Восстановление бухгалтерского учета: от ошибок к порядку
Статья 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает в отношение субъектов экономической деятельности – организаций обязанность вести бухучет с момента государственной регистрации и до завершения деятельности, также сопровождаемого внесением соответствующей записи в ЕГРЮЛ. Важно учитывать, что если хозяйственная деятельность не осуществляется в течение какого-то времени, это не освобождает от необходимости подавать отчетность. В отличие от юрлиц предприниматели не обязаны вести бухучет, однако имеется необходимость осуществлять учет доходов и расходов. При наличии ошибок в учете производится его восстановление. Как это делать: своими силами или обратиться к сторонним экспертам – бизнес решает самостоятельно. Однако разобраться в азах лишним не будет в любом случае.
Содержание:
- Введение
- Как определить момент, когда возникает необходимость восстанавливать учет?
- Особенности договора на восстановление бухгалтерского и налогового учета, образцы документов
- Полное или частичное восстановление бухучета: для каких ситуаций подходит
- Несколько полезных советов
- С чего начать восстановление бухгалтерского учета и что собой представляет план выполнения работ: пошаговая инструкция
- Что влияет на цену при аутсорсе услуг по восстановлению учета?
- Вывод
Введение
Восстановить бухгалтерский учет – это означает привести в порядок и скорректировать финансовые записи из-за допущенных ошибок, утраты данных или неосуществления учета в принципе. Процедура включает систематизацию и аналитику финансовой документации, в том числе договоров, счетов, актов выполненных работ, накладных.
В рамках восстановления штатный финансист или бухгалтер-аутсорсер вносит данные заново или исправляет допущенные ошибки – таким образом формируется объективное представление о финансовом положении бизнеса: текущие задолженности, недоплаты в бюджет, неправильно оформленные документы.
Говоря коротко, восстановление бухучета – это про устранение ошибок и недочетов, а также про обеспечение прозрачности хозяйственной деятельности.
Как определить момент, когда возникает необходимость восстанавливать учет?
Основная причина ошибок и недоработок – человеческий фактор, обусловленный невнимательностью или отсутствием надлежащего отношения сотрудника к своим должностным обязанностям. Рассмотрим типовые ситуации.
Ведение бухучета не осуществлялось изначально: полностью или по некоторым направлениям
Средний и крупный бизнес, как правило, сталкивается с ошибками редко, поскольку чаще всего располагает полноценной финансовой службой или «настраивает» бухучет через аутсорсинг. Представители же малого бизнеса часто не имеют достаточного бюджета на содержание финотдела: руководитель осуществляет учет своими силами или нанимает бухгалтера на полставки. В результате большой объем работы приводит к повышенному риску допустить ошибку.
Кроме того, когда бизнес только стартует, больше всего внимания уделяется поиску выгодных поставщиков и покупателей, закупке оборудования, производственным процессам, выходу на маркетплейсы и продвижению в социальных сетях. Когда все это входит в обязанности одного-двух-трех человек, учет может выпасть из внимания.
Другая распространенная ситуация – финансист ушел в отпуск или взял больничный: фронт работ передать некому, а образовавшийся «пробел» необходимо восстановить. Важно помнить, что учет – это процесс, который требуется осуществлять на регулярной основе, а не по принципу «когда найдется время».
Приведем пример. ООО «Иванов и партнеры», крупная юридическая компания, заключила с ООО «Информационные технологии» договор на подключение компьютерной техники. Сотрудники исполнителя в течение недели выполняли работы в офисе заказчика и получали в буфете ООО «Иванов и партнеры» бесплатное питание – при этом данное условие не было прописано в договоре. Кроме того, юридическая компания не вела персонифицированный учет затрат по буфету, а предоставление услуг питания не является ее основным видом деятельности. Когда ООО «Иванов и партнеры» запросило вычет по НДС, включив в него расходы по буфету, из налоговой поступил отказ, поскольку компания не осуществляла учет в полном объеме: налоговую базу определить не представляется возможность, а счета-фактуры, выставленного за подключение компьютерной техники, оказалось недостаточно.
Существенные ошибки в учете
Даже если руководитель всецело доверяет своему бухгалтеру, важно периодически проверять его работу. Это поможет избежать негативных финансовых последствий и сведет к минимуму вероятность ошибок: от профессионального выгорания не застрахован никто.
Типичные ситуации – это:
- недостаточный объем первички;
- фактические ошибки или опечатки (в особенности при заполнении реквизитов и указании сумм);
- ошибки, допущенные при расчете зарплаты, налогов, других финансовых показателей;
- ошибки при классификации транзакций.
Изменилась система налогообложения
Упрощенка – востребованный и удобный налоговый режим, однако и у него есть недостатки. Один из них – необходимость соблюдать лимиты по доходу, количеству работников и остаточной стоимости ОС. Напомним, что с 2025 года субъекты УСН также стали плательщиками НДС – если доход за 2024 или в течение 2025 превышает 60 млн руб.
При превышении лимитов по доходу – 400 млн руб., численности наемного персонала – 130 человек, стоимости ОС – 200 млн руб. упрощенец лишается права на применение спецрежима и переходит на ОСНО. Об этом в обязательном порядке требуется сообщить в ФНС, использовав форму № 26.2-2.
Переход на общий режим иногда – вынужденная мера. «Добровольно» переходят на ОСНО, если:
- регистрируется филиал;
- основным видом деятельности становится производство подакцизной продукции;
- увеличивается доля участия иных юрлиц в капитализации – до 25%.
Добровольный переход на ОСНО сопровождается подачей в ФНС заявления по форме № 26.2-3.
При изменении системы налогообложения на общую вместо единого налога по ставкам 6% или 15% появляется обязанность уплачивать в бюджет налог на доход, НДС (если доход превысил 60 млн руб.) и налог на имущество. Если проигнорировать это и продолжить работать по условиям упрощенки, рано или поздно ФНС выявит нарушение: придется уплатить недоимку, штраф и пеню.
Бухгалтерская база утеряна, уничтожена или повреждена
От непредвиденных ситуаций не застрахован ни один бизнес: потерять можно всю базу или ее часть. В любом случае ситуация не из приятных и требуется из нее выходить.
Основные причины, приводящие к утрате, повреждению или уничтожению данных, – это стихийные бедствия, катаклизмы, пожары, кража оборудования или повреждение программного обеспечения вирусным ПО. Также данные могут внезапно «исчезнуть» вместе с недобросовестным бухгалтером.
При утрате данных бухучета требуется издать приказ о создании комиссии по установлению обстоятельств и причин. Помимо собственных сотрудников к участию в комиссии по согласованию можно привлекать представителей профильных ведомств. Например, МВД – если есть подозрение на кражу, МЧС – если данные были утеряны из-за стихийного бедствия, катаклизма или пожара.
В завершении работы комиссия составляет акт, по результатам которого в ФНС и СФР направляет уведомление о том, что предоставить отчетность в требуемые сроки не получится по объективным обстоятельствам.
Перечисленные действия требуется выполнить в течение недели со дня утраты данных. Когда учет будет восстановлен, об этом также необходимо сообщить в налоговую и социальный фонд.
Важно помнить, что ответственность за ведение учета и сохранность документов возлагается на должностных лиц – руководителя и главного бухгалтера. Если не были приняты соответствующие меры, ФНС по результатам выездной проверки может расценить подобное бездействие как преднамеренное уклонение от налогов.
Напрашивается очевидный вывод: следует подходить к вопросу хранения документов со всей ответственностью. Для хранения электронных документов лучше всего подойдет система ЭДО – функционал позволяет создать надежную и удобную базу данных. Если документы требуется хранить на бумажных носителях, для этого необходимо специальное помещение, куда будет ограничен доступ посторонних.
Особенности договора на восстановление бухгалтерского и налогового учета, образцы документов
Если учет планируется восстанавливать с помощью сторонних экспертов – аутсорсеров, следует внимательно изучить договор, прежде чем его подписывать. Документ в обязательном порядке должен содержать такие положения:
- стоимость и сроки оказания услуг;
- опись передаваемых исполнителю данных;
- обязанность исполнителя соблюдать законодательство о защите персональных данных;
- ответственность исполнителя в случае нарушений условий договора.
С образцами договора и акта об оказании соответствующих услуг можно ознакомиться в тематической подборке от КонсультантПлюс (для бесплатного пробного периода потребуется пройти регистрацию).
Полное или частичное восстановление бухучета: для каких ситуаций подходит
Восстановления с нуля потребуется в том случае, если учет не осуществлялся с момента государственной регистрации бизнеса. Поскольку сегодня широко используются цифровые технологии, представить ситуацию, в которой все документы хранятся исключительно в бумажном виде, затруднительно.
В основном требуется частичное восстановление. Вот типичные обстоятельства:
- восстановление отчетности за один период;
- восстановление зарплаты за один период;
- подача нулевой отчетности (даже если бизнес не осуществляет деятельность, но фактически присутствует в ЕГРЮЛ, подавать отчетность требуется);
- учет операций, выполняемых через клиент-банк;
- учет товарно-материальных ценностей.
Несколько полезных советов
Если осуществляете восстановление своими силами, вот что следует сделать и учесть:
- определите период, за который необходимо восстановить данные;
- произведите сверку с ФНС и СФР, направив в ведомства корректирующие отчеты;
- если организация-контрагент прекратила деятельность (более не числится в ЕГРЮЛ), первичку восстановить не получится – пересчет налоговой базы придется осуществлять без полного набора документов, что следует отразить в декларации.
С чего начать восстановление бухгалтерского учета и что собой представляет план выполнения работ: пошаговая инструкция
Этап 1: анализируем текущую ситуацию
Если вы – новичок в бизнесе, вопрос: «С чего начать?» – будет вполне закономерным. В первую очередь важно определить:
- какие ошибки были допущены и каковы их последствия для бизнеса;
- какие документы сохранились или были оформлены и какие из них требуется исправить или составить с нуля;
- каким количеством времени располагаете для исправления ситуации.
Задача упрощается, если копии документов хранятся в электронном архиве системы ЭДО. Выявляем, каких из них нет на бумаге: останется только повторно распечатать.
Акты выполненных работ, товарные накладные, кассовые чеки, счета-фактуры – эти документы составляются в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон сделки. Получить надлежащим образом заверенную копию можно, если направить контрагенту официальный запрос.
Также следует понимать, в каких именно целях учета оформляются документы:
- акт выполненных работ или оказанных услуг – после выполнения или оказания работ / услуг в полном объеме;
- накладная – после отгрузки товара;
- выписка из банка – финансовые операции;
- счет-фактура – его выставляет плательщик НДС при отгрузке продукции, выполнении работ, оказании услуг;
- платежная ведомость – выплата зарплаты.
Этап 2: составляем план выполнения работ
Форма плана не регламентируется каким-либо нормативным правовым актам, однако от того, насколько детально он составлен, зависит эффективность восстановления учета. Формируется он по результатам анализа состояния бухучета и может включать такие этапы:
- восстановление учета по банку;
- восстановление учета по расчетам с поставщиками;
- восстановление учета по движению товаров;
- учет пересортицы;
- ввод недостающих документов на поставку товара;
- период, требующий восстановления (месяц, квартал, год);
- трудозатраты, необходимые для выполнения каждого этапа.
Что влияет на цену при аутсорсе услуг по восстановлению учета?
Основной критерий – это период, за который требуется исправить недочеты. Вполне очевидно, что для восстановления бухгалтерского учета за год стоимость выше, чем за месяц или квартал. Помимо временных рамок учитывается система налогообложения, организационно-правовая форма, а также – насколько быстро требуется выполнить работы.
На восстановление учета за месяц цены стартуют от 1000 руб. – для ИП и от 5000 руб. – для ООО. Если период, подлежащий проработке, составляет один год, средний ценник для предпринимателей – 15 000 руб., для ООО – 20 000 руб.
Вывод
В основном к необходимости восстановить учет приводит изменение режима налогообложения, ошибки в документах, потеря данных бухучета или неосуществление учета с момента государственной регистрации бизнеса.
Перед тем как приступить к восстановлению необходимо провести анализ текущей ситуации: допущенные ошибки, имеющиеся и отсутствующие документы, а также количество времени, доступное для исправления недочетов.
Эффективное восстановление требует составления детального плана. Есть и альтернативный вариант – передать всю «бюрократию» на аутсорс.