного фонда используем проводки, приведенные в соответствующем разделе.
Вывод
Рассказали, как списывать дебиторскую задолженность прошлых лет с примерами проводок.
В первую очередь, если вы новичок в сфере бухучета и финансов, следует научиться различать сомнительную и безнадежную дебиторку. Первая – это когда вы сомневаетесь, что задолженность будет погашена, а срок исковой давности еще не истек. Вторая – когда срок давности закончился, юрлицо-должник ликвидировано, физлицо-должник прошло через процедуру банкротства или приставы ФССП по тем или иным причинам прекратили исполнительное производство.
Важно помнить, что даже если ИП-должник исключен из ЕГРИП, все его долги переходят на соответствующее физлицо. Соответственно, такая дебиторка не будет считаться безнадежной.