Расчет отпускных в 2026 году: новые правила и расчет в 1С:Бухгалтерии
Рядовой сотрудник воспринимает отпуск как время заслуженного отдыха, считая дни в календаре до его начала. Для бухгалтера же расчет отпускных – ответственная задача, которая требует как общей внимательности, так и знания нормативных требований. Ниже обсуждаем, по каким правилам осуществляется расчет отпускных в 2026 году, и как эту задачу можно автоматизировать при помощи 1С.
Базовая теория
Новые правила расчета отпускных прописаны в ППРФ № 540, принятом 01.09.2025 и действующем до 01.09.2031. Прежде чем читать этот материал дальше, рекомендуем ознакомиться с текстом этого постановления: так вам будет проще ориентироваться в нюансах, о которых пойдет речь в дальнейшем.
Следующий важный момент – формула, в соответствии с которой производиться расчет отпускных:
Время отдыха и оплачивается в календарных днях, зарплата же начисляется только за рабочие. Поэтому, даже если у сотрудника постоянный размер заработка (скажем, он получает фиксированный оклад), итоговая сумма за месяц не будет совпадать с размером зарплаты.
Помимо указанных, имеются и иные факторы, влияющие на размер отпускных:
- периоды, когда человек не работал (находился на больничном, в отпуске);
- разное количество дней в месяцах;
- официальные праздники, из-за которых число рабочих дней в месяце также может сократиться;
- структура выплат сотруднику (премии, надбавки, доплаты).
Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) для отпуска
Для расчета отпускных применяется СДЗ, определяемый по доходу за расчетный период. Формула:
Цифра 12 означает количество месяцев в году, а 29,3 – это нормативно установленное среднее количество календарных дней в месяце.
При расчете СДЗ учитываются оклад, регулярные надбавки, доплаты за условия труда, выплаты за сверхурочные, смены в ночь, выход на работу в выходные и праздники, а также премирование.
Не учитываются больничные пособия, командировочные, компенсации за проезд, жилье и питание, отпускные, выплаты социального характера.
Кроме того, из расчетного периода следует убрать дни, когда человек находился в отпуске (с оплатой или без), на больничном, в командировке.
Ситуации, тем не менее, бывают разные. Иногда рассчитать отпускные по общим правилам не представляется возможным. На этот случай ППРФ № 540 содержит специальный порядок расчета. Если применяете его, формула СДЗ будет выглядеть иначе:
Для вычисления количества дней в месяце, отработанном не полностью, предусмотрена отдельная формула:
Еще один ключевой нюанс связан с необходимостью обеспечения минимальных гарантий. Это означает, что СДЗ для расчета отпускных не может быть ниже величины федерального МРОТ (минимального размера оплаты труда), который в 2026 году составляет 27 093 руб. Разделив это значение на среднее количество дней в месяце (29,3), получим 924 руб. 68 коп. Если при расчете СДЗ получили меньшую цифру, отпускные следует рассчитывать по МРОТ.
Рассчитываем отпускные
Определив СДЗ, остается только подставить его значение в формулу, которую привели выше для расчета отпускных. Выплата следует произвести не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Пример: специалист отдела правового обеспечения Михайлов Е.Е. идет в отпуск с 18.09.2026. Отсчитываем три дня, получаем 14.09.2026. Это и будет крайним сроком выплаты отпускных. Закон при этом не устанавливает срока «не ранее чем», оставляя решение этого вопроса на усмотрение работодателя.
С теорией закончили, перейдем к практике. Предположим, Михайлов Е.Е. заработал за расчетный период 739 861 руб. В сентябре он идет в отпуск на 12 дней. Считаем СДЗ: 739 861 / 12 / 29,3 = 2104 руб. 27 коп. Это выше минимального значения, поэтому оставляем как есть. Теперь делаем итоговой расчет: 2104,27 × 12 = 25 251 руб. 24 коп. Это и есть та сумма, которую Михайлов получит, прежде чем отправится на заслуженный отдых.
Возникновение права на отпуск
Если человек работает на вас в течение шести месяцев подряд, у него возникает право на отпуск. Но это общее правило, из которого есть исключения. Отпуск предоставляется раньше нижеприведенным категориям работников:
Важно: один полный месяц работы дает сотруднику право примерно на 2,33 дня отпуска. Если человек работает в вашей организации меньше года, следует применять пропорциональное исчисление рабочих дней и СДЗ. Для этой цели предусмотрена отдельная формула:
На какой срок сотрудник вправе брать отпуск
ТК РФ устанавливает продолжительность отпуска – 28 дней, но это общее правило. Отдельные категории сотрудников вправе претендовать на более продолжительный отдых. К примеру, если они задействованы на вредном для здоровья производстве или трудятся в районах Крайнего Севера. Есть и иные основания, предусмотренные трудовым законодательством, отдельными правовыми актами (например, согласно ФЗ-79 госслужащим полагаются дополнительные дни отпуска за выслугу лет) или внутренними актами конкретного работодателя.
Как правильно разделить дни отпуска
На этот счет закон содержит вполне конкретное правило: одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней, остальные можно распределять, исходя из пожеланий сотрудника (само собой, по согласованию с работодателем). Для удобства порядок разделения отпусков можно прописать в правилах трудового распорядка или утвердить отдельное положение об отпусках.
Частные случаи
Есть несколько ситуаций, которые нельзя назвать нестандартными, но, столкнувшись с ними, бухгалтеру важно не допустить ошибку.
Например, отпуск совпал с праздничными днями. Эти дни следует исключить из числа дней отпуска и оставить без оплаты. Отпуск же следует продлить пропорционально числу праздничный дней. Каких-либо заявлений для этого человеку писать не нужно.
Другая ситуация: человек ушел в отпуск и заболел. Оформлять больничный или нет, решать сотруднику, но если все же оформил, то отпуск следует продлить на дни больничного или перенести. При этом оплачиваются отпускные и пособие за дни, которые человек провел на больничном.
Также бухгалтеру важно знать, как действовать в ситуации, когда сотрудник просит заменить отпуск денежной компенсацией. Это право у работника имеется, но применимо оно исключительно в двух ситуациях: при увольнении или если речь о дополнительных днях отпуска (т.е. сверх стандартных 28 дней). Также у сотрудника есть право вообще не идти в отпуск, а если он делал так несколько лет подряд, при увольнении размер компенсации за неиспользованный за отпуск может составить внушительную сумму.
Оформление отпуска: краткая пошаговая инструкция
Несмотря на кажущуюся простоту задачи, следует проявлять максимальную ответственность при оформлении отпусков. Отсутствие необходимых документов и, особенно, пропущенные сроки выплат могут стать причиной недовольства сотрудников и последующего их обращения в трудовую инспекцию.
Оформление отпуска в 1С:Бухгалтерии
Значительную часть процессов, связанных с оформлением отпусков, можно автоматизировать благодаря 1С. После выполнения типовой настройки программа будет сама рассчитывать отпускные в соответствии с данными о начислениях за расчетный период.
Для начисления используйте документ «Отпуск». Найти его можно, пройдя по пути «Зарплата и кадры» – «Все начисления». В документе необходимо указать:
- организацию (если ведете в программе учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- даты начала и завершения отпуска.
Увидев эти данные, система сама определит количество дней отпуска и рассчитает размер выплаты.
Если имеется необходимость, по ссылке внутри документа доступен подробный расчет СДЗ с указанием начислений по месяцам, количества учтенных дней и итогового СДЗ. Также есть возможность скорректировать данные вручную. Форму расчета СДЗ можно распечатать, нажав кнопку «Печать». Кроме того, из документа «Отпуск» вы также можете сформировать приказ о предоставлении отпуска и записку-расчет. Дополнительно 1С сама рассчитывает НДФЛ, сумма которого отображается в соответствующем поле документа.
После того как нажмете «Провести и закрыть», программа сделает необходимые проводки, посмотреть которые можно через функцию «Показать проводки и другие движения документа».
В документе также имеется опция «Выплатить». После ее применения система сформирует необходимые документы для выплаты отпускных работнику.
Что по итогу
Обсудили, как правильно рассчитывать отпускные и с какими нюансами может столкнуться бухгалтер, на которого работодатель возложил эту задачу. А нюансов здесь много: от корректного определения СДЗ до ситуации, когда человек ушел в отпуск и заболел.
Упростить расчет отпускных можно при помощи 1С:Бухгалтерии, которая также доступна через облако «Фреш». Программа сама определит количество дней отпуска, рассчитает размер выплаты, сформирует необходимые проводки и, при необходимости, подготовит приказ о предоставлении отпуска.