Активно-пассивные счета: как вести учет без ошибок
Представим, что вы недавно начали свой бизнес и у вас пока нет бухгалтера. Разобравшись, что Дебет – это «должны нам», а Кредит – «должны мы», вы столкнулись с ситуаций, когда один из контрагентов стал для вас одновременно кредитором и дебитором. Это означает, что вам предстоит углубиться в нюансы бухгалтерского учета и узнать, что собой представляют активно-пассивные счета (АПС).
Содержание:
Общая информация
Все операции в бухучете отражаются на счетах – таблицах из двух колонок, где в левую колонку вносят данные о поступлениях (Дт), в правую – о выбытиях (Кт). Разница между колонками – остаток по счету – именуется сальдо.
Если мы говорим о стандартных расчетах (т.е. когда компания не выступает одновременно дебитором и кредитором), в бухгалтерском учете применяются пассивные и активные счета. Первые показывают источники формирования активов, к примеру, задолженность или резервы бизнеса на будущие траты. Вторые применяются для детализации всего, что находится в собственности у бизнеса – деньги, производственные материалы, основные средства.
АПС стоят особняком и применяются для одновременного учета активов и пассивов. Посредством АПС ведутся взаиморасчеты с контрагентами.
Категоризация АПС
Активно-пассивные счета, в свою очередь, бывают с односторонним и двусторонним сальдо. Рассмотрим, когда бизнесу следует использовать тот или иной вид АПС:
- Одностороннее сальдо. Здесь формирование остатка осуществляется только по Дт или Кт. Особенно наглядно это может продемонстрировать счет 99 «Прибыли и убытки»: по итогам отчетного периода бизнес попросту не может получить одновременно и прибыль, и убыток. Если год отработан в плюс, сальдо по 99 будет кредитовым, в минус – дебетовым.
- Двустороннее сальдо. Назначение таких АПС – учет взаиморасчетов. Сюда входят счета 60, 62, 71, 72, позволяющие в рамках одного учетного объекта (например, расчет с поставщиками) отразить сразу и дебиторку, и кредиторку.
Какие счета активно-пассивные
«Настольной книгой» для начинающего бухгалтера выступает приказ Министерства финансов № 94, которым утвержден План счетов бухучета. Проще говоря, это перечень всех счетов, применяемых в хозяйственной деятельности, плюс подробная инструкция по их применению. К АПС относятся счета, перечисленные в разделе VI Плана, а также 90, 91 и 99. Ниже – несколько примеров, когда один и тот же счет (60, 76, 99) выступает активным или пассивным.
Пример 1: счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
В начале года ООО «ТехноПлюс» заказали у партнеров партию станков. Чтобы ускорить поставку, бухгалтер перечислил аванс – 500 000 руб. Теперь в учете на счете 60 «висит» дебиторка: поставщик должен отгрузить оборудование.
Через месяц станки приехали, но оплату за оставшуюся часть компания еще не внесла. В этот момент на том же счете 60 появляется кредитовое сальдо – задолженность ООО «ТехноПлюс» перед поставщиком на 750 000 руб. Видим, что один и тот же счет, но в разных ситуациях показывает то актив, то пассив.
Пример 2: счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
Весной у ООО «ЭкоСтрой» случилась авария на стройке: техника повредила соседний забор. Страховая компания обязалась компенсировать ущерб, и бухгалтер отразил на счете 76 дебиторку – 200 000 руб., которые должны поступить от страховщиков.
Летом ООО «ЭкоСтрой» не повезло еще раз: компания сорвала сроки сдачи объекта, а заказчик выставил претензию на 750 000 руб. Теперь на том же счете 76 появился кредит – обязательство компании выплатить штраф.
Пример 3: счет 99 «Прибыли и убытки»
В конце августа 2024 АО «АгроЛайн» столкнулись с засухой: урожай оказался меньше ожидаемого. По итогам месяца бухгалтерия закрыла отчетность с убытком 920 000 руб., и на счете 99 появился дебет.
В следующем году ситуация изменилась на противоположную: засухи не было, а компания получила крупный заказ на поставку зерна, заработав прибыль в 1 350 000 руб. Теперь на том же счете 99 отражается кредитовое сальдо – положительный финансовый результат.
Пример расчета сальдо на АПС: по этапам
Ранее уже рассказали, какое сальдо могут иметь на конец периода активно-пассивные счета (напомним: дебетовое или кредитовое). Для большей наглядности рассмотрим еще один пример со счетом 60.
ООО «АльфаГрупп» осуществляет управление многоквартирными домами. В начале ноября у нее числится кредитовое сальдо – 1,2 млн руб.: контрагент ООО «Стол и стул» поставил мебель для офиса на указанную сумму, но оплата еще не произведена.
На протяжении ноября по счету 60 зафиксированы такие операции:
- переведена оплата ООО «Высокие технологии» за 10 компьютеров в сборе – 350 тыс. руб. (технику пока не доставили);
- внесена оплата ООО «Стол и стул» за фурнитуру для мебели – 39 тыс. руб. (товар получен);
- направлен платеж в адрес ООО «Стол и стул» за мебель – 1,2 млн руб.
По итогам месяца бухгалтер ООО «АльфаГрупп» внес в учет следующие проводки:
| Запись | Запись | Операция | Сумма (руб.) |
|---|---|---|---|
| Дт 60 | Кт 51 | 1. Оплата ООО «Высокие технологии» за 10 компьютеров в сборе, которые еще не доставили | 350 000 |
| 2. Получена и оплачена фурнитура для мебели от ООО «Стол и стул» | 39 000 | ||
| Дт 10 | Кт 60 | 2.1. Товар направлен на склад (после чего сформировалась кредиторка) | 39 000 |
| Дт 50 | Кт 51 | 2.2. Перечислены деньги ООО «Стол и стул» за фурнитуру | 39 000 |
| Дт 60 | Кт 51 | 3. Полный расчет с ООО «Стол и стул» за мебель | 1 200 000 |
Имея вводные данные, компания приступает к расчету сальдо.
Этап 1: сбор данных по счету 60
Итоговый оборот по дебету составил: 350 000 (оплатили ПК) + 39 000 (оплатили фурнитуру) + 1 200 000 (полный расчет за мебель) = 1,589 млн руб.
По кредиту: 1 200 000 (начальное сальдо) + 39 000 (получили фурнитуру) = 1,239 млн руб.
Этап 2: вычисляем конечное простое сальдо
Здесь действует следующее правило: оборот по Дт больше, чем по КТ – дебетовое сальдо. Если наоборот – кредитовое. Поэтому в нашем примере с ООО «АльфаГрупп» сальдо дебетовое (1,589 млн > 1,239 млн).
Расчет будет по формуле:
начальное сальдо по Дт + оборот по Дт - оборот по Кт.
Как помним, начальное сальдо по Дт на 1 ноября у ООО «АльфаГрупп» нулевое, поскольку числилась задолженность перед ООО «Стол и стул». Считаем дебетовое сальдо:
0 + 1 589 000 - 1 239 000 = 350 000 руб.
Поскольку активно-пассивные счета на конец периода могут иметь и кредитовое сальдо, вполне закономерен вопрос: как в таком случае будет выглядеть формула? Все просто – вместо начального сальдо по Дт в расчет необходимо подставить значение по Кт. В нашем примере сальдо дебетовое, поскольку ООО «АльфаГрупп» в ноябре рассчиталась со всеми обязательствами. А если бы не рассчиталась (например, платеж ООО «Стол и стул» не был внесен), по итогам месяца у компании возникла бы задолженность и, соответственно, сальдо по Кт.
Вывод
Рассказали, что собой представляют активно-пассивные счета, чем отличаются от активных и пассивных, а также привели примеры расчетов с проводками. К сожалению, единого НПА, где приводилась бы категоризация счетов нет, а из списка в приказе № 94 вы не узнаете, какие счета бухгалтерского учета относятся к активным и пассивным, а какие являются АПС. Но вы всегда сможете разобраться, держа в уме простое правило: если счет показывает «что у нас есть» – он активный, «кому мы должны» – пассивный. Если же «умеет» и так, и так, то это активно-пассивный счет.