Работа с самозанятыми: законные схемы и налоговые риски
Заключить договор с самозанятым (СЗ) – оптимальное решение, если необходимо решить разовую задачу без оформления в штат. Плюсом вы экономите на отчислениях в бюджет, поскольку налоговым агентом выступает исполнитель. С другой стороны, ФНС охотно проверяет бизнес, который работает с самозанятыми. Разбираем, как не допустить ошибку.
Содержание:
- Как выглядит работа с самозанятыми
- Акт выполненных работ / оказанных услуг
- Налоговые риски при сотрудничестве с самозанятыми
- Вывод
Как выглядит работа с самозанятыми
Сотрудничество может быть выстроено несколькими способами, которые отличаются по степени рисков.
Без договора
Самый простой вариант: вы заказываете у исполнителя какие-либо работы или услуги, он их выполняет и выставляет счет, а когда вы перечисляете оплату, он присылает вам чек. При безналичной форме оплаты чек выдается в момент расчета (т.е. в тот же день). Если оплата произведена наличными – до 9 числа следующего месяца.
Как организовать процесс взаимодействия с исполнителем – решаете вы. Стандартная схема – общаться через мессенджер, особенно если результат оказания услуг представляет собой подготовку документов (статьи для размещения на сайте, юридические документы и т.д.).
Следует отметить, что такой вариант – наиболее рискованный: обязанность исполнителя фактически держится на честном слове. Рассматривать его следует только в том случае, если вы полностью доверяете СЗ (например, это ваш знакомый).
С договором ГПХ
Заключение договора ГПХ с самозанятым призвано сократить риски. В договоре вы прописываете, что, в каком объеме и в какие сроки исполнитель должен сделать, порядок оплаты, а также детализируете ответственность за невыполнение обязательств.
Вот ключевые нюансы договора ГПХ, которые следует учитывать:
- Терминология. Никаких «работодателей» и «работников» – это самые яркие из красных флагов, на которые обязательно обратят внимание надзорные органы. Правильный вариант – «заказчик» и «исполнитель».
- Измеримый объем работ. Это еще один признак, отличающий гражданско-правовой от трудового договора. Вместо должностных ролей, характерных для трудовых отношений (бухгалтер, юрист), или функций (обязанности маркетолога, ведение клиентской базы) в ГПХ должен быть прописан измеримый объем работ. Например, «Написание 10 статей на сайт заказчика».
- Срок выполнения работ. Трудовые договоры чаще всего бессрочные. Характерный признак ГПХ – это четко установленные временные рамки.
- Техническое задание (ТЗ). Может быть прописано как в тексте договора, так и выступать в качестве отдельного приложения. Наличие ТЗ – это еще один надежный способ подчеркнуть разовость сотрудничества.
- Форма оплаты. Если в трудовом договоре устанавливается оклад, премии и надбавки, то ГПХ – это строго про стоимость работ.
Также правильным решением будет прописать в договоре порядок взаимодействия. Например:
«Заказчик направляет исполнителю ТЗ через (название мессенджера или другого канала связи). Исполнитель выполняет его в течение 5 (пяти) календарных дней и направляет результат через (мессенджер). Заказчику отводится 3 (три) календарных дня на проверку результата. По истечении указанного времени заказчик принимает результат и сообщает об этом исполнителю через (мессенджер), после чего исполнитель формирует счет на оплату через сервис «Мой налог» и направляет его заказчику посредством (мессенджера). Заказчик обязуется оплатить счет в течение 3 (трех) календарных дней. В день зачисления оплаты исполнитель формирует чек через «Мой налог» и направляет его исполнителю посредством (мессенджера)».
Чем подробнее расписан порядок, тем меньше вероятность как банального недопонимания между вами и исполнителем, так и сложностей с подкреплением вашей позиции, в том числе в суде, если между сторонами возникнут разногласия.
Акт выполненных работ / оказанных услуг
По закону при работе с самозанятыми оформление акта выполненных работ не является обязательным требованием. Но независимо от формата взаимодействия с исполнителем (с договором или без), преимущество акта – в доказательстве выполненных работ или оказанных услуг. В случае разногласий этот документ станет подстраховкой для обеих сторон.
Да, исполнитель в любом случае обязан выставить чек в приложении «Мой налог» для вашего бизнеса, но иногда одного чека недостаточно. Например, вы переплатили исполнителю и просите его оформить возврат оплаты. Пока новый чек в процессе подготовки, акт будет выступать в качестве подтверждения, что работы и услуги выполнены в срок и в полном объеме.
Также акт пригодится, если исполнитель без объяснения причины аннулирует чек (без акта заказчику может грозить штраф), и для документального подтверждения расходов в целях снижения налоговой базы.
Налоговые риски при сотрудничестве с самозанятыми
Заключение договора ГПХ с бывшими сотрудниками как с самозанятыми
Это первая и наиболее рискованная схема, поскольку п.8 ч.2 статьи 6 ФЗ-422 содержит фактический запрет для СЗ на работу с заказчиками, которые были их работодателями менее 2 лет назад.
Заказчик может не знать об этом запрете и увидеть выгоду для себя: СЗ в качестве налогового режима используют НДП (налог на профессиональный доход), а это означает, что налоговым агентом выступает исполнитель. Казалось бы, сплошные плюсы – и люди знакомые, и налоги платить не нужно, но ФНС так не считает. За подобные практики заказчику (т.е. уже фактически работодателю) грозит переквалификация гражданско-правового договора в трудовой, что означает необходимость уплатить НДФЛ и страховые взносы, а также штраф по статье 5.27 КоАП РФ – до 100 тыс. руб.
Фактический наем самозанятых
Под «наймом» понимается следующая ситуация: СЗ приходит в офис заказчика, находится там с 9:00 до 18:00, пользуется техникой, соблюдает дресс-код и т.д. Все это признаки трудовых, а не гражданско-правовых отношений, выявив которые ФНС примет к вам вышеописанные меры.
Дополнительный риск – если у СЗ только один клиент, от которого поступает 90-100% дохода, при этом выплаты поступают в одни и те же даты на одинаковые суммы. Закон этого не запрещает, но у налоговиков могут появиться вопросы к заказчику.
Также рискует бизнес, который использует СЗ там, где нужна трудовая функция. Как отметили ранее, один из ключевых признаков ГПХ – измеряемость задач. «Измерить» результат работы, скажем, кладовщика будет крайне затруднительно. Само собой, это не останется без внимания контролирующих органов.
Технические ошибки
Неприятнее всего получать штрафы за работу с самозанятыми, если допускаются базовые ошибки, которых можно было с легкостью избежать.
Простой пример: вы работаете с исполнителем как с СЗ, но соответствующего статуса у него нет. Как проверить статус самозанятого? Все просто: перейдите в сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика на НПД», укажите ИНН вашего исполнителя и дату, на которую нужны сведения. Почему такая ошибка может возникнуть? Предположим, исполнитель был уверен, что оформился как СЗ, но на деле это не так (крайне маловероятно). Более распространенная причина – СЗ превысил лимит дохода на НПД и теперь с точки зрения налогообложения рассматривается как физлицо. Для вас это означает необходимость начислять и уплачивать НДФЛ и страховые взносы, поэтому следует не только полагаться на слова исполнителя, но и регулярно сверяться с вышеуказанным сервисом ФНС.
Кроме того, важно всегда запрашивать чек, а когда он получен – проверять, что в нем указаны верные дата и сумма.
Вывод
Рассмотрели законные схемы сотрудничества с самозанятыми, а также варианты, которые точно заинтересуют ФНС. Если вам нужен исполнитель под разовые задачи, в первую очередь проверьте, есть ли у него статус СЗ.
При оформлении договора ГПХ (необязательный пункт, но его наличие повышает прозрачность сотрудничества) полностью исключите формулировки и иные положения, которые характерны для трудовых отношений.
Оформляйте приемку работ или услуг актом. Закон не предписывает обязательное наличие акта, но без него сложнее доказать налоговикам, что исполнитель получил оплату за результат, а не за выполнение трудовой функции.