Бухгалтерский учет на маркетплейсах: обзор методов и инструментов
Объемы онлайн-продаж растут ежегодно, а крупнейшие российские маркетплейсы Ozon, Wildberries и Яндекс Маркет привлекают все больше селлеров. Если грамотно выбрать нишу, ваш интернет-магазин на площадке быстро наберет вес – увеличится объем продаж и, соответственно, операций, подлежащих учету. По этой причине еще на самом старте важно обладать пониманием, как правильно «настроить» бухгалтерский учет. От того, какие организационно-правовую форму и налоговый режим вы выберете, напрямую зависит, будет ли ваш доход обладать лимитами, а также – какой объем работы предстоит выполнять вашему бухгалтеру.
Содержание:
- Постигаем основы: выбор оптимальной организационно-правовой формы
- Выбор подходящего налогового режима
- Как вести учет продаж товаров через маркетплейсы
- Автоматизация существенной части работы на маркетплейсе: бухгалтерский учет и налогообложение в 1С
- Вывод
Постигаем основы: выбор оптимальной организационно-правовой формы
В отличие от классифайд-площадок (например, Авито) на маркетплейсах работать как частное лицо не получится. Потребуется зарегистрировать бизнес, выбрав ту или иную ОПФ. Далее рассмотрим их ключевые плюсы и минусы.
ИП
Предпринимательство – ваш вариант, если у бизнеса один учредитель. Помимо учредителя вы выступаете руководителем, формировать уставной капитал не требуется. Государственная регистрация осуществляется путем подачи в ФНС формы Р21001 и уплаты госпошлины в размере 800 рублей.
Плюсы:
- просто зарегистрировать;
- меньше бухгалтерской отчетности, чем у ООО;
- нет лимитов по доходам, если используется ОСНО;
- более низкие штрафы в отличие от ООО.
Минусы:
- предприниматель отвечает по обязательствам всем своим имуществом;
- ИП вызывает меньше доверия у контрагентов и финансово-кредитных организаций.
ООО
Эта ОПФ подходит, если у бизнеса более одного учредителя. Для госрегистрации применяется форма Р11001, госпошлина составляет 4 000 рублей.
Плюсы:
- ответственность учредителей ограничена объемом вкладов;
- отсутствуют лимиты по доходу на ОСНО;
- возможность привлечь дополнительные инвестиции;
- более высокое доверие со стороны поставщиков, контрагентов.
Минусы:
- сравнительно сложная процедура регистрации – потребуется подписать учредительный договор и сформировать устав;
- больше налогов и отчетности;
- крупные штрафы для юридических и должностных лиц.
Самозанятость
Для госрегистрации не нужно заполнять специальную форму или уплачивать госпошлину. Статус СЗ можно оформить через портал «Госуслуги» с минимальным набором документов: паспорт, ИНН.
Плюсы:
- фактическое отсутствие налоговой отчетности – самозанятый формирует счета и чеки через сервис «Мой налог», а ФНС автоматически рассчитывает сумму налога к уплате;
- для СЗ предусмотрен всего один вид налога – на профессиональный доход (НПД): 4% при продажах физлицам, 6% – юрлицам.
Минусы:
- ограничение по годовому доходу составляет 2,4 млн рублей – при превышении потребуется зарегистрировать иную ОПФ: ООО или ИП (само собой, право на НПД тоже теряется);
- реализовать можно только продукцию собственного производства;
- отсутствует возможность нанимать персонал.
Выбор подходящего налогового режима
ОСНО
Если при регистрации ООО или ИП ограничиться подачей форм Р11001 или Р21001 соответственно, вашему бизнесу будет присвоен налоговый режим «по умолчанию», иными словами, общий. Главное преимущество – отсутствие лимитов по доходу и количеству работников. Недостатки также имеются – субъекты ОСНО уплачивают все виды налогов и подают широкий перечень отчетности в контролирующие органы. Нагрузка на штатного бухгалтера максимальная.
УСН
Упрощенка предлагает две удобные ставки: 6% на доходы и 15% на доходы за вычетом расходов – они заменяют налог на прибыль (для ООО), НДФЛ (для ИП), НДС и налог на имущество. Для возможности применять УСН в ФНС подается форма 26.2.1. Сделать это можно одновременно с регистраций бизнеса, до истечения 30 календарных дней с момента регистрации, а также до 31 декабря текущего года, если переход на упрощенку планируется с 1 января следующего года. Недостатками УСН также обладает: есть лимиты по годовому доходу – 450 млн рублей и количеству работников – 130. Однако, если вы начинающий продавец на маркетплейсе, соблюдать данные лимиты – не проблема.
НПД
Налог на профессиональный доход – это про самозанятых, а также предпринимателей, чей годовой доход не превышает 2,4 млн рублей. Вне зависимости от того, ИП вы или СЗ, на НПД можно торговать только товарами собственного производства или доработанной продукцией. Под «доработанной» подразумевается, что вы, например, закупаете комплектующие для ПК, осуществляете сборку и продаете готовые компьютеры на маркетплейсе. Также следует учитывать, что НПД нельзя совмещать с иными налоговыми режимами.
ПСН
Патент нельзя применять при работе на маркетплейсе, но его можно совместить с упрощенкой. При этом бухучет требуется вести по отдельности для каждого налогового режима. Если выйти на маркетплейс, используя один лишь ПСН, доходы от реализации будут учитываться по ОСНО, а это значит, что придется уплатить и налог на доход, и НДС.
Как вести учет продаж товаров через маркетплейсы
В зависимости от объема работы потребуется укомплектовать штат одним сотрудником или сформировать полноценную бухгалтерскую службу с распределением обязанностей. Другой подход – передать функции бухгалтерии на аутсорс. Взглянем на преимущества и недостатки обоих вариантов.
Штатные сотрудники
Для ИП на упрощенке с небольшим объемом продаж оптимальным решением будет нанять одного финансиста. ООО на ОСНО, скорее всего, потребуется полноценный бухгалтерский отдел.
Преимущества:
- возможность нанять специалиста, подходящего по навыкам, по результатам собеседования и стажировки (пробного периода);
- распределение нагрузки – при наличии укомплектованной службы.
Недостатки:
- человеческий фактор – особенно актуально для ИП с одним бухгалтером: специалист может заболеть или уйти в отпуск в самый неподходящий момент;
- оплачиваются трудочасы, а не конкретные услуги;
- дополнительные расходы на оборудование рабочего места.
Аутсорсинг
Вы делегируете все или часть функций бухгалтерии профильной компании или одиночному специалисту – фрилансеру.
Преимущества:
- много предложений на рынке;
- оплачиваются фактически оказанные услуги, а не рабочее время;
- клиенты аутсорс-компаний застрахованы на случай причинения ущерба.
Недостатки:
- аутсорсинг – не лучший вариант, если вы имеете привычку вникать во все нюансы работы, в том числе в бухучет;
- при работе с фрилансерами человеческий фактор не исключается.
Автоматизация существенной части работы на маркетплейсе: бухгалтерский учет и налогообложение в 1С
По мере роста продаж ведение бухучета «подручными» средствами станет проблематичным. Ошибки неизбежно приведут к неправильному расчету налоговой базы, а штрафы и пени от ФНС нам ни к чему. Рациональным решением будет внедрить систему для автоматизации. Учет продаж на маркетплейсах и бухгалтерский учет в целом можно осуществлять в «1С: Бухгалтерия». Рассмотрим, как работают основные функции в разрезе работы на онлайн-площадке.
Шаг 1: добавляем контрагента в систему
Очевидно, что в нашем случае контрагент – это маркетплейс. Для дальнейшей работы нам потребуется создать его карточку. Последовательно переходим в разделы «Справочники» – «Покупки и продажи» – «Контрагенты». Кликаем на «Создать» и в появившемся окне указываем данные о площадке: ОГРН, ИНН, КПП, статус (если речь о маркетплейсе, то это будет «Юридическое лицо»), страна регистрации. Нажимаем «Записать и сохранить» и переходим к следующему этапу.
Шаг 2: добавляем договор с маркетплейсом
Выбор схемы взаимодействия с площадкой: FBS, FBO или DBS – напрямую определяет, как мы будем работать в 1C. Условия прописаны в договоре – нам необходимо перенести их в систему. Переходим в карточку контрагента, которую мы создали на этапе 1, выбираем «Договоры» и кликаем на «Создать». В открывшемся окне необходимо указать тип договора – выбираем «Договор с комиссионером». Ставим галочку в поле «Использовать как основной» и добавляем реквизиты. Сумму комиссии вручную указывать не требуется – ее рассчитывает площадка и указывает в счетах на оплату услуг. Нажимаем «Записать и закрыть» – договор добавлен в систему.
Шаг 3: передаем товары на реализацию
Теперь нам потребуется связать наш фактический ассортимент с данными учета 1С. Переходим в раздел «Продажи» и далее – «Маркетплейсы и комиссионеры». Поскольку мы передаем продукцию на реализацию впервые, здесь не будет какой-либо информации. Нажимаем «Создать», выбираем первую опцию и в открывшемся окне указываем площадку, тип договора (у нас это «Договор с комиссионером») и способ доставки – исходя из применяемой схемы. Заполняем табличную часть, озаглавленную как «Товары», указывая товары для реализации. Например, «Сок томатный 1л, 200 шт.». Так как мы не продаем продукцию маркетплейсу, при отгрузке партии на сайт площадки счет 90.01 не подойдет. Верным вариантом будет использовать 45.01 (если мы перепродаем товар) и дт 45.02 кт 43 (если реализуем продукцию собственного изготовления).
Шаг 4: создаем отчет о продажах
«1С: Бухгалтерия» предлагает три варианта для формирования отчета:
- Загрузить по API. Путь начинается с раздела «Маркетплейсы и комиссионеры». Здесь выбираем формирование отчета посредством API нашего маркетплейса – откроется окно, где требуется выбрать вашу организацию (или ИП) и период отчетности. При нажатии кнопки «Настроить» вы увидите окно интеграции с личным кабинетом на маркетплейсе. Проверяем, все ли строки заполнены верно, и кликаем «Записать и закрыть». Откроется окно «Сопоставление номенклатуры» – здесь мы сопоставляем наименование наших товаров в базе 1С и на площадке. Если все верно, нажимаем «Провести и закрыть».
- Загрузить из таблицы. Для начала потребуется выгрузить EXCEL-файл из личного кабинета на маркетплейсе, а затем – перейти в раздел «Маркетплейсы и комиссионеры» 1С и выбрать опцию загрузки отчета из файла. Прикрепляем наш отчет из личного кабинета – откроется вышеупомянутое окно «Сопоставление номенклатуры». Далее действуем в соответствии с пунктом 1.
- Создать вручную. Используется, если по какой-либо причине отчет невозможно выгрузить из личного кабинета площадки и загрузить в 1С. Начинаем из раздела «Маркетплейсы и коллекционеры» – здесь выбираем создание отчета о розничных продажах. Вносим в пустую открывшуюся форму данные о номере отчета и проданных товарах (количество, стоимость). Система автоматически заполнит данные в полях «Сумма и «Всего». Нажимаем «Провести и закрыть» – отчет готов.
Вывод
Грамотный учет на маркетплейсах, как бухгалтерский, так и налоговый, – это львиная доля успеха в торговле.
От того, какие ОПФ и налоговый режим вы выберете, напрямую зависит, будут ли у вашего бизнеса лимиты по доходам и сотрудникам. Также это определяет количество уплачиваемых налогов и объем отчетности. Например, на ОСНО уплачиваются все виды налогов, на УСН – единый налог по ставкам 6 или 15%. Самозанятые уплачивают НПД: 4% при продажах физлицам, 6% – юрлицам, но стоит учитывать лимит по доходу – 2,4 млн рублей в год.
По мере увеличения продаж потребуется решить, как наладить бухучет: нанять сотрудников в штат или отдать учет на аутсорс.
Еще один важный нюанс – внедрение систем автоматизации. Это помогает избежать ошибок, влекущих за собой штрафы и пени.