Как провести эффективную инвентаризацию в 2024 году: подробная инструкция для бизнеса

Инвентаризация представляет собой ключевой процесс в рамках управления запасами и активами любого предприятия. Она включает систематическую проверку, учет и оценку наличия материальных ценностей, что позволяет не только точно определить состояние ресурсов, но и выявить возможные расхождения между фактическими данными и учетными записями. В условиях современного бизнеса инвентаризация – неотъемлемая часть финансового контроля и стратегического планирования.

Содержание:

• Что собой представляет инвентаризация?
• Что необходимо учесть, прежде чем приступить к инвентаризации?
• В каких целях проводится инвентаризация?
• Основания для проведения инвентаризации
• Что подлежит ревизии?
• Порядок осуществления инвентаризации
  • Этап 1 – издание приказа о проведении инвентаризации и сбор комиссии
  • Этап 2 – проведение ревизии
  • Этап 3 – сверка результатов ревизии с учетными данными
  • Этап 4 – оформление результатов ревизии и учет инвентаризации
• Некоторые виды инвентаризаций
  • Инвентаризация кассы
  • Инвентаризации бухгалтерских счетов
  • Инвентаризация основных средств
  • Инвентаризация кредиторской и дебиторской задолженности
• Вывод

Что собой представляет инвентаризация?

Инвентаризация (в обиходе используются названия «переучет», «ревизия») – проверка товарно-материальных ценностей (ТМЦ), числящихся на балансе. Основная цель – выявить расхождения по фактическому наличию ТМЦ с тем, что отражено в учете.

Фактически инвентаризация – это пересчет средств и имущества, принадлежащих бизнесу.

Что необходимо учесть, прежде чем приступить к инвентаризации?

Перед проведением инвентаризации следует учитывать, что для этого потребуются дополнительные ресурсы – речь идет как о времени, так и о деньгах. Почему? Все просто:

• на время инвентаризации придется отвлечь работников от их основных обязанностей;
• предстоит выплатить им сверхурочные (если осуществлять ревизию после окончания рабочего дня);
• на срок проведения ревизии придется остановить работу бизнеса или конкретного подразделения / отдела (если проводить ревизию в течение рабочего дня).

Лучшие приложения для бизнеса: складской, бухгалтерский и финансовый учет

Для компании, состоящей из одного человека, который выполняет функции руководителя, бухгалтера и материально ответственного сотрудника, ревизия и вовсе может стать причиной остановки работы на несколько дней – в зависимости от масштаба бизнеса.

В каких целях проводится инвентаризация?

Инвентаризация выявляет:

1. Объем фактических остатков. Ревизия позволит определить и актуализировать реальный список активов.
2. Фактическое состояние продукции. В процессе хранения срок годности некоторых позиций может подойти к концу. Некоторые, хранение которых осуществляется в неправильных условиях, могут повредиться и потерять начальные качества.
3. Ошибки и кражи со стороны работников или третьих лиц. При работе с большими объемами данных ошибки не исключены – особенно, если учет ведется вручную. От краж, само собой, тоже никто не застрахован.
4. Нанесенный ущерб. В случае повреждения оборудования (например, сотрудник пролил кофе на рабочий ноутбук) ревизия позволит определить объем ущерба в денежном выражении.

Кроме того, согласно Федеральному закону № 402-ФЗ компании и предприниматели, осуществляющие бухучет, ежегодно в период с 01.10 до 31.12 обязаны провести как минимум одну ревизию. Такой переучет называется годовой инвентаризацией. Соблюдение сроков инвентаризации поможет не только выявить вышеприведенные обстоятельства, но и избежать штрафа за нарушение сроков.

Основания для проведения инвентаризации

Помимо основной инвентаризации, проводимой как минимум раз в год, обязательная инвентаризация осуществляется по таким основаниям:

• заменяется материально ответственное лицо, как следствие – выполняется проверка участка, за который оно несло ответственность;
• бизнес сдает в аренду, продает или приобретает (выкупает) имущество;
• имеются установленные факты порчи товаров или хищения;
• бизнес реорганизуется или ликвидируется;
• осуществляется сдача отечности за год в ФНС.

Что подлежит ревизии?

Как правило, инвентаризации подлежат товарно-материальные ценности как по основному бизнесу, так и по подразделениям:

Расчетный счет и лицевой счет: разница и ключевые отличия

• сырье для производства, полуфабрикаты, комплектующие, – производственные запасы;
• средства труда, участвующие в производстве, – основные средства (ОС);
• физическое имущество, принадлежащее бизнесу;
• нематериальные активы;
• продукция, переданная в реализацию;
• материальные вклады;
• деньги;
• кредиторская и дебиторская задолженности;
• иные материальные и нематериальные активы.

Порядок осуществления инвентаризации

Рассмотрим пошагово, как осуществляется ревизия, а также предоставим ссылки на необходимые для инвентаризации образцы бланков.

Этап 1 – издание приказа о проведении инвентаризации и сбор комиссии

Руководитель издает приказ, определяющий причину проведения ревизии, ее сроки, а также назначающий председателя и членов инвентаризационной комиссии. Как правило, ответственными за инвентаризацию назначаются:

• представитель администрации (например, заместитель директора);
• бухгалтер;
• иные специалисты (инженеры, техники, экономисты).

При необходимости к проверке можно привлечь аудитора.

Важно: материально ответственные лица, участки которых проходят ревизию, в комиссию не включаются, поскольку заинтересованы в результатах проверки. Однако они в любом случае обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им направления. До начала проверки следует ознакомить их с приказом под роспись. Если организация использует электронный документооборот, приказы могут доводиться до сотрудников в цифровом виде, что сильно экономит время. Но не следует забывать, что к собственноручной подписи в правовом поле РФ приравнивается только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Во избежание ненужных разбирательств все же рекомендуется доводить такие документы на бумаге.

Приказ можно оформить в произвольной форме или использовать для быстрого старта инвентаризации утвержденную форму (при переходе по ссылке загрузится документ в формате XLS).

Этап 2 – проведение ревизии

В процессе работы члены комиссии по инвентаризации проверяют реальное количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ). На данном этапе изучаются сроки годности, укомплектованность, сохранность. При необходимости ТМЦ взвешиваются и измеряются – если вес и размеры являются их ключевыми характеристиками.

Как открыть розничный магазин с нуля: пошаговая инструкция для начинающих

При осуществлении указанных процедур необходимо присутствие всех членов комиссии. В противном случае результаты переучета не будут считаться действительными – придется проверять ТМЦ заново. Не забываем, что инвентаризация предполагает отрыв работников от их основной деятельности и полную или частичную остановку работы.

Для фиксирования результатов применяется утвержденная форма ИНВ-3.

Упростить и оптимизировать процесс ревизии можно с помощью специальных программ или облачных сервисов. Опция инвентаризации доступна в 1С 8.3 «Бухгалтерия 3.0», «Мой склад», «Бухсофт», «Коробка.Онлайн».

Этап 3 – сверка результатов ревизии с учетными данными

На основании составленного ИНВ-3 осуществляется сверка данных. При этом в зависимости от типа ТМЦ заполняются следующие документы:

• ИНВ-19 – сличительная форма по результатам переучета;
• ИНВ-6 – акт ревизии расчетов за ТМЦ, находящиеся в пути;
• ИНВ-5 – ревизионная опись ТМЦ, пребывающих на ответственном хранении;
• ИНВ-4 – акт инвентаризации отгруженных ТМЦ;
• ТОРГ-16 – акт о списании товаров.

Расхождения могут быть выявлены в виде излишков или недостач.

Излишки – неучтенная продукция, выявленная при инвентаризации склада, торгового зала, иных мест хранения товаров. Причин формирования излишков несколько. Например, покупатель оставил товар на кассе. По результатам ревизии излишки следует записать в статью прихода.

Недостачи – тот самый случай, когда данные расходятся, но не в сторону «плюса» как с излишками. Причин формирования недостач множество: человеческий фактор, плохо организованное складское хранение, воровство (как со стороны покупателей, так и персонала), стихийные бедствия, поломка оборудования (например, вышел из строя холодильник), естественная утрата свойств продукции, пересортица. По результатам ревизии недостачи списываются с учета.

Этап 4 – оформление результатов ревизии и учет инвентаризации

После выявления реальной картины оформляется приказ, в котором фиксируются результаты переучета. Помимо приказа результаты инвентаризации отражаются по форме ИНВ-26 – в ведомости учета итогов ревизии. Данные документы – основание для взыскания убытков (если недостача обусловлена действиями работников) и внесения правильных данных в бухгалтерский учет.

Налоговый и бухгалтерский учет на производственном предприятии

На этом процедуру инвентаризации можно считать завершенной.

Некоторые виды инвентаризаций

Инвентаризация кассы

Этот процесс позволяет проверить фактическое наличие денежных средств в кассе и сличить его с учетом, зафиксированным в бухгалтерских документах. Основная цель такой ревизии – своевременное выявление расхождений, ошибок в учете или возможных хищений. Действовать следует поэтапно, как в приведенной выше инструкции, однако имеются некоторые нюансы.

Перед началом инвентаризации требуется подготовить документы: приказ о проведении инвентаризации, данные по кассовым операциям, отчеты о движении денежных средств и другие связанные с этим бумаги. При формировании состава комиссии также следует придерживаться правила, приведенного выше: в комиссию не включают материально-ответственное лицо.

Процесс ревизии кассы состоит из таких шагов:

1. Определение даты и времени проверки. Важно выбрать такой момент, чтобы минимизировать влияние текущих кассовых операций на результаты проверки (обычно это конец рабочего дня или месяца).
2. Подсчет налички. Комиссия производит физический пересчет наличных денег, проверяет правильность оформления кассовых документов, таких как приходные и расходные кассовые ордера.
3. Сопоставление с учетными данными. После подсчета полученные данные сравниваются с расчетами на счетах бухгалтерского учета. При наличии расхождений необходимо установить причины и зафиксировать их в акте инвентаризации.
4. Составление акта инвентаризации. В акте должны быть указаны все выявленные расхождения, недостачи или излишки. Этот документ является основой для дальнейших действий — корректировки учета, проведения служебных расследований (в случае необходимости).

Инвентаризации бухгалтерских счетов

Данная процедура призвана установить соответствие данных, отраженных в учетной системе, фактическому состоянию активов и обязательств бизнеса. Основная цель такой ревизии – выявление ошибок, недостач, излишков, а также подтверждение достоверности финансовой отчетности.

Процесс начинается со стандартной подготовки: составляется план ревизии, определяются даты проведения, формируются комиссии. Далее проводятся проверки по каждому счету, включающие сверку документов, учетных регистров (регистров бухучета) и фактических остатков. Важно вовремя выявить и устранить расхождения – это поможет исключить или минимизировать возможные финансовые риски.

Как продавать на Озон самозанятым: пошаговая инструкция

По результатам инвентаризации составляется акт, фиксирующий все выявленные несоответствия и ошибки. Этот документ служит основанием для корректировки бухгалтерских записей и последующего анализа причин нарушений.

Инвентаризация основных средств

Данный тип ревизии представляет собой инвентаризацию активов, состоящих на балансе организации. Перечень объектов, рассматриваемых законодательством в качестве основных средств, приведен в соответствующем постановлении Правительства РФ.

Особенность такого типа ревизии – периодичность проведения. Осуществляется она не реже одного раза в три года, но при необходимости можно проводить внеплановые проверки.

Ревизию также осуществляет комиссия. Основное отличие от иных типов проверок – масштаб. Инвентаризации подлежат здания, сооружения, транспортные средства, машины и оборудование. В ходе инвентаризации осуществляется проверка физического состояния ОС – это позволяет выявить возможные повреждения, износ и определить необходимость ремонта / списания.

Инвентаризация кредиторской и дебиторской задолженности

Осуществляется для выявления сомнительных и безнадежных долгов, а также ошибок в учете. Включает сверку сумм на счетах и проверку сроков задолженности.

Обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности и в соответствии с утвержденным графиком. Внеплановая инвентаризация возможна по решению руководителя, например, при подготовке информации для инвесторов или смене бухгалтера.

Вывод

При инвентаризации суть заключается в тщательном соблюдении требований и внимательном изучении состояния ТМЦ и ОС.

При формировании состава комиссии включаем в него представителя администрации, бухгалтера и других специалистов – в зависимости от объекта инвентаризации. Материально ответственные лица в состав комиссии не включаются, однако обязательно присутствуют при ревизии – до начала проверки доводим приказ и знакомим под роспись.

В тексте приведены образцы документов для проведения инвентаризации – рекомендуем сохранить ссылки и держать под рукой. Не забываем: ревизии проводятся как планово, так и внепланово.