Бизнес-карта для ИП и ООО: как открыть, лимиты и учет расходов
Можно выделить три вида правил, которые следует соблюдать бизнесу. Первые – это предписания закона: получение лицензий на определенные виды деятельности, уплата налогов и подача отчетности в срок и т.д. Вторые не «прописаны» в законодательстве напрямую, но без их выполнения работать затруднительно, как, например, без расчетного счета, который позволяет осуществлять безналичные расчеты, подключать эквайринг и открывать зарплатные проекты. Третьи – необязательны для выполнения, но существенно повышают «качество жизни» предпринимательства. Например, бизнес-карта – платежное средство, которое работает по тому же принципу, что и ваша личная дебетовая карта, при этом служащее инструментом для осознанного учета и оптимизации корпоративных расходов.
Содержание:
- Общие сведения, кем применяется
- Что еще следует знать, перед тем как открывать бизнес-карту
- Практическое применение и польза бизнес-карты
- Особенности учета расходов при объекте «Доходы минус расходы»
- Что по итогу
Общие сведения, кем применяется
Бизнес-карта привязана к расчетному счету, как и дебетовая – к личному, а с ее помощью вы можете совершать покупки в интернете, расплачиваться по терминалу или снимать наличные. Рассмотрим, какую пользу она приносит, исходя из формы ведения коммерческой деятельности.
Для ИП открытие бизнес-карты – это возможность разделить финансовые потоки по двум направлениям: личные деньги и деньги бизнеса. Закон не обязывает ИП иметь расчетный счет (р/с) – с личной карты вы можете оплачивать как бытовые расходы, так и издержки бизнеса – но иногда можно столкнуться с лишним вниманием ФНС, даже если вы ничего не нарушали. Представим, что вы работаете без р/с и получаете оплату от контрагентов на личный счет. С этого же счета вы ежемесячно отправляйте плюс-минус одинаковую сумму родителям. Банк, который согласно ФЗ-115 должен проверять все операции бизнеса, а впоследствии и ФНС, могут расценить такие платежи как подозрительные. Ваш личный счет могут заблокировать до выяснения обстоятельств – такие проблемы вам ни к чему. Если же откроете р/с, сможете переводить с него деньги на личный счет, а чтобы ни у кого не возникло вопросов, в назначении платежа следует указывать «перевод денег с расчетного счета на личный». Не «зарплата ИП», «командировочные» или «материальная помощь» – ведь для ИП такие выплаты не предусмотрены. А если откроете бизнес-карту, сможете использовать все ее преимущества, перечисленные выше. В том числе и оплачивать личные расходы, но рекомендуем все же иметь две отдельные карты или, по крайней мере, открыть р/с.
Для ООО бизнес-карта – это уже не просто удобная «фишка», а один из инструментов для оптимизации хозяйственных издержек. Личные траты учредителей или руководителя с нее оплачивать нельзя, только расходы компании:
- Командировочные. Вы можете вручить карту сотруднику, которого направляете в деловую поездку, и установить лимит трат – по возвращении ему будет проще отчитаться.
- Мебель и техника. Если нужно срочно что-то закупить для офиса и нет времени ждать поставки из другого региона, вы можете купить мебель или технику в обычном розничном магазине и расплатиться корпоративной картой.
- Услуги подрядчиков. Например, в офисе возникли проблемы с канализаций, и вы вызвали сантехника. Если исполнитель, скажем, ИП на НПД или просто ИП, вы прикладываете карту к его терминалу – и готово.
- Иные расходы. Например, налоги, реклама.
Что еще следует знать, перед тем как открывать бизнес-карту
Исходя из того, для каких задач вам нужна карта, после выпуска банком ее можно настроить как универсальную (чаще всего она по умолчанию настроена как универсальная) или ограниченную.
Универсальная, как следует из названия, не устанавливает каких-либо ограничений на категории товаров или услуг, которые по ней можно оплатить. Этот вариант подойдет, если направляете людей в командировки: сотрудник может расплатиться за питание, проживание, проезд. Вы также можете установить лимит по бизнес-карте – чтобы сотрудник не потратил слишком много. Другой распространенный вариант применения универсальной карты – перевод денег ИП на свой личный счет.
Ограниченные карты настраивают через приложения банка так, чтобы оплатить с их помощью можно было только определенные товары или услуги. Этот вариант широко применяется в логистике: для водителей выпускают топливные карты, чтобы на заправке они могли купить только бензин, а не шаурму.
На практике оба варианта можно комбинировать. Например, ИП занимается ремонтом ПК и сопутствующей техники на дому, используя бизнес-карту для перевода денег на личный счет. По мере роста он открывает мастерскую, куда нанимает сотрудников, а сам уже не занимается ремонтом, фокусируясь на управлении бизнесом. Карту он передает сотрудникам, чтобы они закупали нужные расходники, ограничивая траты соответствующей категорией товаров.
Практическое применение и польза бизнес-карты
Снимает часть нагрузки с бухгалтерии
Даже если у вас не один штатный специалист, а целая бухгалтерская служба, при регулярном направлении людей в командировки на оформление, в том числе на выдачу наличный, тратится в среднем до пяти часов в месяц. Бизнес-карта позволяет исключить наличные расходы на командировочные, установить лимит трат и, что немаловажно, снимает с бухгалтерии часть нагрузки.
Контроль над расходами сотрудников
Человеческий фактор нельзя списывать со счетов: если выдаете наличные водителям, курьерам или экспедиторам, всегда есть вероятность, что часть денег они могут потратить на себя. Например, купить пирожок или заправить личное авто. В связи с этим возникает проблема с точным подсчетом, сколько потратил ваш сотрудник. Бизнес-карта исключает неразбериху благодаря возможности установить лимит на категории товаров или на сумму, которую ваш работник может потратить в сутки.
Снижение расходов
Если ИП использует бизнес карту для личных расходов, ему не нужно платить комиссию за перевод средств с расчетного счета на дебетовую карту. Кроме того, некоторые банки не берут комиссию за обслуживание р/с, если вы тратите определенную сумму с бизнес-карты (Т-Банк, Делобанк).
Безопасность
Если пластиковая карта минимизирует риск потерять наличку, то виртуальная бизнес-карта исключает возможность потерять пластиковую карту. Функционал у нее такой же, как и у «физической», а выпустить ее можно буквально за несколько минут в приложении или личном кабинете вашего банка. Дополнительное преимущество – в возможности привязать виртуальную карту к Mir Pay, если у вас смартфон на Android.
Особенности учета расходов при объекте «Доходы минус расходы»
ИП на УСН 15% или АвтоУСН 20% не нужно учитывать личные расходы, независимо от того, с какой карты потрачены деньги – личной или для бизнеса. Компании же и вовсе не могут тратить деньги с расчетного счета на личные цели учредителей или руководителей.
Но расходы на бизнес учитывать обязательно и делать это нужно правильно, чтобы у ФНС не было вопросов, почему вы учли их при расчете налога. Такие расходы должны подтверждаться документами, которые, в свою очередь, вносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР) с указанием их даты и реквизитов. Упрощенцам не нужно сдавать КУДиР в ФНС, но если у ведомства будут сомнения, ее могут запросить.
Расходные документы – это чеки, товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры. Оформляются как при наличных, так и безналичных расчетах. Например, если вы покупаете канцелярские принадлежности или мебель для офиса в розничном магазине, достаточно будет чека. Однако если покупаете у магазина, с которым заключили договор (или у поставщика), вместо чека потребуются акт, накладная, счет-фактура.
Кроме того, чтобы организация или ИП могли подтвердить расходы сотрудников по бизнес-карте, необходимо издать приказ об ее использовании, где будет отражено:
- кто и сколько вправе тратить;
- когда и кому сдается отчетность по расходам;
- какие операции разрешены, какие – нет;
- целевое назначение расходов;
- перечень документов, подтверждающих расходы;
- ответственность сотрудников – за утерю платежного средства, превышение расходов.
Что по итогу
Наличие бизнес-карты нельзя назвать обязательным или жизненно необходимым, тем не это полезный инструмент, призванный оптимизировать расходы и времязатратные процессы. А еще его можно смело назвать универсальным: благодаря бизнес-карте ИП разделяет личные и предпринимательские расходы, а крупная фирма – контролирует траты сотрудников с корпоративного счета и может в одно касание (или даже без касания) оплатить хозяйственные траты.