Недостача при инвентаризации: как списать и оформить в 2026
По итогам инвентаризации запасов вашего бизнеса может быть выявлена недостача. В этом случае важно понимать, как действовать правильно. Этот материал рекомендуется владельцам и руководителям компаний, поскольку для большинства юрлиц бухучет (и инвентаризация – как один из его элементов) обязателен, а также ИП – они не ведут бухучет, поэтому во внимание следует принять все из нижеописанного кроме того, что вам не нужно (например, бухгалтерские проводки).
Содержание:
- Материально ответственное лицо (МОЛ)
- Списание в расходы или за счет виновных
- Оформление недостачи
- Взыскание недостачи с МОЛ
- Вывод
Материально ответственное лицо (МОЛ)
Изучение вопроса, как списать недостачу, следует начинать с того, кто такие МОЛ. Это сотрудники, которым вы вменяете ответственность за деньги, имущество, продукцию или другие ценности вашего бизнеса на основании договора о полной материальной ответственности (ПМО).
МОЛ – это не отдельная должность, а сотрудник, с которым вы заключаете ПМО. К примеру, кассир – отвечает за наличие (или отсутствие) денег в кассе, кладовщик – отвечает за продукцию на складе. Если недостача произошла по их вине, возместить стоимость в полном объеме должны будут они.
Взыскание ущерба с работника, который не является МОЛ, в полном объеме можно получить только в ряде случаев:
- вред причинен умышленно;
- в процессе нанесения вреда сотрудник пребывал в нетрезвом состоянии;
- нанесенный вред – это следствие административного правонарушения или уголовного преступления, доказанного в судебном порядке;
- причинение вреда повлекло разглашение коммерческой тайны, в связи с чем компания понесла убытки.
Списание в расходы или за счет виновных
Чтобы разобраться, какую их этих схем применять, в первую очередь необходимо понять, если ли у товара, по которому сформировалась недостача, нормы естественной убыли. Если есть, следующий вопрос, которым следует задаться: соответствует ли объем недостачи естественной убыли? Если да, то списание нужно произвести в расходы. Если нет, то устанавливается виновное лицо и списание происходит за счет его средств. Но если виновного установить не удалось, списание недостачи пойдет в расходы.
Для большей наглядности собрали вышеизложенную информацию в схему:
Оформление недостачи
Процедура требует последовательности действий. Рассмотрим их по порядку.
Оформление описи и сличительной ведомости
В описи указывают весь объем продукции, который надо проверить в ходе инвентаризации. Ведомость же используется для фиксирования расхождений (недостачи). При ревизии основных средств применяется опись ИНВ-1 и ведомость ИНВ-18, но если речь об остальном имуществе, то это формы ИНВ-3 и ИНВ-19 соответственно. Один экземпляр ведомости остается в бухгалтерии, второй – у МОТ.
Составление ведомости учета результатов ревизии
Для этой цели применяется форма ИНВ-26, куда вносятся сведения по всем избыткам и недостачам по счетам бухучета с указанием причины недостачи.
Составление бухгалтерских проводок по факту недостачи
Какие записи вносить – зависит от того, имеется ли МОЛ, а также от причины пропажи товарно-материальных ценностей (запасов).
Общей для всех случаев будет запись:
Дебет 94 Кредит счета, по которому выявлена недостача.
Например, если вы выявили недостачу запасов, то проводка будет следующая: Дт 94 Кт 10.
При наличии МОЛ и доказанной вины сумму недостачи отражают записью Дт 73,2 Кт 94.
Исходя из того, как будет погашен ущерб, используются разные проводки:
| Дт | Кт | Операция |
|---|---|---|
| 50 | 73,2 | Сумма внесена в кассу |
| 70 | 73,2 | Произведено удержание из зарплаты |
При невозможности установить виновное лицо списание осуществляется в расходы и сопровождается записью Дт 91,2 Кт 94.
Отражение недостачи в налоговом учете
На ОСНО, а также УСН и АвтоУСН «Доходы минус расходы» недостачу, которая образовалась вследствие естественной убыли, относят к материальным расходам, сверх норм – к внереализационным. Во втором случае обязательно наличие акта инвентаризации.
Если недостача – результат действий сотрудника или третьих лиц, а вина доказана, потребуются документы, подтверждающие готовность возместить недостачу или судебное решение, принятое в пользу потерпевшей стороны. Возмещение недоимки отражается как внереализационный доход.
Когда недостача – результат ЧС или действий третьих лиц, также потребуются подтверждающее это документы, которые можно получить по запросу в соответствующих ведомствах. К примеру, в МЧС – в случае пожара, в МВД – в случае кражи.
На ПСН и упрощенке «Доходы» недостача не влияет на налоговые обязательства.
Взыскание недостачи с МОЛ
При взыскании следует учитывать ряд нюансов:
- лимит по «принудительному» удержанию из зарплаты – не больше 20%, но если сотрудник изъявил желание погасить ущерб добровольно, каких-либо ограничений по сумме нет;
- если сотрудник не соглашается с суммой или отказывается платить, возмещение возможно только через суд.
Также учитывайте, что если с момента издания приказа о взыскании ущерба прошло более месяца или сумма ущерба превышает 20% от зарплаты, взыскание возможно только с согласия сотрудника или через суд.
Для привлечения работника к ответственности действуйте согласно нижеприведенной инструкции.
Шаг 1: зафиксируйте ущерб и определите его сумму
Какие для этого требуются документы (опись, ведомость) и какие формы используются – обсудили выше.
Шаг 2: издайте приказ о проведении служебного расследования недостачи
Составляется в свободной форме по правилам делопроизводства на бланке организации (если он имеется). Приказ не только говорит о том, что должно быть проведено расследование, но и формирует комиссию – минимум три человека, в состав которой в обязательном порядке включаются представители бухгалтерской и кадровой служб.
Шаг 3: затребуйте письменное объяснение
Для всестороннего документального оформления требование лучше направлять в письменной форме и вручать под роспись. На подготовку объяснения МОЛ необходимо предоставить не менее 2-х рабочих дней. При отказе писать объяснительную составляется акт об отказе – тоже в свободной форме, с указанием ФИО всех членов комиссии и виновного в нанесении ущерба работника, а также описанием обстоятельств, в которых получен отказ, например:
«В 10:00 29.03.2026 кладовщику Петрову Е.Е. в кабинете начальника отдела кадров Семенова Н.С. было вручено уведомление о необходимости дать письменные пояснения по факту недостачи на складе 14 кг яблок. Петров Е.Е. отказался получить уведомление и дать письменные пояснения, что подтверждают члены комиссии…».
Шаг 4: проведите служебное расследование
По его итогам составляется акт в свободной форме, где необходимо изложить установленные обстоятельства, например:
«Установлено: кладовщик Петров Е.Е. 28.03.2026 в 18:45 изъял со склада мешок с яблоками общим весом товара 14 кг и покинул территорию предприятия, что подтверждается записями с камер видеонаблюдения и актом инвентаризации от «___»______ № ____».
В «резолютивной» части акта комиссия излагает вывод и дает рекомендации. Например:
«Признать кладовщика Петрова Е.Е. ответственным за недостачу яблок на складе. Рекомендуется взыскать с него ущерб 2058 руб.».
Шаг 5: издайте приказ о взыскании ущерба
Составляется в свободной форме и выглядит следующим образом:
Шаг 6: ознакомьте сотрудника с приказом под роспись
Кроме того, если с момента издания приказа прошло более месяца или если сумма ущерба превышает 20% от зарплаты, возьмите с работника согласие на возмещение. При отказе возместить ущерб обратитесь в суд – мировой, если сумма до 50 тыс. руб., или районный, если сумма выше указанной цифры.
Вывод
Рассказали, как действовать, если при инвентаризации выявлена недостача. Задача эта не из сложных, но крайне забюрократизирована, что означает необходимость составлять много документов (какие именно – рассказали подробно), а если в этом замешаны сотрудники, то и вовсе проводить служебное расследование. С другой стороны, грамотное документальное оформление выявленной потери позволит спокойно списать ее в расходы, обосновать перед налоговой и, при необходимости, успешно взыскать ущерб с виновных.