Компенсация за задержку зарплаты: что нужно знать работодателю
Задержка зарплаты — серьезное нарушение, которое может обернуться для работодателя не только недовольством сотрудников, но и юридическими последствиями. В России законодательство четко регулирует сроки выплаты заработной платы и предусматривает компенсацию за их нарушение. Работодателю важно понимать свои обязательства, чтобы избежать штрафов, судебных исков и репутационных потерь. Мы подготовили подробный тематический материал: от законодательных основ до проводок.
Содержание:
- Азы: в какой срок выплачивается зарплата
- При каких обстоятельствах выплачивают компенсацию
- От теории к практике: формула для расчета компенсации за задержку зарплаты
- Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация за задержку зарплаты?
- Компенсация за задержку зарплаты и налог на прибыль: споры продолжаются
- Отражение в бухучете компенсации за задержку зарплаты
- Входит ли компенсация за задержку зарплаты в расчет среднего заработка?
- Финансовые последствия
- Вывод
Азы: в какой срок выплачивается зарплата
Трудовой кодекс устанавливает четкие правила – ваши сотрудники должны получать оплату за труд как минимум два раза в месяц или чаще. К примеру, аванс за текущий месяц вы выплачиваете 23 числа, а зарплату – до 7 числа. Такой промежуток – не более 15 календарных дней – строгое требование: оно установлено статьей 136 Трудового кодекса.
Конкретные даты работодатель определяет самостоятельно, внося соответствующие положения в инструкции внутреннего распорядка компании, колдоговор и трудовые договоры. Важно учитывать: срок – всегда дата, а не временной промежуток. Иначе говоря, формулировка образца «аванс выплачивается в период с 23 по 26 числа, зарплата – с 7 до 10» не подойдет.
Когда день заветной выплаты совпадает с выходным или праздником, оплата перечисляется в последний рабочий день перед установленной датой. Например, в 2025 году, работники, получающие зарплату 8 мая, увидят уведомление о зачислении средств уже 7 числа, поскольку 8 – государственный выходной в преддверии Дня Победы.
«Закон о компенсации за задержку зарплаты»
Отдельного федерального НПА, который регулировал бы соответствующие правоотношения, не предусмотрено. Обязанность нанимателя выплатить компенсацию за задержку з/п прописана в статье 236 Трудового кодекса РФ. В 2024 Конституционный суд РФ настоял на внесении правок в норму закона.
Ранее компенсация предоставлялась только по не начисленным в срок средствам, теперь – и по начисленным, но не выплаченным вовремя. Предложение высшего судебного органа нашло отражение в Федеральном законе от 30.01.2024 № 3-ФЗ, внесшим соответствующие корректировки в вышеупомянутую статью 236 ТК РФ.
При каких обстоятельствах выплачивают компенсацию
Предположим, ООО «Ромашка» переживает не лучшие времена: крупный клиент задержал оплату за поставку, возник кассовый разрыв – денег, чтобы выплатить аванс персоналу 21 марта 2025 года, нет. Спустя неделю, 28 числа, контрагент все же переводит деньги «Ромашке». Ситуация возникла не по вине работодателя, но теперь, помимо з/п, придется оплатить каждый день ожидания.
Другая ситуация. ООО «Лазурный берег» направило платежное поручение в банк, где у компании оформлен зарплатный проект, но произошел технический сбой: средства были зачислены на карты сотрудников сутками позже. Придется платить компенсацию – бремя возлагается отнюдь не на банк, а на «Лазурный берег».
От теории к практике: формула для расчета компенсации за задержку зарплаты
Чтобы узнать сумму компенсации, необходимо располагать следующими данными:
- общий объем задолженности;
- срок задержки;
- ключевая ставка Банка России, действующая на момент задержки.
С общим объемом задолженности все понятно – это средства, которые должны были, но по какой-либо причине не были перечислены сотруднику.
С определением временных рамок задержки проблем также не возникнет. Гражданский кодекс РФ устанавливает, что исчисление сроков начинается со следующего дня, в который наступило событие / было совершено действие. С задержкой картина аналогичная: срок начинает исчисляться со следующего календарного дня после установленного дня выплат. Завершение периода – день, когда работник получил полагающиеся ему деньги плюс компенсацию.
Узнать ключевую ставку ЦБ РФ для расчета компенсации за задержку зарплаты тоже не составит труда. На сайте регулятора есть специальная страница, отражающая ставку на конкретную дату. Если в период задолженности действовало несколько ставок, сумма рассчитывается для каждой по отдельности, а затем суммируется.
Разобравшись с главными элементами, взглянем на саму формулу:
общий объем задолженности × срок задержки × 1/150 ключевой ставки Банка России = компенсация
Приведем пример, как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты.
В ООО «Ромашка» день аванса – 22 число. 22 октября 2024 года дизайнер Крыжовников С.С. не получил деньги, поскольку компания переживает финансовый разрыв. 30 октября проблему с наличием денег устранили – сотрудник получил аванс. Период задержки составил восемь дней. При расчете компенсации за задержку зарплаты будет использовано две ключевые ставки: 19% и 21% – поскольку 25 октября 2024 года ставка была повышена.
Сумма аванса Крыжовникова С.С. – 31 000 руб., без НДФЛ на руки – 26 970 руб.
С 23 по 25 октября действовала ставка 19% (три дня), с 26 по 30 – 21% (пять дней).
Определяем сумму компенсации:
26 970 × 3 × 1/150 × 0,19 = 102,5 руб. (за три дня);
26 970 × 5 × 1/150 × 0,21 = 188,79 руб. (за пять дней);
102,5 + 188,79 = 291,3 руб. (общая).
Как посчитать компенсацию за задержку зарплаты еще проще?
Для расчетов не нужно иметь профильный диплом, но в процесс можно добавить немного автоматизации. Если допустили нарушение, прописанное в ст. 236 ТК РФ, воспользуйтесь бесплатным калькулятором расчета компенсации за задержку зарплаты от КонсультантПлюс.
Достаточно внести общий объем задолженности и период задержки – система рассчитает компенсацию автоматически с указанием действующей ставки Банка России (если в выбранный промежуток времени коэффициент менялся, будет отражена детализация по датам).
Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация за задержку зарплаты?
Вполне закономерный вопрос. И если на первую его часть есть однозначный ответ, со второй все не так просто.
НДФЛ
Компенсация, рассчитываемая по 1/150 ставки Банка России, НДФЛ не облагается. Если наниматель предусмотрел повышенную компенсацию во внутреннем правовом акте, НДФЛ также не применяется.
Иначе обстоят дела, если наниматель решил предоставить повышенную компенсацию, но не предусмотрел это в своей учетной политике. Придется из общей суммы вычесть необлагаемую НДФЛ сумму по 1/150, а с оставшейся – пополнить казну.
Страховые взносы
Вопрос: «Облагается ли взносами компенсация за задержку зарплаты?» – предмет жарких споров, где «за» высказываются Минфин и ФНС, а «против» – суды.
Исполнительная власть аргументирует свою точку зрения тем, что взносами облагаются все суммы, перечисляемые наемному персоналу по трудовым договорам.
Судебная власть считает, что компенсация – не про трудовые отношения, но про материальную ответственность нанимателя, поэтому никаких взносов платить не нужно.
Итог дебатов: ФНС начисляет штрафы, а работодатели отбивают их в суде. Однако объем санкций иногда настолько незначительный, что проще заплатить штраф, чем тратить 300 руб. (для физлиц) или 6000 руб. (для юрлиц) за подачу искового заявления. Выбор, что дороже: необходимость доказать правоту или сэкономить бюджет – остается за нанимателем.
Компенсация за задержку зарплаты и налог на прибыль: споры продолжаются
Работодатели часто включают компенсации в две категории расходов:
- внереализационные – штрафы, пени, покрытие иных финансовых санкций;
- на оплату труда.
Министерство финансов и ФНС выражают несогласие с такими раскладами, так как, по их мнению, компенсация никоим образом не связана с оплатой труда или внереализационными расходами. Итог: штрафы работодателям и следующие за ними судебные разбирательства. Часто судья оказывается на стороне работодателя, но для исключения рисков лучше не учитывать компенсации при исчислении налогооблагаемой базы.
Отражение в бухучете компенсации за задержку зарплаты
Вернемся к примеру с работником ООО «Ромашка». Когда Крыжовников С.С., наконец, получил задержанный аванс, бухгалтер выдал ему расчетный листок, где была прописана основная сумма – 26 970 руб. и компенсация – 282,3 руб. Такая детализация необходима, чтобы работник понимал, сколько он получил и по каким основаниям.
Однако выдать расчетный лист – это еще не все. Необходимо внести соответствующие записи в учетную политику компании. При выплате компенсаций за задержку зарплаты применяются такие проводки:
| Левая сторона | Правая сторона | Операция |
|---|---|---|
| 91.2 | 73 | Начислена компенсация |
| 73 | 59 | Компенсация начислена через кассу (выдана наличка) |
| 73 | 51 | Компенсация начислена на карту |
Входит ли компенсация за задержку зарплаты в расчет среднего заработка?
Чтобы рассчитать средний заработок, применяются правила, закрепленные в постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Исходя из пункта 2 этого НПА, в него включаются суммы, применимые к трудовым отношениям.
Положения статьи 129 Трудового кодекса РФ определяют оплату труда как вознаграждение за трудовую деятельность, зависящее от квалификации сотрудника, сложности, объема, качества и условий труда, которое также включает компенсационные и стимулирующие выплаты. В соответствии со статьей 135 Трудового кодекса РФ система оплаты труда, в том числе тарифные ставки, оклады, компенсационные и стимулирующие доплаты и надбавки, а также порядок премирования, регулируется колдоговорами и локальными правовыми актами.
Компенсация за задержку зарплаты, предусмотренная статьей 236 Трудового кодекса РФ, представляет собой форму материальной ответственности нанимателя, установленную законом. Следовательно, она не относится к сфере оплаты труда и при расчете среднего заработка не учитывается.
Финансовые последствия
Для работодателя, задержавшего выплату, компенсация – не единственная санкция.
Если инспекция по труду выявит нарушение, проведя выездную проверку, бизнесу грозит административный штраф:
- для предпринимателей – до 5000 руб.;
- для юрлиц – до 50 000 руб.;
- для должностных лиц – до 20 000 руб.
Повторное нарушение увеличивает штраф для предпринимателей до 30 000 руб., для юрлиц – до 100 000 руб.
Перечень санкций включает и уголовную ответственность. Если срок задержки составляет более двух месяцев или сотрудники получают менее 1/2 установленной суммы более трех месяцев подряд, работодателя ожидает лишение свободы на срок до трех лет. Если задержка выплат стала причиной тяжких последствий для здоровья или жизни сотрудника, три года превращаются в пять.
Однако не стоит переживать заранее: если задержка обусловлена не корыстными действиями работодателя (например, деньги, причитающиеся работникам, направлены на ремонт основных средств), а финансовыми трудностями, уголовные санкции не применяются.
Вывод
Рассказали, какая компенсация будет при задержке зарплаты.
В первую очередь следует проверить, правильно ли указаны сроки выплаты з/п и аванса в колдоговоре и трудовых договорах. Закон устанавливает обязанность совершать выплаты сотрудникам как минимум дважды в месяц. Конкретные сроки ТК РФ не предусмотрены, но в документах это всегда должна быть дата, а не промежуток времени.
Компенсация выплачивается за каждый день задержки, начиная с календарного дня (важно: не рабочего), следующего за днем, когда работнику должны были выплатить честно заработанные деньги.
Чтобы определить объем компенсации, используйте формулу, приведенную в нашем материале, или бесплатный онлайн-калькулятор. Если считаете вручную, не забудьте свериться с сайтом Банка России и убедиться, что применяете актуальную ставку.
Даже один день задержки выплаты – это необходимость предоставить компенсацию. Если трудовая инспекция выявит нарушение, придется заплатить административный штраф. Есть и уголовные санкции, но применяются они только тогда, когда работодатель умышленно расходует средства, полагающиеся работникам, на иные цели.
Тщательно планируйте бюджет, работайте с проверенными партнерами во избежание финансового разрыва и регулярно отслеживайте изменения в законодательстве.